Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menciptakan suatu planning pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Mengadakan analisa terhadap acara yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini sanggup dibentuk daftar kebutuhan alat-alat media.
2. Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, sanggup ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5. Menugaskan kepada staf tata perjuangan untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, intinya perencanaan merupakan suatu proses acara untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud ialah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, sebab tanpa ada planning maka acara tidak sanggup berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibentuk planning pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik pribadi maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan lokasi.
2. Perencanaan regional.
3. Perencanaan ekonomi.
4. Faktor-faktor sosial dan budaya.
5. Faktor transportasi.
6. Suplai (Pengadaan) personal.
7. Faktor-faktor administratif.
8. Fasilitas-fasilitas kantor.
9. Pembiayaan, dan
10. Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang sanggup diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Dapat membantu dalam memilih tujuan,
2. Meletakkan dasar-dasar dan memilih langkah-langkah yang akan dilakukan,
3. Menghilangkan ketidakpastian, dan
4. Dapat dijadikan sebagai suatu fatwa atau dasar untuk melaksanakan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian biar nantinya acara sanggup berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan ialah acara yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala acara yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa menurut hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang acara kantor biar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian acara untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang sanggup dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Pembelian.
2. Pembuatan Sendiri.
3. Penyewaan.
4. Peminjaman.
5. Pendaurulangan 
6. Penukaran.
7. Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain perihal Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan ialah segala acara untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan kiprah untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang bersama-sama tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibentuk sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan biar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, contohnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan sanggup dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, mendapatkan hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah sanggup dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, mendapatkan bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melaksanakan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan sanggup dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor 

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan ialah perjuangan atau proses acara untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi  kemudahan kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan acara penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan meliputi segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan biar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan dan sanggup bertahan lama, sehingga sanggup menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut aturan waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sanggup dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang memakai barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, contohnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan sanggup dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang kala dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal bersama-sama pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam manajemen sarana dan prasarana. Pemeliharaan meliputi segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. 

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1. Perawatan.
2. Pencegahan.
3. Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jikalau dilihat dari aspek biaya, sebab untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jikalau dibandingkan dengan merawat pecahan dari peralatan tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diharapkan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang memakai alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan baka yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan sanggup ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka lezat dilihat dan dipandang. 
• Pemeliharaan yang baik memperlihatkan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan sanggup di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan biar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu acara dan perjuangan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan ialah acara yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah acara yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage  procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga gampang ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan menurut pembagian terstruktur mengenai (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan biar gampang dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang sanggup dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih usang disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan sanggup berupa melaksanakan pengamatan, penilaian dan meminta laporan untuk mendapatkan citra dan informasi perihal keadaan atau perlengkapan. 

Selain itu pengawasan sanggup pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib manajemen dan tertib teknis. Wijono dalam academia menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan acara pengendalian menyerupai disusun serangkaian acara sebagai berikut:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan hingga penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik verbal maupun tertulis.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
• Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
• Menyusun laporan menyeluruh secara periodik perihal pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan mekanisme manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan acara penghapusan, sesudah acara pembatalan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan acara perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu acara penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jikalau kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi ialah kekurangan daerah penyimpanan.

Penyusutan ialah acara yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak digunakan lagi sehingga tempatnya masih sanggup dimanfaatkan. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan pecahan dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku biar sarana kantor sanggup dimanfaatkan secara optimal

Adapun pembatalan sarana dan prasarana intinya bertujuan untuk:

• Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak sanggup digunakan lagi.
• Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. 
• Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
• Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Read More

Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan kemudahan kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang kemudahan kantor yang dipakai untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.

Pengadaan kemudahan itu sanggup berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan kemudahan kantor sanggup dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, menciptakan sendiri, maupun mendapatkan hibah dari pihak lain. Proses pengadaan kemudahan kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan kemudahan kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan kemudahan kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus diubahsuaikan dengan kebutuhan biar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti mekanisme pengelolaan perbekalan,
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
3. Menyediakan dan memakai perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak sanggup dipakai sesuai prosedur

Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor sanggup dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang,
2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
3. Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
4. Jika tidak ada petugas menawarkan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
7. Bagian logistik melaksanakan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
9. Barang diserah terimakan dengan memakai buku sertah terima barang,
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai ialah barang yang sanggup dipergunakan dalam jangka waktu lama, referensi barang menyerupai ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai ialah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini mekanisme pengadaan barang tidak habis pakai :

1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan planning kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai, 
2. Melakukan asumsi biaya yang diharapkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
3. Menetapkan skala prioritas berdasarkan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun planning pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang diubahsuaikan dengan kebutuhan dari planning kegiatan,
2. Menyusun asumsi biaya yang diharapkan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
3. Menyusun planning pengadaan barang tersebut menjadi planning triwulan dan kemudian menjadi planning tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan lantaran dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja sanggup ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

• Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
• Memenuhi syarat penyimpanan barang,
• Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
• Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
• Memperhatikan tenaga yang diharapkan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus biar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai kegiatan yang telah dilaksanakan.

c) Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan manajemen perlengkapan lain ialah kegiatan pembatalan atau penyusutan.

Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana ialah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. 

Permintaan sarpras disini sanggup diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya seruan pengadaan sarpras. Oleh lantaran itu, seruan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Unit pemakai mengajukan bon seruan kepada cuilan gudang dengan bon seruan peralatan/perlengkapan, 
2. Bagian manajemen gudang meneliti baik keluar ( apakah seruan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan anutan untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
5. Bagian manajemen gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara manajemen maupun secara fisik,
7. Bagian manajemen bersama cuilan peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara gotong royong apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, 
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

1. Ceklis alat kantor yang akan dibeli
2. Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan mempunyai kegunaan atau tidak
3. Memilih teman berbekanja yang tepat
4. Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
5. Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
6.  Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu niscaya tidak akan sia-sia. Meminta saran dan pinjaman kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita sanggup menyisihkan waktu sekitar satu ahad untuk melengkapi alat kantor kawasan kita bekerja.

Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam menentukan aneka macam perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan biar kita tidak menyesal sehabis membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya termakan oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini ialah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :

1. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
2. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
3. Dapat menjadi sarana atau alat yang sanggup membantu pekerjaan kantor seharihari.

Nah bila sudah di baca maka Anda sanggup menajutkan mengisi latian berikut ini
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL, 

Administrasi 

Sarana dan 

Prasarana 

Administrasi

Perencanaan Pengadaan 

dan Permintaan Sarana 

dan Prasarana Kantor

Read More

Hal Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menciptakan Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang dibentuk untuk memperlihatkan kekuasaan terhadap seseorang yang sanggup mendapatkan amanah supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, alasannya yaitu orang yang memberi kuasa tidak sanggup melaksanakannya sendiri.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat kuasa adalah:

1. Surat kuasa dibentuk alasannya yaitu sipemberi kuasa tidak sanggup melakukan sendiri.
2. Surat kuasa diberikan oleh seseorang kepada orang lain untuk bertindak sebagai pemberi kuasa menurut unsur kepercayaan
3. Surat kuasa untuk instansi atau kedinasan ditulis pada kertas yang bermaterai.
4. Pemberi dan peserta surat kuasa harus sudah dewasa, sehat jasmani dan rohani.
5. Identitas peserta dan pemberi surat kuasa harus jelas, nama, umur, pekerjaan serta alamat masing-masing.
6. Surat kuasa dibentuk oleh perusahaan atau instansi menggunakan nomor surat kuasa.
7. Perlu dijelaskan maksud pembuatan surat kuasa tersebut.
8. Surat kuasa hanya berlaku pada jangka waktu yang telah ditetapkan.
9. Surat kuasa perseorangan tidak perlu menggunakan nomor surat kuasa.
10. Surat kuasa perlu mencantumkan tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat.
11. Surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi dan peserta kuasa.
12. Surat kuasa atau instansi yang dibentuk perusahaan harus menggunakan cap instansi yang bersangkutan.

Isi Surat Kuasa

Surat kuasa sanggup dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

Surat Kuasa Perseorangan

Surat kuasa ini dibentuk oleh perseorangan atau langsung yang diberikan kepada seseorang yang sanggup dipercaya. Isi surat perseorangan adalah.

1. istilah atau kata-kata surat kuasa
2. nama pemberi atau peserta kuasa
3. pekerjaan memberi atau menerima
4. maksud dan tujuan surat kuasa
5. tempat, tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
6. tanda tangan dan nama terang pemberi dan peserta kuasa

Surat Kuasa Instansi atau Perusahaan

Surat ini merupakan surat kuasa yang dibentuk oleh instansi atau perusahaan yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau karyawannya, sesuai dengan tugasnya masing-masing, untuk melakukan tindakan tersebut.

Isi surat kuasa instansi atau perusahaan meliputi hal-hal berikut:

1. nama organisasi, instansi atau perusahaan dengan alamat yang lengkap
2. kata-kata dalam surat kuasa
3. nomor surat kuasa
4. nama peserta surat kuasa
5. jabatan atau pekerjaan peserta kuasa
6. alamat peserta kuasa
7. tujuan memberi kuasa
8. tempat dan tanggal, bulan dan tahun surat kuasa dibuat
9. tanda tangan di atas materai, nama jelas, dan jabatan pemberi kuasa
10. tanda tangan dan nama terang serta jabatan peserta kuasa

Surat sebelumnya Surat Perjanjian

Read More

Permasalahan Ekonomi Klasik Dan Modern

Permasalahan ekonomi telah dihadapi oleh umat insan semenjak zaman dahulu sampai sekarang, bahkan permasalah itu akan tetap berlangsung seterusnya. Secara garis besar permasalahan ekonomi dibedakan menjadi dua, yaitu permasalahan ekonomi klasik dan permasalahan ekonomi modern.

1. Permasalahan Ekonomi Klasik

Teori klasik dipelopori oleh Adam Smith, mengemukakan bahwa permasalah ekonomi merupakan satu kesatuan proses yang terdiri dari proses produksi, distribusi, dan konsumsi. Kesejahteraan atau kemakmuran masyarakat dipengaruhi oleh kemampuan insan dalam mengelola ketiga proses tersebut. 

Masalah Produksi

Produksi merupakan acara untuk menambah nilai guna barang. Kegiatan produksi sanggup dilakukan dengan mengubah bentuk ataupun tanpa mengubah bentuk. Kegiatan produksi tanpa mengubah bentuk biasa disebut dengan produksi jasa.

Produk jasa itu sendiri dibedakan menjadi dua yakni jasa yang pribadi dipakai insan seperti, tukang pangkas, tukang pijat dan lain sebagainya. Dan jasa yang ditujukan untuk meningkatkan nilai guna menyerupai asuransi, jasa pergudangan dan lain-lain.

Permasalahan produksi yang dialami insan ialah bagaimana membuat barang dan jasa yang dibutuhkan oleh orang banyak. Kaum klasik hanya menitik beratkan pada kuantitas benda yang harus diproduksi. Kaum klasik tidak begitu memperhatikan pada kualitas benda (selera masing-masing individu).

Masalah Distribusi

Pada duduk masalah distribusi, kaum klasik menyatakan bahwa distribusi sanggup dilakukan secara langsung. Distribusi pribadi merupakan distribusi yang dilakukan tanpa melalui perantara. Selain distribusi secara langsung, kaum klasik juga menyebutkan keberadaan pasar sebagai sarana distribusi. Pasar menjadi kawasan bertemunya penjual dan pembeli.

Masalah Konsumsi

Sedangkan duduk masalah konsumsi, kaum klasik mengemukakan bahwa kesesuaian barang yang diproduksi dengan kebutuhan masyarakat merupakan permasalah konsumsi. Oleh lantaran itu, produsen harus memperhatikan kebutuhan, keinginan, dan kemampuan konsumen sebelum melaksanakan proses produksi. Hal ini mengingat bahwa suatu barang menjadi tidak bermanfaat bila tidak sesuai dengan kebutuhan, selera, dan daya beli masyarakat. Itulah sebabnya acara produksi dan distribusi harus memperhatikan hal tersebut.

2. Permasalahan Ekonomi Modern

Permasalahan ekonomi modern menitikberatkan pada barang dan jasa apa yang harus diproduksi (what) yang harus diproduksi dan berapa jumlah yang harus diproduksi (how much), bagaimana faktor produksi yang ada diolah untuk menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan (how), siapa pihak yang mengolah faktor produksi tersebut (who), serta untuk siapa barang dan jasa tersebut dihasilkan dan didistribusikan (for whom).

Apa yang Diproduksi

Permasalahan ini berkaitan dengan apa yang harus diproduksi dan berapa jumlahnya untuk kebutuhan manusia, serta jenis, model, ukuran dan lain sebagainya.

Bagaimana Cara Memproduksinya

Permasalahan ini menyangkut cara memproduksi sumber daya guna memenuhi kebutuhan manusia. Hal ini juga mengenai cara memproduksi dengan memakai aneka macam inovasi baru. 

Secara rinci, permasalahan cara memproduksi terdiri dari; siapa yang akan melaksanakan acara produksi?, sumber daya apa yang digunakan?, teknologi apa yang sempurna untuk digunakan?, seberapa besar kuantitas produksinya?.

Sebelum melaksanakan produksi, produsen perlu melaksanakan penelitian untuk mengetahui kondisi pasar yang akan dituju. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan perencanaan produksi ialah sebagai berikut:

1. Mampu mengkombinasikan sumber daya yang diharapkan dalam proses produksi
2. Mempertimbangkan perbandingan antara biaya yang dikeluarkan dengan laba yang dihasilkan.
3. Memilih teknologi yang nantinya akan diterapkan dalam proses produksi
4. Mampu memprediksi faktor diluar perusahaan yang sanggup mempengaruhi kondisi perusahaan tersebut.

Siapa Pelaku Produksi

Terdapat tiga pelaku produksi, yakni pemerintah, swasta, koperasi. Dari ketiga produksi tersebut pemerintah berperan sebagai pengatur acara perekonomian secara menyeluruh sebagaimanya diatur dalam Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 33 ayat 2.

Pemerintah memilih acara apa yang sanggup dilakukan oleh swasta, koperasi, dan pemerintah. Adanya pengaturan tersebut membuat spesialisasi produksi bagi ketiga elemen tersebut.

Untuk Siapa Barang Diproduksi

Untuk siapa barang diproduksi sanggup diartikan kepada siapa barang hasil produksi itu akan dinikmati serta untuk siapa pendapatan yang diperoleh akan dibagikan.

Artikel sebelumnya Faktor Dalam Menentukan Skala Prioritas Kebutuhan

Read More

Etika Dalam Menulis Email

Dalam dunia korespondensi modern, terdapat cara gres dalam berkirim surat dengan memakai surat elektronik (e-mail). Pada dasarnya proses tata cara penulisan baik memakai surat maupun email yaitu sama sebab kaidah tersebut berlaku secara umum.

Etika ini dibutuhkan biar tiap pengguna email mempunyai rasa tanggung jawab dan memperlihatkan perasaan kondusif dan nyaman kepada orang lain ketika melaksanakan korespondensi via internet.

Lalu adat apa saja yang harus diperhatikan ketika hendak menulis emai?, berikut beberapa hal yang harus diperhatikan pada dikala menulis email.

1. Dalam mengirimkan pesan lewat email, sebaiknya cantumkan nama diri yang sebenarnya. Hindari penggunaan nama samaran atau panggilan, pencantuman nama orisinil sanggup memperlihatkan adanya rasa tanggungjawab terhadap pesan-pesan yang disampaikan dalam email.
2. Cantumkan ringkasan wacana apa yang ingin disampaikan dalam email tersebut pada kolom subject. 
3. Isi pesan yang disampaikan haruslah tetap mengacu pada kaidah umum menyerupai sederhana, ringkas, jelas, gampang dipahami akseptor pesan. Penyampaian pesan yang baik dengan sendirinya akan memudahkan pemahaman akseptor pesan.
4. Hindari penggunaan kata hasutan, menghina, mengejek atau mengumpat sebab hanya akan menjadikan permusuhan dan ketidaksenangan pada si pengirim email.
5. Hindari pengiriman virus, spyware, malware dan sejenisnya yang sanggup merugikan si akseptor pesan.
6. Dalam membalas email sebaiknya diedit lebih dahulu potongan yang tidak perlu ditampilkan atau potongan mana yang ingin dihapus.
7. Abaikan email berantai dan tidak terang maksudnya.
8. Gunakan BBC (blind carbon copy) ketika mengirim email ke banyak orang untuk menghindari akun email disalah gunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
9. Hindari penggunaan CC (carbon copy) ketika akan mengirim email ke sejumlah orang, sebab hal itu akan menciptakan orang lain tahu siapa saja alamat email lain yang anda kirimkan secara bersamaan.
10. Hindari pengiriman email yang berulang-ulang baik dengan topik yang sama atau berbeda (spam). Pengiriman email yang berulang akan menciptakan rasa tidak nyaman bagi akseptor pesan email.
11. Sabar dalam menunggu akhir email. Karena setiap orang mempunyai kesibukan masing-masing. Oleh sebab itu kalau email tidak segera dibalas kemungkinan besar orang tersebut mempunyai acara lain yang sedang dikerjakan.
12. Perlakukan email secara personal. Jangan hingga orang lain sanggup mengirim email namun mengatasnamakan alamat email anda. Bisa jadi suatu dikala alamat email kita disalah gunakan.
13. Hindarkan balasan yang terlalu singkat ketika membalas (reply) email yang ditujukan kepada anda. Membaca balasan yang singkat ketika surat yang kita kirim tidak mengecewakan panjang tentu saja tidan nyaman.
14. Hindari penggunaan aksara kapital pada pesan yang anda kirimkan. Penulisan pesan dalam aksara besar dianggap tidak sopan dan terkesan seolah teriak atau marah. Gunakanlah aksara kapital pada kata-kata tertentu.
15. Hindari penggunaan font secara berlebihan dalam menulis email. Gunakanlah font yang masuk akal dan gampang terbaca sewajarnya, contohnya ukuran 11 dan 12.
16. Hindari pengiriman email dengan kapasitas besar, contohnya pengiriman file dalam ukuran megabyte. Sebab semakin besar kapasitas file, maka akan memperlama proses loading, sehingga waktu tunggu menjadi lebih lama.
17. Hindari penulisan tanda baca yang salah dalam penulisan email. 
18. Jawablah segera kalau ada email masuk. Jawab email tersebut sewajarnya dan secepat mungkin. Jangan membiarkan email masuk tanpa memperlihatkan balasan apapun, sebab hal itu akan mengecewakan si pengirim pesan.

Artikel terkait: Kelebihan dan Kekurangan Email

Read More

Soal Teori Kejuruan Manajemen Perkantoran Tp 2014/2015

UJIAN NASIONAL

Tahun Pelajaran 2014/2015

SOAL TEORI KEJURUAN

Administrasi Perkantoran : 6045

Paket Soal A

1. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang memperlihatkan kiprah kepada masing-masing pegawai, hal ini bekerjasama dekat dengan prinsip penyelenggaraan manajemen yaitu...
A. Pemusatan koordinasi
B. Kekuasaan dan tanggung jawab
C. Disiplin
D. Kesatuan perintah
E. Pambagian kerja

2. Jenis pekerjaan kantor yang bekerjasama eksklusif dengan aktivitas tata hubungan baik secara internal maupun eksternal adalah...
A. Pencatatan
B. Klasifikasi
C. Komunikasi
D. Pengolahan
E. Penyimpanan

3. Jenis media komunikasi yang biasa dipakai untuk berkomunikasi antar ruangan dalam suatu organisasi supaya efektif dan efisien adalah...
A. Telepon
B. Surat
C. Radio
D. Handphone
E. Intercom

4. Saat Anda mendapatkan telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan sementara ia sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan supaya si penelepon tidak keceewa?...
A. Bapak sedang sibuk tidak bisa diganggu!
B. Maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan?
C. Tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk!
D. Lain kali saja bapak telepon lagi!
E. Maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi!

5. Pengejaan (Spelling) untuk huruf “H” adalah...
A. Hotel
B. Home
C. Heart
D. History
E. Hello

6. Dalam memperlihatkan pelayanan yang bekerjasama eksklusif dengan konsumen sanggup mengakibatkan kesan baik bagi pelanggan maka harus memperhatikan hal berikut, kecuali...
A. Mengkonsumsi masakan yang cukup mengandung gizi
B. Olahraga secara teratur
C. Asesoris yang berlebihan
D. Perawatan wajah dan kulit
E. Perawatan rambut, kaki dan tangan

7. Melakukan training dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undang-Undang Keselamatan Kerja adalah...
A. Hak tenaga kerja
B. Kewajiban tenaga kerja
C. Kewajiban disnaker
D. Kewajiban pimpinan perusahaan
E. Kewajiban seluruh personil perusahaan

8. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jikalau ada pegawai yang tersengan listrik adalah...
A. Matikan aliran listrik
B. Berteriak minta tolong
C. Berlari sebab ketakutan
D. Membantu dengan menarik korban
E. Membiarkan sebab kita juga takut

9. Jika Anda menciptakan laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling sempurna adalah...
A. MS Acces
B. MS word
C. MS Power Point
D. MS Publisher
E. MS Excel

10. Petugas pelayanan diperlukan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya, cara menangani pelanggan yang mengeluh sebab pelayanan yang kurang adalah...
A. Menyampaikan solusi secara langsung
B. Menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan
C. Mencatat semua keluhan dengan lengkap
D. Berusaha memperlihatkan alasan yang terang sehingga pelanggan puas
E. Menghindari pelanggan yang suka mengeluh

11. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah...
A. Mengadakan pembelian
B. Menyusun kebutuhan biaya
C. Menyusun planning pengadaan
D. Menentukan daerah pembelian
E. Menyiapkan daerah pembelian

12. Berikut ini yaitu langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhan barang...
A. Menyiapkakn daerah penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun Kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan
B. Mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning Pengadaan, menyiapkan daerah penyimpanan
C. Menyusun daftar kebutuhan, menyusun planning pengadaan, menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan daerah penyimpanan
D. Mengadakan pembelian, menyiapkan daerah penyimpanan, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan
E. Menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan, menyiapkan daerah penyimpanan


13. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah...
A. Setelah dipergunakan laci daerah sisa kertas yang dilubangi dibersihkakn
B. Bagian yang berputar diberi pelumas
C. Diletakkan di daerah yang kering
D. Kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. Bila tidak dipergunakan di tutup

14. Personal record mencakup catatan/dokumen mengenai kepegawaian. Tiga teladan mengenai personal record adalah...
A. Daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan
B. Langgan, faktur, surat pengantar barang
C. Jenis materi baku, laporan produksi, kualitas barang
D. Perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor
E. Perabot kantor, DP3, SPJ

15. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang...
A. Lengkap
B. Sopan
C. Jelas
D. Menarik
E. Benar

16. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah...
A. Memisahkan antara surat dinas dan pribadi
B. Mencatat surat ke dalam kartu kendali
C. Menentukan isyarat pembagian terstruktur mengenai dan indeks surat
D. Mengambil kartu kendali I sebagai ganti buku agenda
E. Menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah

17. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan sempurna dan tidak salah alamat maka perlu dicatat dalam buku...
A. Verbal
B. Agenda tunggal
C. Klaper
D. Ekspedisi ekstern
E. Kartu kendali

18. Fasilitas yang berisikan gosip e-mail yang tidak dipergunakan lagi, baik e-mail yang telah anda kiri atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail Anda adalah...
A. Trash
B. Draft
C. Spam
D. Inbox
E. Sent

19. Seorang dokter yang membuka perjuangan prakteknya akan sangat sempurna jikalau dokter tersebut menentukan sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan...
A. Sistem wilayah
B. Sistem tanggal
C. Sistem nomor
D. Sistem abjad
E. Sistem pokok masalah

20. Jika kita akan menjiplak dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka lebih baik menggunakan...
A. Printer
B. Photocopi
C. Mesin offset
D. Stensil
E. Risograph

21. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan sistem penyimpanan yang paling sempurna dengan jenis perjuangan tersebut yaitu sistem...
A. Abjad
B. Nomor
C. Wilayah
D. Tanggal
E. Pokok masalah

22. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat bersifat sementara adalah...
A. Map
B. Snelhecter
C. Briefordner
D. Portepel
E. Map tanpa daun

23. Jika dalam sebuah daftar pembagian terstruktur mengenai terdapat 5 kasus utama, 10 submasalah dan 30 sub-sub kasus maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah...
A. 5 guide
B. 10 guide
C. 15 guide
D. 40 guide
E. 45 guide

24. Jika dalam sebuah aktivitas wawancara, terdapat gangguan ibarat rusaknya peralatan perekam dan listrik yang padam, maka hal yang paling sempurna dilakukan adalah...
A. Mencatat hasil wawancara dengan lengkap
B. Mencari kesempatan lain
C. Tidak mencatat hasil wawancara
D. Meminjam teman lain sesudah selesai
E. Mencatat hal-hal penting

25. Jika kita akan menjiplak dokumen dalam jumlah sedikit dan hasil yang baik dan berwarna maka sebaiknya kita menggunakan...
A. Printer
B. Stensil sheet
C. Photokopi
D. Risograph
E. Cetak offset

26. Dalam menentukan gosip yang akan dipakai untuk melaksanakan perjalanan dinas, yang harus diperhatikan adalah, kecuali...
A. Bertanggungjawab
B. Berpengalaman
C. Banyak kemudahan
D. Terpercaya
E. Banyak diskon

27. Yang menjadi dasar penyusunan perjalanan dinas pimpinan adalah...
A. Jenis dan waktu kegiatan
B. Waktu dan urgensi kegiatan
C. Waktu dan jarak kegiatan
D. Kebutuhan pimpinan dan kegiatan
E. Keuangan dan kegiatan

28. Rapat yang bertujuan untuk menuntaskan suatu kasus atau kasus yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi yaitu rapat...
A. Formal
B. Terbuka
C. Penjelasan
D. Perundingan
E. Pemecahan masalah

29. Dokumen rapat yang sanggup dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil rapat itu sendiri disebut...
A. Risalah
B. Undangan
C. Laporan
D. Notula
E. Program kerja

30. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan izin untuk meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara aneh disebut...
A. Visa
B. Fiscal
C. Paspor
D. Surat tugas
E. Yellow card

31. Bentuk penataan ruang rapat yang paling sempurna untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah...
A. Model kelas
B. Model T
C. Model terbuka
D. Model V
E. Model persegi panjang

32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan rapat tersebut. Cara yang sanggup ditempuh dalam pendistribusian notula yang tempatnya jauh adalah, kecuali...
A. Dikirim melalui jasa pos
B. Dikirim melalui jasa paket
C. Dikirim melalui e-mail
D. Dikirim langsung
E. Dikirim melalui jasa kurir

33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) yaitu metode dana...
A. Bertambah
B. Tetap
C. Rata-rata
D. Menurun
E. Tidak tetap

34. Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu transaksi adalah...
A. Nota asli
B. Copi nota
C. Faktur asli
D. Copy faktur
E. Bukti memo

35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling sempurna untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah...
A. Model kelas
B. Model T
C. Model terbuka
D. Model V
E. Model persegi panjang

36. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menusun semua pengeluaran yang berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas kecil yaitu dengan metode dana tetap artinya...
A. Dana kas kecil naik
B. Dana kas kecil turun
C. Dana kas kecil berubah
D. Dana kas kecil bertambah
E. Dana kas kecil habis

37. Agar dokumen transaksi keuangan sanggup ditemukan dengan cepat dan sempurna maka penyimpanan dokumen tersebut memakai sistem...
A. Abjad
B. Nomor
C. Wilayah
D. Kronologis
E. Pokok masalah

38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor, sebaiknya kita...
A. Layani untuk berdebat
B. Minta maaf saja sudah cukup
C. Minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik
D. Biarkan saja sebab pelanggan tidak teliti
E. Melayani dengan setengah hati

39. Langkah terakhir dalam pengolahan data adalah...
A. Melaporkan hasil
B. Memastikan alat ukur pengolahan data
C. Memilih metode pengolahan data
D. Menentukan variabel penelitian
E. Memastikan data yang akan diolah

40. Fungsi manajemen kepegawaian yang bekerjasama eksklusif dengan pengembangan kemampuan pegawai/tenaga kerja adalah...
A. Penilaian kecakapan pegawai
B. Seleksi calon pegawai
C. Penggolongan jabatan
D. Bagian diklat
E. Perencanaan kenaikan pangkat

Read More

Penghapusan Peralatan Kantor

Penghapusan peralatan kantor ialah perjuangan menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi menurut peraturan yang berlaku. Fungsi peniadaan diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin jelek kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak sanggup dipakai lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai lantaran rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak sanggup diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan hemat kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akhir susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, materi kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang kalau disimpan lebih usang akan bertambah rusak dan akibatnya tidak sanggup dipakai lagi.
7. Musnah akhir tragedi alam
8. Hilang lantaran dicuri/diselewengkan

Semua peniadaan harus menurut pada aturan atau aturan yang berlaku.

Tata Cara Penghapusan

a. Barang-barang rusak, renta dan berlebihan

1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu cuilan perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut mengusut barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan info acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan info program penelitian dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui agen perlengkapan untuk mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan sentra mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya sanggup melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.

b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar

1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, menciptakan laporan serta info program pemeriksaan, dengan lampiran investigasi kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memperlihatkan breita program pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian wacana kejadian tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data pemanis sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita program dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, kalau tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan menurut laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di daerah kejadian.
5. Panitia TGR sanggup meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, kalau hasil penyelidikan memperlihatkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi kalau ternyata kejadian itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK peniadaan sanggup diterbitkan.

c. Barang susut

Penyusutan barabg harus menurut info program pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata perjuangan pertanggungjawaban pengurus disertai info program wacana barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal sanggup dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang menurut info program investigasi dan harus menerima persetujuan dari atasan.

Baca juga Hal-Hal yang harus Diperhatikan Dalam Pengadaan Barang

Read More

Teknik Pembuatan Formulir

contoh formulir

Formulir yaitu lembaran kartu atau kertas cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan anka, jawaban, atau keterangan yang sesuai dengan keterangan dan arahan yang ada.

Formulir dibentuk untuk banyak sekali tujuan dan manfaat sebagai berikut:

1. Menghemat waktu, alasannya yaitu tidak perlu menyalin berulang-ulang keterangan yang sama.
2. Membuat keseragaman dan pembakuan kerja
3. Mempermudah pembagian terstruktur mengenai data
4. Mempermudah tata kerja, mekanisme kerja dan sistem kerja
5. Alat dukungan instruksi
6. Alat perencana alasannya yaitu di dalamnya terdapat data kualitatif dan kuantitatif.
7. Alat pengawasan dan evaluasi.

Pemakaian formulit dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Oleh alasannya yaitu itu, setiap kantor perlu mengusahakan keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.

Dalam Pembuatan formulir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal
2. Sebaiknya gunakan abjad cetak, jangan menggunakan kertas yang berwarna putih. Jika menggunakan kertas yang berwarna, hendaknya dipilih yang warna muda.
3. Gunakan lembaran yang cukup luasnya, sehingga masih mungkin untuk digunakan disposisi, arahan atau catatan lainnya.
4. Pembuatan hendaknya mengatakan suatu citra yang sistematis wacana keterangan yang ingin diperoleh.
5. Ukuran harus diubahsuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan.
6. Apabila formulir akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan adanya jarak yang cukup antar kolom sehingga memudahkan proses berikutnya.
7. Hendaknya dibentuk nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus mengatakan wacana jumlah berapa lembar dan oleh siapa formulir itu dibuat.

Apabila formulir diciptakan, dirancang, dan dipergunakan secara tepat, formulir akan banyak menghemat waktu, tenaga, pifiran, ruang dan material dan memudahkan pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, pengiriman, dan menyimpan keterangan-keterangan dalam setiap instansi. 

Boleh dikatakan tidak satu kantor manapun yang tidak menggunakan formulir. Namun sebaiknya jikalau pembuatan formulir tersebut dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tidak dikendalikan, suatu instansi gampang dijangkiti suatu penyakit yang disebut "formitis", yaitu penciptaan formulir secara terus menerus untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu sambil terus mempertahankan banyak sekali formulir usang yang sudah sangat banyak jumlahnya.

Untuk menciptakan formulir yang baik, perlu memperhatikan pedoman-pedoman berikut ini biar tercipta efisiensi dan terccegah penyakit formitis.

1. Setiap formulir hendaknya memiliki kegunaan yang jelas. Jika dengan sehelai kertas biasa sanggup dikumpulkan dan disampakan keterangan-keterangan yang sama mudahnya, formulir tidak perlu diciptakan.
2. Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standarisasi, terutama mengenai ukuran, jenis kertas, warnanya dan tipe hurufnya.
3. Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana. Bagian yang tercetak yang diterapkan hendaknya menggunakan kata-kata yang terang dan tegas. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan.
4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir hendaknya diatur susunannya secara logis atau simpel sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Jika perlu hendaknya dicantumkan petunjuk-petunjuk cara pengisian pada bab awal formulir.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan hendaknya diberi ruang kososng yang cukup sehingga goresan pena sanggup jelas.
6. Jika mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi formulis sudah dicantumkan dengan diberi kotak-kotak sehingga tinggal diberi tanda tetentu pada kotak dari keterangan yang dimaksud atau dicoret-coret bagian-bagian yang tidak diperlukan.
7. Setiap formulir hendaknya memiliki judul nama dan jikalau macamnya sudah banyak hendaknya diberi noomr kode.
8. Apabila sesuatu macam formulir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bab tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitnya.
9. Formulir yang akan digunakan keluar kantor hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan formulir untuk keperluan ke dalam tidak perlu dibubuhi nama itu.

Contoh Formulir sanggup dilihat dan di Unduh pada tautan berikut Formulir penerimaan calon siswa baru

Baca juga Surat Perjanjian dan Susunannya

Read More

Tahapan Dalam Pembicaraan

Untuk melaksanakan suatu pembicaraan, komunikator hendaknya sedapaat mungkin menciptakan persiapan-persiapan, sehingga akan memperlancar penyampaian pembicaraan. Tahapan dalam memberikan pembicaraan yaitu Persiapan, Penyajian, dan Penutupan.

Persiapan

Persiapan seorang komunikator dalam memberikan pembicaraan yaitu sebagai berikut.

1. Pengetahuan, komunikator harus mempersiapkan, memahami, dan menguasai bahan pembicaraan secara mendalam, alasannya yaitu mungkin saja diantara para komunikan ada yang lebih menguasai bahan yang akan disampaikan. Penguasaan bahan akan menciptakan rasa percaya diri komunikator.
2. Sistematika Penyajian, sistematika atau urutan penyajian harus diperhatikan supaya penyampaian bahan tidak menyimpan dari pokok pembicaraan atau sesuai dengan urutan.
3. Alat Bantu, untuk memberikan materi, hendaknya komunikator mempersiapkan dan berlatih memakai alat bantu (alat peraga). Alat-alat bantu yang dipakai antara lain OHP, bagan, skema, gambar, model, alat tiruan dan sebagainya.
4. Tempat, komunikator harus mempersiapkan tempat, terutama bagi komunikan pemula, supaya lebih menguasai diri dikala tampil di depan komunikan.
5. Waktu, komunikator harus mempersiapkan waktu berbicara secermat mungkin, supaya pembicaraan tidak bertele-tele yang akan menciptakan pembicaraan menjadi tidak fokus. Waktu yang dipakai harus diubahsuaikan dengan ruang lingkup topik pembicaraan.

Penyajian

Dalam menyajikan bahan kepada komunikan, perlu memperhatikan hal-hal berikut:

1. Pendahuluan, hal-hal yang harus disampaikan pada pendahuluan yaitu Motivasi, yang disampaikan untuk menarik perhatian pendengar, Tujuan, untuk memperjelas tujuan disampaikan materi. Ruang lingkup pembicaraan, untuk membatasi pembahasan bahan pembicaraan.
2. Isi, isi pembicaraan harus jelas, menarik dan terfokus.

Penutup

Komunikator yang baik harus bisa menutup pembicaraan dengan baik pula, dalam arti menutup sempurna pada waktunya dan sehabis bahan disampaikan secara utuh. Untuk itu penutupan pembicaraan hendaknya memperhatikan hal-hal berikut:

1. Menyampaikan ringkasan bahan pembiccaraan dan menekankan kembali pentingnya pembicaraan tersebut.
2. Memotivasi kembali komunikan
3. Memberikan saran, ajakan, atau keinginan kepada komunikan sehabis kembali ke daerah masing-masing.
4. Memberikan ucapan terima kasih kepada para komunikan disertai permohonan maaf kalau ada kesalahan dan kata-kata yang menyinggung perasaan.

Artikel selanjutnya silahkan baca Estetika Dalam Berkomunikasi

Read More

Faktor Dalam Memilih Skala Prioritas Kebutuhan

Skala prioritas kebutuhan merupakan tindakan untuk menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Pilihan tersebut didasarkan pada mendesak atau tidak suatu kebutuhan tersebut. Kebutuhan yang mendesak dipenuhi terlebih dahulu, kemudian disusul kebutuhan yang agak mendesak, kemudian kebutuhan yang tidak mendesak.

Lalu untuk menentukan kebutuhan terhadap suatu barang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan skala prioritas, faktor yang menentukan tersebut mencakup tingkat urgensi, kesempatan yang dimiliki, pertimbangan masa depan, kemampuan diri.

Tingkat Urgensi.

Tingkat urgensi berarti menentukan pilihan mana yang harus diutamakan dari beberapa kebutuhan yang ada. Sebagai contoh; seorang ibu hanya mempunyai cukup uang untuk membeli makan seluruh keluarga, namun disaat bersamaan, ia harus membayar uang sekolah anak, membeli baju sekolah, dan membayar hutang. Maka dalam hal ini ibu tersebut akan lebih menentukan untuk membeli makanan bagi seluruh keluarganya, sedangkan kebuhan lain sanggup ditunda dahulu.

Kesempatan Yang Dimiliki

Faktor selanjutnya yakni kesempatan yang dimiliki. Misalkan dalam situasi darurat, keselamatan dan kesehatan merupakan hal terpenting. Demi keselamatan dan kesehatan, maka obat merupakan kebutuhan nomor satu dan paling utama untuk didahulukan mengingat kesempatan untuk menyembuhkan orang sakit tidak bisa ditunda-tunda lagi.

Pertimbangan Masa Depan

Faktor ketiga yakni pertimbangan terhadap masa depan. Sebagai pola kalau ingin mengikuti acara ekstrakurikuler bola volley  disekolah namun dihadapkan dengan acara les, kemudian oleh alasannya yakni satu hal seseorang diharuskan menentukan satu acara saja. Maka yang akan dipilih yakni acara les tambahan, alasannya yakni les tersebut berkhasiat untuk menghadapi ujian kelulusan dan berkhasiat untuk masa depan orang tersebut.

Kemampuan Diri

Faktor terakhir yakni mengukur kemampuan diri, baik kemampuan ekonomi, pendidikan, kesehatan, kelapangan waktu dan lain sebagainya. Contohnya sanggup dilihat pada lingkungan sekitar kita, banyak orang yang memaksakan diri untuk mengikuti tren gaya hidup masa sekarang dengan membeli banyak sekali peralatan canggih menyerupai komputer, i-pad, laptop, smart phone dan lain sebagainya. Namun terkadang banyak orang memaksakan untuk membeli banyak sekali peralatan tersebut sedangkan perekonomiannya tidak mencukupi, hasilnya semakin usang seseorang akan semakin menderita.

Sebelumnya sanggup dilihat Download Materi Sistem Ekonomi Dunia

Read More

Asas-Asas Pengadaan Peralatan Kantor

berbagai peralatan kantor

Untuk mengadakan peralatan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan. Sebab kalau pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan pemborosan. Adapun asas-asas tersebut yaitu sebagai berikut.

Pekerjaan dan Kegiatan

Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan terperinci dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu esensial. Dengan demikian penggunaan alat/perlengkapan yang tidak perlu sanggup dihindari sehingga tidak terjadi pemborosan.

Suatu analisa yang teliti perlu dilakukan untuk keperluan ini, terutama harus memiliki pengetahuan perihal apa yang terbaik untuk melakukan kegiatan, sehingga sanggup dipilih alat/peralatan yang dibutuhkan sesuai dengan acara yang dilaksanakan.

Keperluan diubahsuaikan dengan kondisi setempat

Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, memiliki situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot kantor juga berbeda. Hal ini berarti, suatu jenis peralatan kantor yang sempurna atau baik untuk suatu organisasi, belum tentu baik atau sempurna untuk keperluan kantor lainnya.

Pemakaian oleh orang lain bukan merupakan alasan yang cukup untuk mendapatkan dan menggunakannya, oleh alasannya itu, dalam menetapkan pengadaan peralatan dan perabot kantor harus diubahsuaikan dengan hakekat, situasi dan kondisi masing-masing serta kebutuhan karyawan.

Fleksibilitas Kegunaan dan Biaya

Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu acara (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Dengan demikian akan kuat terhadap biaya yang dikeluarkan misalnya: Dengan membeli peralatan yang sanggup digunakan untuk beberapa pekerjaan akan lebih murah daripada membeli dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap keperluan.

Demikian pula maksud kemudahan disini, memiliki arti apabila dimasa yang akan tiba terjadi perubahan-perubahan sanggup diseesuaikan dan masih sanggup digunakan.

Nilai Keindahan dan Keseragaman

Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perabot kantor hendaknya sanggup memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Nilai keindahan dari suatu kantor sangat dipengaruhi oleh rasa bahagia seseorang, sehubungan dengan hal tersebut, laba yang sering diperoleh yaitu dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pengadaan peralatan dan perabot kantor.

Selain nilai keindahan, juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Karena dengan keseragaman selain sanggup menambah keindahan juga sanggup menghemat biaya.

Standarisasi

Hal ini menawarkan kepada pengguna peralatan dan perabot kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatanya sama diseluruh organisasi. Standarisasi ini akan menguntungkan penggunaan perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi yang bersangkutan, sanggup membuat keseragaman dan efisiensi kantor, serta mengurangi perselisihan di antara pegawai alasannya perebutan peralatan yang paling bagus.

Kemampuan dan Kelayakan

Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, alasannya kalau kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga kurang efisien.

Kemampuan dari peralatan itu sanggup diketahui dan ditentukan oleh pengalaman dari pemakai. Oleh alasannya itu karyawan yang ada harus dipertimbangkan dikala pembelian peralatan kantor. Pertimbangan ini sangat penting, alasannya unsur insan (karyawan) memilih apakan peralatan dan perabotan banyak digunakan atau tidak.

Harga dan Penawaran Modal

Masalah harga selalu merupakan materi pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai peralatan dan perabotan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan laba yang diperolah dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan. 

Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang harus dibayar. Pembelian peralatan yang menurut pertimbangan yang sempurna akan mengakibatkan penghematan, sehingga akan mengurangi penanaman modal.

Selanjutnya sanggup dilihat Pemeliharaan dan Perawata Barang

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Delegasi

Salah satu teknik administrasi waktu selain Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas ialah Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi.

Delegasi ialah sumbangan wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab melakukan aktivitas tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dibutuhkan semoga organisasi sanggup berfungsi secara efisien alasannya tidak ada atasan yang sanggup mengawasi secara langsung setiap tugas-tugas organisasi.


Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi ialah sebagai berikut:

1. Apa yang didelegasikan
2. Saling terbuka antara diberi delegasi dan mendapatkan delegasi
3. Transparasi mengenai delegasi
4. Ada impian yang diserahi delegasi
5. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
6. Pengawasan yang wajar
7. Orang yang diserahi delegasi

Delegasi lebih dari sekedar memperlihatkan orang lain kiprah untuk mengerjakan sesuatu. Dengan mengikuti cara pemilihan orang yang sempurna dan teratur serta bijak, menentukan bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau menentukan staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berkhasiat dari pekerjaan yang didelegasikan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:

1. Dalam sumbangan suatu delegasi kekuasaan atau kiprah haruslah dibarengi dengan sumbangan tanggungjawab.
2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang sempurna baik dari segi kualifikasi maupun fisik.
3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan sumbangan motivasi.
4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang mendapatkan delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan memiliki manfaat ganda, diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Pimpinan sanggup lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya
2. Putusan sanggup dibentuk dengan lebih cepat dan unit yang tepat
3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan sanggup dimotivasi
4. Mendidik dan membuatkan bawahan sehingga bisa diberi beban kiprah yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

Materi Selanjutnya Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Read More

Soal Pengantar Manajemen Perkantoran Kelas Xi Pilihan Berganda

Berikut ini kami sajikan soal pengantar manajemen perkantoran kelas XI kurikulum 2013. Soal dibawah ini berisi soal pada pokok pembahasan Standar Operational Prosedur (SOP).

Berikut kesepuluh soal pilihan ganda tersebut:

1. SOP yang baik haruslah menurut pada tujuan berikut, kecuali...
   A. memudahkan proses derma kiprah serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
   B. memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja
   C. mempermudah terjadinya inefisiensi proses dalam mekanisme kerja
   D. menghemat waktu dalam aktivitas training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis
   E. memudahkan proses pemahaman staff (penguasaan tugas) secara sistematis dan general
   
2. Dalam menyusun SOP prosedur-prosedur yang distandarkan harus sanggup dengan gampang dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali gres dalam pelaksanaan tugasnya. Artinya SOP disusun menurut prinsip...
   A. keselarasan
   B. fasilitas dan kejelasan
   C. dinamis
   D. keterukuran
   E. perhatian
   
3. Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP antara lain sebagai berikut, kecuali azas...
   A. pertanggungjawaban
   B. keamanan
   C. pembakuan
   D. kecepatan dan kelancaran
   E. kedinamisan
4. Pelaksanaan kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu dan berisi langkah rinci atau cara melaksanakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan merupakan ciri dari...
   A. administratif
   B. final
   C. makro
   D. mikro
   E. teknis
5. SOP AP harus dilaksanakan oleh konsisten dari waktu kewaktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan atau perusahaan. Artinya, dalam pelaksanaanya SOP harus mengandung prinsip-prinsip...
   A. komitmen
   B. mengikat
   C. konsisten
   D. terdokumentasi dengan baik
   E. perbaikan berkelanjutan
6. Persiapan penyusunan SOP mencakup hal-hal berikut kecuali...
   A. sosialisasi SOP keseluruh unit
   B. memilih muatan SOP
   C. membentuk tim
   D. membentuk kelengkapan tim
   E. memperlihatkan pembinaan kepada anggota tim
7. Aspek-aspek evaluasi kebutuhan SOP yang bekerjasama dengan faktor eksternal, yaitu...
   A. sumber-sumber daya yang dibutuhkan
   B. jumlah jenis kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan kiprah dan fungsi
   C. banyak sekali bentuk jejaring kerja
   D. komposisi unit-unit kerja
   E. jumlah pegawai
   
8. Langkah-langkah evaluasi kebutuhan yang pertama adalah...
   A. menyusun rencana tindak evaluasi kebutuhan
   B. melaksanakan analisis kebutuhan khusus
   C. melaksanakan evaluasi kebutuhan
   D. menciptakan daftar SOP yang akan disusun
   E. menyempurnakan daftar SOP
   
9. SOP menurut sifat dan muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahap kegiatan dan pelaksanaanya disebut SOP...
   A. khusus
   B. umum
   C. intern
   D. ekstern
   E. lokal
   
10. Melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif mekanisme yang berhasil diidentifikasi untuk dibentuk sop dilakukan setelah...
    A. tersedianya sarana dan prasarana penyusun SOP
    B. terlaksananya survey
    C. banyak sekali informasi terkumpul
    D. pengujian SOP
    E. penulis SOP
    
    

Read More

Etika Komunikasi Kantor

Etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kadiah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan jelek tingkah laris manusia.

Jadi, budpekerti komunikasi yaitu norma, nilai, atau ukuran tingkah laris baik dalam acara komunikasi di suatu masyarakat. Etika dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak sanggup dipisahkan. Dimanapun dan dengan siapapun orang berkomunikasi, pertimbangan etis harus selalu diperhatikan semoga lawan bicara sanggup mendapatkan dengan baik. Etika dalam suatu pembicaraan harus dipakai untuk menghargai dan menghormati lawan bicara.

Demikian pula dalam acara komunikasi di perkantoran dibutuhkan juga etika. Etika komunikasi perkantoran merupakan istilah yang memiliki pengertian sendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laris yang baik dalam acara komunikasi di suatu perkantoran.

Pada dasarnya komunikasi perkantoran sanggup berlangsung secara ekspresi maupun tertulis. Secara ekspresi sanggup terjadi secara eksklusif (tatap muka) maupun dengan memakai media telepon. Sedangkan secara tertulis contohnya dengan mempergunakan surat. Baik komunikasi eksklusif maupun tidak langsung, budpekerti perlu diperhatikan.

Komunikasi perkantoran merupakan proses komunikasi antara pimpinan dengan anggota, antaranggota, maupun antarunsur pimpinan. Untuk menjaga semoga proses komunikasi tersebut berjalan dengan baik dan tidak menjadikan dampak negatif, maka dibutuhkan budpekerti komunikasi.

Cara paling gampang menerapkan budpekerti komunikasi di perkantoran yaitu semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini

1. Tata krama pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan berbudi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam acara kantor. Seorang manajer harus sanggup berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yakni memberikan dan penerimaan info akan berjalan dengan baik jikalau dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

Baca juga Etika Bertelepon

Read More

Pengertian Faktur

Faktur biasa disebut juga invoice dalam bahasa inggris, merupakan tanda bukti yang menyatakan bahwa barang-barang yang tercantum di dalamnya telah diperjualbelikan. Di dalam surat ini berisi keterangan-keterangan perihal pemesan (nama, alamat, dan nomor pesanan), barang (jumlah, jenis, model), biaya-biaya, harga dan lain sebagainya.

Biasanya sehabis terjadi kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual, maka dibuatlah faktur sebagai tanda bukti. Namun apabila dalam perjanjian jual beli tersebut pembayaran dilakukan secara bertahap, maka sebelum pembayaran lunas yang diberikan yakni copy faktur (setelah lunas gres diberikan asli).


Dalam bertransaksi perlu dilengkapi dengan: surat pengiriman, surat pembayaran, surat penerimaan dan surat penerimaan pembayaran. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan faktur:

1. Faktur dibentuk bila telah ada kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual
2. Harus dibentuk atas nama pembeli/pemohon kredit, kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.
3. Keterangan-keterangan barang yang ada di dalam faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan yang tertera dalam surat pemesanan.
4. Faktur dianggap sah bila di dalam faktur telah tercantum tandatangan pembeli dan penjual dan dibubuhi stempel oleh penjual.

Pada umumnya faktur dibentuk tiga lembar dengan perincian penggunaan sebagai berikut: 

• 1 lembar copy berwarna untuk pembeli yang telah melunasi pembayarannya
• 1 lembar copy berwarna untuk arsip bab penjualan
• 1 lembar copy berwarna lainnya untuk laporan bab keuangan pada penjualan.

Artikel sebelumnya Mengenal Surat Pesanan

Read More