Aspek-Aspek Dalam Administrasi Waktu

Manajemen waktu sanggup menciptakan kita menuntaskan pekerjaan secara cepat. Selain itu administrasi waktu sanggup meningkatkan kualitas kehidupan baik dalam pekerjaan maupun diluar pekerjaan. Orr dan Traccy menjelaskan efek-efek dalam administrasi waktu yakni sebagai berikut.

1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu.
4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu.
5. Mengurangi kesalahan yang dibentuk dalam pekerjaan.
6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
7. Menurunnya tingkat stress individu.
8. Dapat menuntaskan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja yang baik.
9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja.
10. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

Dari uraian diatas sanggup kita lihat betapa banyaknya efek-efek nyata yang dihasilkan saat individu sanggup memanajemen waktunya dengan baik.

Aspek-Aspek Manajemen Waktu

Setelah melihat imbas nyata terhadap administrasi waktu yang bisa menciptakan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berikutnya aspek-aspek dalam administrasi waktu. Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu meliputi hal-hal berikut:

1. Menetapkan Tujuan

Bagian utama dari pengelolaan waktu ialah memutuskan tujuan dari apa yang akan dikerjakan. Menetapkan tujuan sanggup membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta bisa merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.

2. Menyusun Prioritas

Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan mempunyai nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibentuk menurut pringkat, yaitu dari prioritas terendah hinnga pada prioritas tertinggi. Silahkan baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Prioritas.

Urutan prioritas ini dibuta dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Atkinson berpendapat menyusun prioritas membutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun taktik supaya hasil pokok penggunaan waktu sanggup tercapai secara maksimal.

3. Menyusun Jadwal

Aspek lainnya dalam administrasi waktu ialah menciptakan susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan aktivitas ialah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan.

4. Bersikap Asertif

Aspek administrasi waktu ini diartikan sebagai verbal bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif sanggup diartikan sebagai perilaku tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu seruan atau kiprah dari orang lain dengan cara nyata tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif. Baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Bersikap tegas merupakan taktik yang diterapkan guan menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan pertimbangan matang dari segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak poisitf dan negatif yang diterima individu.

5. Menghindari Penundaan

Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan kiprah sanggup mengakibatkan ketidakberhasilan dalam menuntaskan pekerjaan sempurna waktu, lalu merusak aktivitas kegiatan yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

6. Meminimalkan Waktu yang Terbuang

Pemborosan waktu meliputi segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memperlihatkan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya alasannya ialah sering menciptakan individu menunda melaksanakan kegiatan yang penting.

Sumber-sumber pemborosan waktu antara lain:

• menonton televisi
• menelepon
• melakukan perjalanan pulang pergi
• melamun
• menunggu
• melayani tamu yang tidak diundang
• mengerjakan pekerjaan lain yang seharusnya tidak dikerjakan

Kegiatan pemborosan waktu merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan serta diluar aktivitas perencanaan. Sebaiknya minimalkanlah waktu yang terbuang tersebut.

Lain lagi dengan apa yang disebutkan oleh Canfield. Canfield mengemukakan aspek-aspek administrasi waktu meliputi hal berikut ini:

1. Perencanaan

Proses perencanaan diharapkan untuk menciptakan seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad untuk mengerjakan pekerjaan hingga tuntas. 

2. Menetapkan Prioritas

Menentukan prioritas berarti berusaha memilih mana hal yang harus didahulukan menurut tingkat kepentingannya. 

3. Melakukan Delegasi

Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai sempurna dan sanggup menuntaskan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita miliki akan lebih efisien. Silahkan baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

4. Disiplin Diri

Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada tugasnya sendiri dan menghindarkan diri hari hal-hal yang sanggup menghambat penyelesaian tugas.

Dapat disimpulkan dari klarifikasi diatas bahwa aspek-aspek administrasi waktu meliputi adanya perencanaan, penetapan tujuan, menyusun prioritas, menghindari penundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimalkan waktu yang terbuang, melaksanakan delegasi, dan adanya disiplin diri.

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Delegasi

Salah satu teknik administrasi waktu selain Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas ialah Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi.

Delegasi ialah sumbangan wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab melakukan aktivitas tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dibutuhkan semoga organisasi sanggup berfungsi secara efisien alasannya tidak ada atasan yang sanggup mengawasi secara langsung setiap tugas-tugas organisasi.


Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi ialah sebagai berikut:

1. Apa yang didelegasikan
2. Saling terbuka antara diberi delegasi dan mendapatkan delegasi
3. Transparasi mengenai delegasi
4. Ada impian yang diserahi delegasi
5. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
6. Pengawasan yang wajar
7. Orang yang diserahi delegasi

Delegasi lebih dari sekedar memperlihatkan orang lain kiprah untuk mengerjakan sesuatu. Dengan mengikuti cara pemilihan orang yang sempurna dan teratur serta bijak, menentukan bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau menentukan staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berkhasiat dari pekerjaan yang didelegasikan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:

1. Dalam sumbangan suatu delegasi kekuasaan atau kiprah haruslah dibarengi dengan sumbangan tanggungjawab.
2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang sempurna baik dari segi kualifikasi maupun fisik.
3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan sumbangan motivasi.
4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang mendapatkan delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan memiliki manfaat ganda, diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Pimpinan sanggup lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya
2. Putusan sanggup dibentuk dengan lebih cepat dan unit yang tepat
3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan sanggup dimotivasi
4. Mendidik dan membuatkan bawahan sehingga bisa diberi beban kiprah yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

Materi Selanjutnya Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Asertif

Sebelumnya kita sudah mengenal dan membahas Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi. Selanjutnya kita akan membahas teknik administrasi waktu lainnya yakni Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif.

Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan orang lain.

Dalam bersikap asertif, seseorang dituntuk untuk jujur terhadap dirinya dan juru pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak lainnya.

Terdapat beberapa teknik administrasi asertif yang berkhasiat dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

1. Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana kita merespon sikap mereka sanggup membatu menghindari kesalahpahaman dan membantu menuntaskan konflik yang tidak sanggup dihindari dalam suatu hubungan. Ketika kita menentukan untuk memberikan umpan balik negatif kepada orang lain, gunakan teknik komunikasi yang tidak terkesan mengancam. Kriteria untuk umpan balik yang bermanfaat yaitu sebagai berikut:

1. Difokuskan pada sikap seseorang bukan kepribadiannya.
2. Bersifat deskriptif bukan evaluatif.
3. Fokus pada reaksi kita sendiri bukan maksud orang lain.
4. Bersifat spesifik bukan umum.
5. Difokuskan pada penyelesaian masalah.
6. Umpan balik disampaikan secara pribadi.

2. Meminta Umpan Balik dari Orang Lain

Kita perlu berlatih menunjukkan umpan balik dengan cara yang tepat. Pada ketika bersamaan kita juga perlu mengundang umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal kita. Kemampuan kita untuk mendengar kritik atau saran tanpa sikap defensif atau marah, mengakui ketika kita berbuat kesalahan, dan mendorong orang lain untuk menunjukkan umpan balik kepada kita. 

Mereka juga membantu kita untuk mengidentifikasi bidang-bidang pada praktik profesional kita yang mungkin perlu perbaikan dan membantu meningkatkan kekerabatan yang lebih baik dengan orang lain.

3. Menentukan Batasan

Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggungjawab untuk keputusan yang diambil, bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa merasa murka kepada orang lain yang mengajukan undangan tersebut.

Ketika menghadapi sebuah permintaan, langkah pertama yaitu menentukan seberapa jauh kita mau memenuhi undangan tersebut. Jika perlu waktu untuk mengambil keputusan, menunda keputusan yaitu tindakan yang sempurna asalkan kita kembali ke orang tersebut dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

4. Membuat Permintaan

Meminta sesuatu yang diinginkan dari orang lain secara eksklusif juga dibutuhkan pada kekerabatan yang sehat. Jika kita berada pada posisi manajemen, menyatakan keinginannya dengan terang dari orang lain yaitu suatu potongan penting untuk mencapai tujuan organisasi.

Pada kekerabatan yang sederajat, menciptakan undangan menyerupai meminta pertolongan, yaitu suatu potongan penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan meresponnya secara asertif, termasuk berkata "tidak". Kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak undangan kita dengan cara yang asertif.

5. Berlaku Persisten

Salah satu aspek penting dalam sikap asertif yaitu persisten untuk menjamin bahwa hak-hak anda dihargai. Sering ketika kita telah menentukan batasan atau telah berkata "tidak", kemudian orang-orang disekitar kita akan membujuk untuk mengubah pikiran.

Jika kita mengulangi pernyataan keputusan itu dengan santai, kita telah bertindak asertif tanpa menjadi berangasan dan tanpa menyerah. Respon, mengulangi pernyataan keputusan dengan santai, sering disebut respon "kaset rusak" (Smith, 1975).

6. Membingkai Kembali

Menurut Kaufman, bingkai yaitu jalan pintas kognitif yang dipakai orang untuk menciptakan suatu gosip yang kompleks menjadi masuk akal. Teknik pembingkaian kembali juga termasuk:

1. Fokus membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok tujuan yang terbatas.
2. menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.
3. Menentukan kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama disetujui dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.
4. Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum dieksplirasi/difikirkan lebih mendalam.
5. Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada ketika yang bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.

7. Mengabaikan Provokasi

Konflik interpersonal sanggup memunculkan banyak sekali metode untuk "menang" dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain. Misalnya, pasien yang murka atau putusa asa mungkin menyerang dengan serangan personal.

Farmasis yang merasa dikritik secara tidak adil mungkin merespon dengan sikap berangasan atau sarkastik. Konflik interpersonal antara profesional di bidang kesehatan sering ditandai dengan kudeta dan otonomi.

Abaikan komentar yang bersifat mencela dan tetap fokus pada penyelesaian problem sanggup menjaga konflik semoga tidak meningkat kearah yang sanggup merusak hubungan.

8. Merespon Kritik

Bagi sebagian orang, kritik benar-benar sanggup menciptakan diri hancur sebab kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umumnya sebagai berikut:

1. Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal
2. Bahwa kita harus benar-benar kompeten melaksanakan segala hal tanpa kesalahan.

Pada beberapa perkara kita mungkin ingin membalas dendam dengan melaksanakan serangan balik terhadap orang yang menunjukkan kritik. Cara satu-satunya meniadakan perasaan itu dan untuk memulai mengatasi kritik dengan layak yaitu dengan menantang kepercayaan irasional yang mendasarinya yang menjadikan kita takut tidak diakui oleh orang lain.

Materi sebelumnya Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Skala Prioritas

Manajemen waktu sangat diharapkan biar setiap individu sanggup melaksanakan setiap kegiatannya secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa teknik yang sanggup dipakai dalam administrasi waktu. Salah satunya yaitu teknik administrasi waktu menurut skala prioritas.

Pada administrasi waktu menurut skala prioritas, pelaksanaan pekerjaan didahulukan menurut skala prioritas. Skala prioritas mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting, , dan terakhir yaitu pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

1. Mendesak dan Penting

Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak sanggup ditunda-tunda lagi. Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal penting dan harus dilakukan, tidak sanggup ditunda pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan kerumah sakit, mengerjakan kiprah kantor untuk diserahkan esok hari, dan lain sebagainya.

Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress, cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja alasannya semua acara dilakukan secara terburu-buru.

2. Penting

Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan hingga pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk menuntaskan pekerjaan ini.

Kegiatan dalam kelompok ini meliputi acara yang sudah terpola dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting yaitu mengerjakan kiprah sesuai jadwal, olahraga terpola dan lain sebagainya.

Orang yang berada dalam kelompok ini yaitu mereka yang mempunyai visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melaksanakan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan menuntaskan sisanya kemudian.

Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini yaitu orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

htyr

3. Mendesak dan Tidak Penting

Pekerjaan ini terkadang tiba dari orang di luar lingkungan kerja. Misalnya ketika mereka minta santunan kepada Anda. Hal ini sanggup saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh alasannya itu sah-sah saja kalau seseorang mengabaikan dan tidak membantunya kalau pekerjaan Anda dikala ini merupakan pekerjaan penting dan tidak sanggup ditunda-tunda lagi penyelesaiannya.

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan acara tidak penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti teladan mendapatkan tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari.

Kebiasaan bekerja pada kelompok menyerupai ini akan menciptakan seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan terang dalam pekerjaan, alasannya selalu berusaha menyenangkan orang lain.

4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kegiatan dalam kelompok ini merupakan acara yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya yaitu menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cendrung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

Materi selanjutnya sanggup dilihat pada Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Read More

Menerapkan Pemeliharaan Dan Perawatan Sarana Dan Prasarana

Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara profesional, suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan derma peralatan sarana dan prasarana yang handal. Sumber daya mesin dan peralatan menjadi cuilan yang sangat krusial bagi kelangsungan proses penyelesaian pekerjaan. Agar supaya sanggup menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, tidak hanya disebabkan oleh adanya sumber daya insan yang handal, metode kerja yang baik.

Sarana dan peralatan merupakan sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan proses produksi. Permasalahan utama di industri yaitu Kompetensi Profesional bagaimana perjuangan untuk mendapat peralatan dan sarana semoga siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?. Jawabannya yaitu bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

ilustrasi pemeliharaan

Pengeloaan identik dengan manajemen. Maka dari itu Purwanto dan M. Ali, (2008: 223) menyatakan “Manajemen perawatan sarana dan prasarana sanggup didefinisikan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling), seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”. Sumber daya yang ada pada organisasi terdiri dari 7 M yaitu Man (manusia atau tenaga ahli, dan teknisi), Money (modal dan investasi), Material (Bahan baku), Machine (Mesin dan Peralatan), Minute (Waktu yang digunakan untuk proses produksi), serta Method.


Kondisi peralatan dan mesin yang baik dan siap untuk digunakan, akan sangat membantu pengguna (user) dalam menjalankan acara usahaya akan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Para andal berkeyakinan bahwa tersedianya mesin dan peralatan dalam kondisi selalu siap pakai merupakan faktor pendukung dalam peningkatan kinerja organisasi. 

Banyak organisasi menginvestasikan mesin dan peralatan dengan dana yang sangat besar. lantaran berkeyakinan akan sanggup meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Agar supaya efektivitas dan efisiensi sanggup tercapai secara lebih optimal, keseimbanga pemakaian sarana dan prasaran termasuk peralatan dan mesin-mesin harus memperoleh perhatian yang baik. Perhatian dalam hal ini yaitu semua sumberdaya yang dipergunakan sebaiknya lakukan perwatan dan pemeliharaan.


Perawatan dan pemeliharaan yaitu kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan semoga sarana dan prasarana tidak rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melaksanakan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan mengakibatkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi.


Perencanaan Perawatan dan Pemeliharaan

Kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memerlukan perencanaan yang baik semoga hasil yang didapat juga baik. Perencanaan kegiatan pemeliharaan sanggup dibentuk menurut periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan, bulanan maupun tahunan. 

Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau sasaran yang akan dicapai dalam pekerjaan. Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware komputer, kecepatan jaringan dan lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai, kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat ukur dan lain sebagainya.Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu disiapkan diantaranya yaitu :

• Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan pemeliharaan. 
• Buku manual dari peralatan tersebut. 
• Hasil inspeksi dan saran yang ada. 
• Kondisi peralatan terkini. 
• Catatan kinerja sarana dan prasarana. 
• Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan. 

Kegiatan Inspeksi

Inspeksi merupakan kegiatan investigasi yang dilakukan dengan cara survey atau Inspeksi/peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang diperlukan dan volume pekerjaan pemeliharaan. Hasil investigasi atau Inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum investigasi berikutnya.


Macam-macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana Prasarana

Pada dasarnya metode perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan sehingga beberapa organisasi terkadang menerapkan campuran dari beberapa metode dan teknik. Teknik dan metoda Perawatan dan pemeliharaan mempunyai tujuan yang hampir sama yaitu untuk meminimasi downtime (peralatan tidak sanggup bekerja). Downtime merupakan waktu dimana sarana dan prasarana dalam kondisi idle atau menganggur lantaran adanya proses maintenance baik pemeliharaan ataupun perbaikan.

Selain minimasi downtime, tindakan perawatan dan pemeliharaan juga bertujuan untuk meminimasi ongkos perawatan dan pemeliharaan. Purwanto dan M. Ali, (2008: 224), menyatakan ”Secara umum pembagian terstruktur mengenai metode perawatan dan dan perbaikan dibedakan menjadi 4 yaitu :

Time based maintenance
Time based maintenance merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan menurut waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan. 

Condition based maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan menurut kondisi peralatan tersebut tanpa melihat apakah sudah waktunya atau belum waktunya dilaksanakannya pemeliharaan.

Breakdown maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan lantaran terjadinya breakdown peralatan tersebut. 

Reliability Centered maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan menurut perhitungan tingkat keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas sanggup diukur menurut fungsi dari umur pakai peralatan tersebut.

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang demikian pesat, metode perawatan dan pemeliharaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan dan sanggup dibedakan menurut penggolongan sbb :

• Berdasarkan tindakan yang diambil apakah dilakukan sebelum kerusakan terjadi. 
• Berdasar Urgensinya perawatan ini dalam bentuk darurat (emergensi). 
• Berdasarkan prediksi atau sering disebut perawatan monitoring.Kegiatan perawatan dan pemeliharaan prediktif merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang. 
• Berdasarkan keaktifannya (perawatan proaktif). 

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

Tujuan Pemeliharaan Sarana Prasarana
Secara rinci kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana mempunyai beberapa tujuan yang mencakup:

• Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk mendukung proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya. 
• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan. 
• Menjamin kelancaran kegiatan organisasi. 
• Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai 
• Mengetahui kerusakan secara dini atau tanda-tanda kerusakan yang timbul sehingga tindakan perbaikannya sanggup direncanakan dengan baik. 
• Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak. 
• Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang menimbulkan waktu perbaikan yang usang dan biaya perbaikan yang besar. 
• Meningkatkanimage organisasi. 
• Meningkatkan budaya organisasi untuk menyebarkan sistem administrasi perawatan dan pemeliharaan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. 
• Meningkatkan motivasi kerja 

Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

• Manfaat yang sanggup diperoleh sanggup berupa manfaat eksklusif maupun manfaat tak eksklusif diantaranya yaitu sebagai berikut : 
• Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown atau berhenti beroperasi. 
• Konservasi asset menjadi lebih baik. 
• Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart atau sparepart sarana dan prasarana. 
• Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan. 
• Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik 
• kecelakaan kerja. 
• Meningkatkan motivasi pekerja Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana saja yang memerlukan perawatan lanjutan. 
• Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan 
• Mengurangi penggunaan tenaga kerja eksklusif berkaitan dengan tidak berfungsinya peralatan. 
• Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemroresan ulang atau rework sanggup ditekan. (Purwanto dan M. Ali, 2008: 234), 

sumber : Modul Guru Pembelajar Produktif Administrasi Perkantoran

Read More

Mengelola Data / Gosip Di Daerah Kerja

A. Pengertian Data/informasi

Setiap organisasi selalu melaksanakan tindakan-tindakan penting guna mencapai tujuan melalui pemanfaatan data atau informasi yang ada. Data atau informasi begitu penting untuk pelaksanaan tindakan yang diawali dari pengambilan keputusan yang tepat. Tanpa data atau informasi, tidak mungkin keputusan sanggup diambil. Bila dipaksakan, maka tindakan yang diambil berdasarkan keputusan tersebut akan berakibat fatal.

Lalu, apakah pengertian bersama-sama data maupun informasi itu ?

Data yaitu sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data sanggup berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai materi untuk melihat lingkungan, obyek, insiden ataupun suatu konsep.



Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang mempunyai nilai tertentu, dan bisa dipakai untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi yaitu suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.


Berikut ini yaitu pengertian dan definisi informasi berdasarkan beberapa ahli:

a. JONER HASUGIAN

Informasi yaitu sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media

b. KENNETH C. LAUDON

Informasi yaitu data yang sudah dibuat ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan sanggup dipakai untuk manusia

c. ANTON M. MOELIONO

Informasi yaitu penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau materi faktual yang sanggup dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan

d. GORDON B. DAVIS

Informasi yaitu data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang kini atau nantinya

e. ROBERT G. MURDICK

Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang dipakai untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.


Jenis-Jenis Data

1. Data Menurut Cara Memperolehnya

Data Primer yaitu data yang secara pribadi diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai pribadi penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

Data Sekunder yaitu data yang didapat tidak secara pribadi dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan aneka macam cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya yaitu pada peneliti yang memakai data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

2. Data Menurut Sumber Datanya

Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya yaitu data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.


3. Jenis Data Berdasarkan Sifat Data

Data Diskrit data yang nilainya yaitu bilangan asli. Contohnya yaitu berat tubuh ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.

Kontinyu data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh, penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian tempat mengimpor materi baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.



MANFAAT INFORMASI/DATA

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, lantaran merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi sanggup dikatakan bernilai bila keuntungannya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data

5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8. Melakukan proteksi dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan menunjukkan login dan password terhadap masing-masing data.

9. Agar pemakai bisa menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database sanggup mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.


Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor mempunyai kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang dipakai untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator sentra untuk pekerjaan penting, dan kantor bab untuk pekerjaan yang lebih kecil.


2. Komunikasi (Comunications)

Komunikasi yaitu proses mengirim dan mendapatkan pesan, proses ini dikatakan efektif dan sanggup dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai isyarat pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi lantaran komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya sanggup disampaikan dengan cepat dan terang sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran meliputi kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service)

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, administrasi perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi menjadikan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran meliputi kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, training pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, ketidakhadiran pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, watak dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang dipakai pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.


5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang acara kantor yang mempunyai masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun mempunyai nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena intinya acara kantor terjadi lantaran pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis meliputi pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melaksanakan mekanisme pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, agenda penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, training penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.


Konsepsi Tatausaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran

PEKERJAAN PERKANTORAN

Pengertian Pekerjaan Kantor

· Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja yaitu melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan mekanisme kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja yaitu rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menandakan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut sanggup diadakan dengan memakai mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja yaitu suatu kegiatan / kiprah dengan berpedoman pada mekanisme yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada mekanisme kerja.

· Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor yaitu mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan memakai alat baik mesin - mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut perihal kegiatan yang sanggup dilakukan, maka pekerjaan kantor sanggup dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau awut-awutan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan aneka macam macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya pribadi siap pakai.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan aneka macam cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan aneka macam cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan kiprah - kiprah rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan aneka macam cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.


a) Pekerjaan Tulis-menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, mekanisme kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut yaitu warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi materi laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak mendapatkan maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor.

Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, biar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil membuat kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai jadinya sanggup menambah korelasi / korelasi lebih luas. Dari uaraian di atas sanggup disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis yaitu kegiatan mencatat (menulis) surat dengan aneka macam peralatan (alat-alat tulis) perihal keterangan yang dibutuhkan sehingga berwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirim dan disimpan.


b) Mengetik

Pekerjaan mengetik intinya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain yaitu warkat menyerupai surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

2. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

5. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata perjuangan merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata perjuangan (terutama juru tik) diharapakan mempunyai kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus mempunyai pengetahuan perihal jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), gejala koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.


c) Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berafiliasi dengan duduk kasus uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau tubuh perjuangan lainnya, niscaya terlibat dengan keluar lantaran setiap kegiatan niscaya membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, menyerupai pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, menyerupai pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, menyerupai antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4) Biaya lain-lain, menyerupai pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan berdasarkan cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah insiden atau perbuatan usaha, menyerupai mendapatkan tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian yaitu buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas

dikantor B. Berikut diberikan satu contoh sederhana perihal cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :



Sisi Debet di bagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian penerimaan

- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian pengeluaran

- lajur jumlah



Menutup dan membukua kembali buku kas :

1) Menutup buku kas dilakukan tiap tamat bulan.

2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.



d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu menjadikan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan biar pekerjaan sanggup dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, mudah dan efisien. Untuk maksud tersebut maka dibutuhkan yaitu analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan aneka macam cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, biar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format agenda dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format agenda pada kantor A berbeda dengan format kantor B.



· Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bab atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, lantaran fungsinya sebagai sentra ingatan, sentra kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang menunjukkan pengetahuan secara keseluruhan perihal perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:



1. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, biar sempurna pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya yaitu melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terealisasi tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.

Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang sempurna atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap materi keterangan atau warkat sebagai sentra ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasrkan uraian diatas sanggup disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk memutuskan keputusan atau melaksanakan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan.


· Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor yaitu melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, biar sanggup berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan menunjukkan pelayanan kepada bab dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak pribadi mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan contohnya bab produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut sanggup berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.


2. Merambat segenap bab organisasi

Oleh lantaran pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

3. Dilakukan semua pihak

Sebagai jawaban perembetan pekerjaan kantor ke segenap bab organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor sanggup menjadi kiprah sekelompok pegawai (misalnya bab tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) hingga pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang dibutuhkan atau sebaiknya mendapatkan telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi kiprah pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, menunjukkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang menunjukkan tunjangan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi acara manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.



· Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, memalsukan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor sanggup diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

2. Membuat rekening

3. Menyimpan warkat

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work )

7. Macam- macam pekerjaan menyerupai penelepon, mendapatkan tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. Surat menyurat, mendikte, mengetik

10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor.

Hasil penyelidikan menandakan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. Menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. Lain-lain = 12,5%

________________________

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor berdasarkan Leffing Well dan GR. Terry di atas, penulis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan materi baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :

1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

- Mengetik - Menyalin

- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa - Melekatkan

- Menstensil - Menandai

- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul

- Menelepon - Membagi- bagi



2. Bahan baku

Bahan baku yang tidak lazim dipakai delam pekerjaan kantor yaitu :

- Abjad / karakter - Tanda baca

- Angka - Tanda hitunng, dan

- Garis - Tulisan

Read More

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada empat fungsi utama dalam administrasi perkantoran, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (comanding) dan pengawasan (controling). Berikuti ini klarifikasi keempat fungsi administrasi perkantoran tersebut.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi yang akan memilih serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Jadi, dalam perencanaan ini seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Dalam perencanaan ini seorang manajer harus mengevaluasi aneka macam planning alternatif sebelum mengambil tindakan. Kemudian ia harus melihat juga apakah planning yang dipilih itu cocok dan sanggup dipakai untuk memenuhi tujuan perusahaan atau organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi administrasi alasannya yaitu tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dalam administrasi perkantoran antara lain membagi suatu aktivitas besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Fungsi pengorganisasian ini sanggup mempermudah manajer dalam melaksanakan pengawasan dan memilih orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan kiprah yang sudah dibagi-bagi tersebut.

Pengorganisasian sanggup dilakukan dengan cara memilih kiprah apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws kiprah tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Fungsi pengorganisasian dalam administrasi sangat penting karena:

1. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
2. Dapat mendeskripsikan atau menguraikan kiprah dari setiap bidang atau bab dalam organisasi secara jelas.
3. Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
4. Dapat mengatakan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
5. Sumber daya insan dan materil yang dibutuhkan sanggup diketahui.

Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan semoga hasil pengorganisasian sanggup diperoleh dengan baik antara lain sebagai berikut.

1. Mengetahui tujuan
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
3. Menggolongkan aktivitas ke dalam unit yang operasional atau praktis
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
6. Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki,
7. Mendelegasikan wewenang.

3. Pengarahan (Commanding)

Fungsi pengarahan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi administrasi yang berafiliasi dengan perjuangan memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan kiprah masing-masing, semoga kiprah sanggup dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan semenjak awal.

Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus bisa melaksanakan fungsi pengkoordinasian sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat penting, alasannya yaitu fungsi ini merupakan salah satu fungsi administrasi yang menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan, percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan dalam administrasi perkantoran sangat dibutuhkan untuk menjaga semoga seluruh aktivitas dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari planning sehingga tujuan organisasi atau perusahaan sanggup direalisasikan. 

Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian aktivitas yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan sanggup berjalan sesuai dengan sasaran yang diharapakan sekalipun aneka macam perubahan terjadi dalam lingkungan.

Secara garis besar, proses pengawasan dalam administrasi perkantoran mengandung langkah-langkah aktivitas sebagai berikut:

1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
2. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
3. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpanan yang berarti.

Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan mekanisme yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan kendala dan kesulitan yang akan, sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Artikel lain : Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Read More