Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan kemudahan kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang kemudahan kantor yang dipakai untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.
Pengadaan kemudahan itu sanggup berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan kemudahan kantor sanggup dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, menciptakan sendiri, maupun mendapatkan hibah dari pihak lain. Proses pengadaan kemudahan kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan kemudahan kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.
Pengadaan kemudahan kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus diubahsuaikan dengan kebutuhan biar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Mengikuti mekanisme pengelolaan perbekalan,
- Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
- Menyediakan dan memakai perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
- Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
- Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
- Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
- Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak sanggup dipakai sesuai prosedur
Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor sanggup dilakukan dengan cara berikut ini:
- Pengajuan surat permohonan ke gudang,
- Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
- Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
- Jika tidak ada petugas menawarkan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
- Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
- Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
- Bagian logistik melaksanakan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
- Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
- Barang diserah terimakan dengan memakai buku sertah terima barang,
- Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan
Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
Barang habis pakai ialah barang yang sanggup dipergunakan dalam jangka waktu lama, referensi barang menyerupai ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai ialah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Berikut ini mekanisme pengadaan barang tidak habis pakai :
- Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan planning kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,
- Melakukan asumsi biaya yang diharapkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
- Menetapkan skala prioritas berdasarkan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun planning pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
- Menyusun daftar perlengkapan yang diubahsuaikan dengan kebutuhan dari planning kegiatan,
- Menyusun asumsi biaya yang diharapkan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
- Menyusun planning pengadaan barang tersebut menjadi planning triwulan dan kemudian menjadi planning tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:
a) Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan lantaran dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja sanggup ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :
- Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
- Memenuhi syarat penyimpanan barang,
- Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
- Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
- Memperhatikan tenaga yang diharapkan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus biar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai kegiatan yang telah dilaksanakan.
c) Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan manajemen perlengkapan lain ialah kegiatan pembatalan atau penyusutan.
Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Permintaan sarana dan prasarana ialah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.
Permintaan sarpras disini sanggup diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya seruan pengadaan sarpras. Oleh lantaran itu, seruan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.
Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
- Unit pemakai mengajukan bon seruan kepada cuilan gudang dengan bon seruan peralatan/perlengkapan,
- Bagian manajemen gudang meneliti baik keluar ( apakah seruan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
- Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan anutan untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
- Bagian manajemen gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara manajemen maupun secara fisik,
- Bagian manajemen bersama cuilan peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara gotong royong apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
- Ceklis alat kantor yang akan dibeli
- Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan mempunyai kegunaan atau tidak
- Memilih teman berbekanja yang tepat
- Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
- Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
- Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu niscaya tidak akan sia-sia. Meminta saran dan pinjaman kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita sanggup menyisihkan waktu sekitar satu ahad untuk melengkapi alat kantor kawasan kita bekerja.
Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Dalam menentukan aneka macam perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan biar kita tidak menyesal sehabis membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya termakan oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.
Berikut ini ialah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :
- Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
- Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
- Dapat menjadi sarana atau alat yang sanggup membantu pekerjaan kantor seharihari.
Nah bila sudah di baca maka Anda sanggup menajutkan mengisi latian berikut ini
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Penyusun : Wiwin Windarti
MODUL,
Administrasi
Sarana dan
Prasarana
Administrasi
Perencanaan Pengadaan
dan Permintaan Sarana
dan Prasarana Kantor
0 komentar:
Posting Komentar