Etika Dalam Menulis Email

Dalam dunia korespondensi modern, terdapat cara gres dalam berkirim surat dengan memakai surat elektronik (e-mail). Pada dasarnya proses tata cara penulisan baik memakai surat maupun email yaitu sama sebab kaidah tersebut berlaku secara umum.

Etika ini dibutuhkan biar tiap pengguna email mempunyai rasa tanggung jawab dan memperlihatkan perasaan kondusif dan nyaman kepada orang lain ketika melaksanakan korespondensi via internet.

Lalu adat apa saja yang harus diperhatikan ketika hendak menulis emai?, berikut beberapa hal yang harus diperhatikan pada dikala menulis email.

1. Dalam mengirimkan pesan lewat email, sebaiknya cantumkan nama diri yang sebenarnya. Hindari penggunaan nama samaran atau panggilan, pencantuman nama orisinil sanggup memperlihatkan adanya rasa tanggungjawab terhadap pesan-pesan yang disampaikan dalam email.
2. Cantumkan ringkasan wacana apa yang ingin disampaikan dalam email tersebut pada kolom subject. 
3. Isi pesan yang disampaikan haruslah tetap mengacu pada kaidah umum menyerupai sederhana, ringkas, jelas, gampang dipahami akseptor pesan. Penyampaian pesan yang baik dengan sendirinya akan memudahkan pemahaman akseptor pesan.
4. Hindari penggunaan kata hasutan, menghina, mengejek atau mengumpat sebab hanya akan menjadikan permusuhan dan ketidaksenangan pada si pengirim email.
5. Hindari pengiriman virus, spyware, malware dan sejenisnya yang sanggup merugikan si akseptor pesan.
6. Dalam membalas email sebaiknya diedit lebih dahulu potongan yang tidak perlu ditampilkan atau potongan mana yang ingin dihapus.
7. Abaikan email berantai dan tidak terang maksudnya.
8. Gunakan BBC (blind carbon copy) ketika mengirim email ke banyak orang untuk menghindari akun email disalah gunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
9. Hindari penggunaan CC (carbon copy) ketika akan mengirim email ke sejumlah orang, sebab hal itu akan menciptakan orang lain tahu siapa saja alamat email lain yang anda kirimkan secara bersamaan.
10. Hindari pengiriman email yang berulang-ulang baik dengan topik yang sama atau berbeda (spam). Pengiriman email yang berulang akan menciptakan rasa tidak nyaman bagi akseptor pesan email.
11. Sabar dalam menunggu akhir email. Karena setiap orang mempunyai kesibukan masing-masing. Oleh sebab itu kalau email tidak segera dibalas kemungkinan besar orang tersebut mempunyai acara lain yang sedang dikerjakan.
12. Perlakukan email secara personal. Jangan hingga orang lain sanggup mengirim email namun mengatasnamakan alamat email anda. Bisa jadi suatu dikala alamat email kita disalah gunakan.
13. Hindarkan balasan yang terlalu singkat ketika membalas (reply) email yang ditujukan kepada anda. Membaca balasan yang singkat ketika surat yang kita kirim tidak mengecewakan panjang tentu saja tidan nyaman.
14. Hindari penggunaan aksara kapital pada pesan yang anda kirimkan. Penulisan pesan dalam aksara besar dianggap tidak sopan dan terkesan seolah teriak atau marah. Gunakanlah aksara kapital pada kata-kata tertentu.
15. Hindari penggunaan font secara berlebihan dalam menulis email. Gunakanlah font yang masuk akal dan gampang terbaca sewajarnya, contohnya ukuran 11 dan 12.
16. Hindari pengiriman email dengan kapasitas besar, contohnya pengiriman file dalam ukuran megabyte. Sebab semakin besar kapasitas file, maka akan memperlama proses loading, sehingga waktu tunggu menjadi lebih lama.
17. Hindari penulisan tanda baca yang salah dalam penulisan email. 
18. Jawablah segera kalau ada email masuk. Jawab email tersebut sewajarnya dan secepat mungkin. Jangan membiarkan email masuk tanpa memperlihatkan balasan apapun, sebab hal itu akan mengecewakan si pengirim pesan.

Artikel terkait: Kelebihan dan Kekurangan Email