Jenis-Jenis Sop (Standar Operating Procedure)

Standard operating procedure POS atau kadang disingkat dalam bahasa indonesia ialah SOP Standar Operasional Prosedur, ialah suatu set aba-aba yang mempunyai kekuatan sebagai suatu petunjuk pekerjaan. Hal ini meliputi hal-hal dari operasi yang mempunyai suatu mekanisme niscaya atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP.

SOP yang berfungsi sebagai fatwa dalam melaksanakan pekerjaan rutin sanggup dibagi menjadi beberapa jenis menyerupai berikut:

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP sanggup dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

1. SOP Teknis

SOP Teknis, adalah mekanisme standar yang sangat rinci dari acara yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu kiprah atau jabatan. Setiap mekanisme diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melaksanakan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, investigasi keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP Administratif, adalah mekanisme standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari acara yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu kiprah atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif ialah sebagai berikut:

1. Pelaksana acara berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan acara atau langkah pelaksanaan acara yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melaksanakan kegiatan.

Dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan lingkup makro, SOP administratif sanggup dipakai untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan manajemen pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil hingga pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan kiprah pokok dan fungsinya.

SOP

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro

SOP Makro meliputi beberapa SOP mikro yang mencerminkan pecahan dari acara tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian acara dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan acara yang sebenarnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP tunjangan jawaban terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro merupakan pecahan dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi pecahan dari acara SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP berdasarkan cakupan dan kelengkapan acara dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final

SOP final ialah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling simpulan atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial ialah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling simpulan atau final sehingga acara ini masih mempunyai rangkaian acara lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan pecahan (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) ialah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan baik dari acara yang di SOP kan maupun dari tahapan acara dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B mempunyai SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) ialah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif mempunyai perbedaan dari acara yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan daerah SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak sanggup diterapkan di daerah lain lantaran sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Artikel sebelumnya Pengertian Faktur

Refrensi
Ika widyanti, Administrasi Perkantoran, Yudistira
http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar

Read More

Prinsip-Prinsip Penyusunan Sop

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik yaitu SOP yang sanggup dengan gampang dipahami dan dijalankan. SOP yang gampang dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan menciptakan pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk menciptakan SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.

1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan semoga prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan gampang sanggup dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai gres tanpa mengalami hambatan dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi aliran dalam penyusunan mekanisme kerja. Diharapkan prinsip ini menciptakan pekerjaan lebih cepat simpulan dan lebih murah.

3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4. Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP alasannya yaitu output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang sanggup diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada sanggup dengan gampang diubahsuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga sanggup menunjukkan kepuasan pada pengguna.

7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian aturan semoga sanggup ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai kalau terjadi tuntutan hukum. 

Prinsip penyusunan standar  pelayanan semoga sanggup diimplementasikan dan menjadi alat sinergis antara pemberi layanan dengan akseptor jasa layanan, maka dalam penyusunan standar pelayanan perlu menerapkan hal berikut:

1. Konsensus. Standar pelayanan yang diterapkan merupakan komitmen dan hasil komitmen antar pimpinan dan staf unit pelayanan dengan memperhatikan pihak yang berkepentingan, serta mengacu peraturan yang ada.
2. Sederhana. Standar pelayanan yang ditetapkan memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga gampang dipahami dan dilaksanakan.
3. Konkret. Prosedur yang distandarkan harus sanggup dimengerti dengan gampang dan gampang pula diterapkan oleh para pegawai.
4. Mudah Diukur. Standar pelayanan yang diterapkan sanggup diukur penerapannya.
5. Terbuka. Standar pelayanan yang ditetapkan bersifat terbuka untuk menerima saran dan masukan untuk penyempurnaan.
6. Terjangkau. Terjangkau artinya standar pelayanan sanggup dilaksanakan secara baik dan benar.
7. Pertanggungjawaban. Pertanggungjawaban yaitu hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan sehingga sanggup dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
8. Ketepatan waktu. Dalam pencapaian suatu pekerjaan, sangat diharapkan prinsip ketepatan waktu semoga pekerjaan sanggup dilaksanakan dengan waktu yang ditentukan.
9. Kesinambungan. Prinsip kesinambungan memungkinkan prosedur-prosedur yang dibentuk diperbarui mengikuti kebutuhan demi meningkatkan layanan.

Artikel sebelumnya silahkan baca Jenis-Jenis SOP

Read More

Materi Pelajaran Pengantar Manajemen Perkantoran

Mata pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran merupakan pelajaran yang diajarkan pada kelas X dan XI di Sekolah Menengah kejuruan Bisnis Manajemen khususnya Administrasi Perkantoran dan Akuntansi. Pelajaran ini termasuk mata pelajaran gres yang termasuk dalam ranah C1 kurikulum 2013. 

Berikut ini daftar bahan pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran yang diajarkan pada kelas X selama satu tahun. Materi ini diambil menurut silabus kurikulum 2013 yang dikeluarkan ditpsmk.net. Jika Bapak/ibu belum memilikinya silahkan lihat pada laman resminya atau sanggup dicari pada blog ini.

Materi Pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran kelas X

Semester I

1. Hakikat Administrasi Perkantoran

• Pengertian kantor dan manajemen perkantoran
• Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
• Ruang lingkup manajemen perkantoran
• Tujuan manajemen perkantoran

2. Karatreristik manajemen Perkantoran

• Bersifat pelayanan
• Bersifat terbuka dan luas
• Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
• Mengevaluasi aneka macam Karakteristik manajemen perkantoran 

3. Azas-azas manajemen perkantoran

• Asas Desentralisasi
• Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
• Penggunaan Azas-azas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

4. Jenis-jenis pekerjaan kantor

• Ciri-ciri pekerjaan kantor
• Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan kantor

5. Organisasi kantor

• Prinsip-prinsip organisasi kantor
• Bentuk-bentuk Organisasi kantor
• Bagan/Struktur organisasi kantor Uraian Tugas

Semeseter II

1. Komunikasi perkantoran 

• Pengertian komunikasi
• Proses Komunikasi
• Unsur-unsur Komunikasi
• Fungsi Komunikasi
• Tujuan Komunikasi
• Teknik Komunikasi
• Komponen Komunikasi
• Bentuk Komunikasi
• Bidang Komunikasi
• Sifat Komunikasi
• Tatanan Komunikasi
• Etika Komunikasi
• Etika Menerima Tamu
• Etika Bertelepon

2. Asas-asas Pengorganisasian Kantor

• Asas Tujuan
• Asas Kesatuan Fungsi
• Asas Hubungan Individual
• Asas Kesederhanaan
• Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
• Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
• Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
• Asas Jangkauan Pengawas

3. Tujuan tata Ruang kantor

4. Jenis-jenis Tata Ruang kantor

5. Fasilitas Kantor 

• Pengertian Fasilitas
• Pengadaan Fasilitas kantor
• Contoh Fasilitas kantor: sofa duduk, mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain

6. Lingkungan kantor 

7. Penataan akomodasi kantor

• Pengertian ergonomi
• Penerapan ergonomi.
• Tata letak fasilitas.
• Akibat tidak menerapkan sistem ergonomi pada tata letak fasilitas.

Beberapa bahan pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran sudah kami jabarkan pada blog ini, silahkan Bapak/ibu cari memakai fungsi pencarian pada kolom search di blog ini. Semoga semakin mempermudah dalam proses pembelajaran kita semua.

Materi pelajaran sebelumnya silahkan lihat Materi Pelajaran Administrasi Sarana Prasarana

Read More

Materi Pelajaran Pengantar Ekonomi Bisnis

Mata Pelajaran Pengantar Ekonomi Bisnis diajarkan pada kelas X dan XI untuk jurusan Administrasi Perkantoran dan Akuntansi. Mata pelajaran ini merupakan salah satu mata pelajaran gres yang muncul pada kurikulum 2013. Pengantar Ekonomi Bisnis mengajarkan dasar ekonomi dan bisnis untuk para siswa kelas X dan XI dengan tujuan supaya siswa/i pada tingkatan tersebut mengenal ekonomi bisnis secara umum.

Berikut ini daftar bahan pelajaran Pengantar ekonomi bisnis yang diajarkan pada kelas X menurut silabus yang dikeluarkan oleh ditpsmk.net. Semoga bermanfaat bagi kita semua. Materi Kelas X diajarkan pada semester I dan semester II.

Semester I

1. Teori Keseimbangan Harga

• Mendeskripsikan Teori Keseimbangan Harga
• Menjelaskan pengertian aturan undangan dan penawaran
• Menjelaskan terjadinya keseimbangan harga
• Menyajikan teori keseimbangan harga

2. Teori Titik Pulang Pokok (BEP) Mendeskripsikan Teori Teori Titik Pulang Pokok  (BEP)

• Menjelaskan pengertian Permodalan
• Menjelaskan Pengertian biaya operasional
• Menyajikan teori Pulang Pokok

3. Perilaku Ekonomi Mendeskripsikan  Perilaku Ekonomi

• Menjelaskan pengertian Perilaku pasar
• Menjelaskan pengertian sikap konsumen dan produsen
• Menyajikan  Perilaku Ekonomi

Semester II

1. Teori Perilaku Kepuasan

• pengertian aturan Gossen I
• pengertian aturan Gossen  dan II

2. Teori Maslow 

• Mendeskripsikan Teori  Kebutuhan
• Pengertian teori kebutuhan

Daftar Materi Pelajaran Sebelumnya silahkan baca Materi Pelajaran Administrasi Perkantoran

Read More

Materi Pelajaran Pengantar Akuntansi Dan Keuangan

Pelajaran Pengantar Akuntansi dan Keuangan termasuk pelajaran gres yang terangkum dalam ranah C1 di kurikulum 2013. Pelajaran ini diajarkan tidak hanya di jurusan Akuntansi namun juga diajarkan pada Administrasi Perkantoran.

Berikut ini bahan pelajaran Pengantar Akuntansi dan Keuangan untuk kelas X Bisnis Manajemen, untuk jurusan Administrasi Perkantoran dan Akuntansi.

Semester 1

1. Hakekat Akuntansi

• Pengertian akuntansi
• Tujuan akuntansi
• Peran akuntansi

2. Pihak-pihak yang membutuhkan warta akuntansi

3. Profesi akuntansi

• Profesi
• Jabatan

4. Bidang Spesialisasi akuntansi

5. Jenis dan bentuk tubuh usaha

6. Prinsip-prinsip dan konsep dasar akuntansi

7. Tahap-tahap proses pencatatan transaksi

• Pencatatan transaksi dalam dokumen
• Dokumen transaksi dicatat dalam jurnal
• Posting dari jurnal ke buku besar
• Menyusun neraca saldo
• Menyusun laporan keuangan

8. Transaksi bisnis perusahaan

• Pengertian  transaksi bisnis
• Kelompok transaksi bisnis
• Jenis transaksi bisnis
• Pengaruh transaksi bisnis pada proses pencatatan

9. Persamaan dasar akuntansi

• Pengertian  persamaan dasar akuntansi
• Unsur-unsur persamaan dasar akuntansi
• Bentuk persamaan dasar akuntansi
• Fungsi persamaan dasar akuntansi
• Analisis dampak transaksi ke persamaan dasar akuntansi
• Teknik mencatat transaksi ke dalam persamaan dasar akuntansi
• Menyusun persamaan dasar akuntansi

Semester II

1. Pengkodean akun

• Pengertian
• Jenis
•  fungsi 
• Analisis transaksi
• Analisis akun
• Analisis dampak transaksi terhadap akun
• Membuat pencatatan transaksi ke dalam akun

2. Pencatatan Transaksi

• Pencatatan transaksi dalam jurnal umum
• Posting transaksi ke buku besar
• Penyusunan neraca saldo
• Penyusunan neraca lajur

3. Pelaporan Keuangan

• Pengertian laporan keuangan
• Fungsi laporan keuangan
• Jenis laporan keuangan
• Bentuk laporan keuangan
• Cara menyusun laporan keuangan
• Menyusun laporan keuangan

Materi lainnya silahkan lihat Materi Pelajaran Pengantar Ekonomi Bisnis

Read More

Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Dalam sebuah organisasi kantor, pada umumnya tingkat jabatan sanggup disimpulkan ke dalam tiga bentuk susunan piramida utama yang memperlihatkan kategori tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut mencakup manajer administratif, manajer kantor, dan supervisor.

1. Manajer Administrasi

Manajer manajemen mempunyai kiprah yang membedakannya dengan kiprah manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer manajemen dan manajer kantor.

1. Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.
2. Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.
3. Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, kiprah manajer kantor yaitu menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.
4. Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak sanggup memutuskan. Manajer kantor memperlihatkan saran menurut perkembangan data dan sumber isu lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.
5. Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya sanggup mengaplikasikannya,
6. Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor sampai staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2. Manajer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya yaitu tangan kanan bagi top manajer. Oleh sebab itu setiap devisi niscaya mempunyai penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti memperlihatkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melakukan tugasnya masing-masing.

Oleh sebab itu, ada jenis serangkaian kiprah yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan kiprah manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat kiprah tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi faktual yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor mempunyai kiprah yang berkaitan akrab dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1. kemampuan memimpin
2. memiliki latar belakang praktik/pendidikan
3. kemampuan melatih
4. kemampuan mengungkapkan diri
5. kemampuan bersikap terbuka
6. keingintahuan
7. kemampuan menyebarkan kreativitas
8. kemampuan mempertimbangkan dengan nalar sehat dan bijaksana
9. kemampuan menjual gagasan
10. kemampuan bekerja sama
11. sabar.

3. Supervisor

Menurut Moekijat (1997) kiprah supervisor yaitu sebagai berikut:

a. Tugas Pokok

1. memberi perintah guna melakukan tugas
2. mengawasi kiprah karyawan
3. melatih karyawan
4. memelihara relasi baik antar karyawan dengan bijak

b. Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1. merencanakan pekerjaan tiap unit kerja
2. mengontrol pekerjaan supaya simpulan tiap waktu
3. menekankan ketelitian kerja pada karyawan supaya efektif dan efisien
4. mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya
5. membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai honor dan kontribusi yang diberikan
6. mengembangkan metode gres bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1. melatih pekerja sehingga bisa menuntaskan kiprah dengan baik
2. mengembangkan sistem magang
3. pendelegasian tanggungjawab
4. mentolerisasi kesalahan bawahan, namun sanggup memperlihatkan mana dan bagaimana yang benar
5. mendamaikan perselisihan antarkaryawan
6. memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi
7. menerapkan disiplin kerja

d. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1. meminta daftar rekap bolos dan lalu menciptakan bolos continous form guna kegiatan payroll
2. melaporkan pekerjaan bawahan
3. meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.
4. bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e. Tugas penyelia atau pengawas menurut fungsi-fungsi manajemen

1. Perencanaan

1. membuat tujuan organisasi
2. menentukan visi dan misi
3. membuat anggaran
4. membuat daftar kebutuhan alat, materi dan perlengkapan
5. membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2. Pengorganisasian

1. menentukan kiprah spesifik bawahan
2. menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab
3. menentukan langkah kerja
4. menentukan metode kerja
5. menentukan mekanisme kerja
6. menentukan sistem kerja
7. mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3. Pengarahan

1. memastikan personil yang tepa sesuai kebutuhan jenis pekerjaan
2. memotivasi pekerja
3. memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar
4. mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4. Pengawasan

1. mengontrol anggaran
2. mengontrol standar kerja
3. mengontrol proses
4. mengontrol hasil kerja
5. mengontrol lokasi kerja
6. mengontrol kelayakan alat kerja
7. mengontrol relasi antarkaryawan dan sebagainya

Artikel terkait Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Read More

Karakteristik Info Siap Pakai

Informasi yang baik merupakan hal penting dalam pengambilan suatu keputusan, kualitas infromasi sangat memilih keputusan yang diambil. Oleh alasannya yaitu itu gosip yang baik dan siap pakai sangat diharapkan dalam setiap pengambilan keputusan.

Berikut ini terdapat beberapa karakteristik gosip yang baik dan siap pakai.

1. Akurat

Syarat utama gosip dikatakan siap pakai yaitu akurat. Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan fakta yang sebenarnya, tepat, dan sebaiknya merupakan hasil analisis statistik yang baik.

2. Tepat Waktu

Selain akurat gosip harus sempurna waktu, dalam arti gosip harus tersedia pada ketika yang dibutuhkan. Misalnya potongan pemasaran dan pemesanan barang harus mengetahui jenis dan jumlah stok barang di gudang. Jangan hingga potongan pemasaran menjanjikan pengiriman barang kepada konsumen sementara stok barang di gudang tidak tersedia. Bagian pemasaran perlu mengetahui jumlah seluruh stok barang digudang guna keperluan pengirimannya.

3. Relevan

Selanjutnya karakteristik gosip siap pakai yaitu relevan, dalam arti gosip yang disampaikan mempunyai relasi terkait dengan keputusan yang akan diambil. Misalnya, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyeleksi calon pegawai yaitu latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, training yang pernah diikuti, usia, gender maupun status calon pegawai. 

4. Lengkap dan Memadai

Karakteristik selanjutnya yaitu gosip yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai laporan yang dibutuhkan. Misalnya, pemegang saham ingin meninjau secara pribadi seluruh laporan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan harus menyediakan gosip secara rinci berupa neraca keuangan, laporan laba-rugi, laporan arus kas dan lain sebagainya.

5. Up to Date

Informasi juga harus Up to Date, hal ini alasannya yaitu lingkungan selalu mengalami perubahan setiap saat. Perubahan sanggup menimbulkan kesempatan tersendiri. Perubahan tersebut tidak sanggup dicegah melainkan harus di antisipasi dengan baik. Oleh alasannya yaitu itu gosip yang diperoleh terbaru dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi dan memudahkan administrasi mengambil keputusan yang tepat.

6. Dapat Diandalkan

Informasi harus handal dan sanggup dipercaya, juga sanggup dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang tidak terang sumbernya akan tidak handal dan tidak sanggup dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dengan demikian sumber gosip harus terpercaya/ diperoleh dengan cara tepat, dan diroses dengan cara yang benar, serta pendistribusiannya sanggup dipercaya.

7. Dapat Dimengerti

Karakterisitik gosip selanjutnya yaitu sanggup dimengerti, gosip harus sanggup dibaca dan dipahami dengan baik biar gosip tersebut berkhasiat bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna gosip dianggap mempunyai pengetahuan yang cukup untuk memahami gosip tersebut. Jika gosip gampang dimengerti oleh pengguna gosip maka proses pembuatan keputusan sanggup dipercepat.

8. Dapat Dibandingkan

Informasi harus sanggup dibandingkan dengan keadaan perusahaan ketika ini, masa lalu, dan masa yang akan datang, serta kemampuan potensial yang dimiliki kepada pihak asing.

Artikel sebelumnya silahakan baca Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Skala Prioritas

Manajemen waktu sangat diharapkan biar setiap individu sanggup melaksanakan setiap kegiatannya secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa teknik yang sanggup dipakai dalam administrasi waktu. Salah satunya yaitu teknik administrasi waktu menurut skala prioritas.

Pada administrasi waktu menurut skala prioritas, pelaksanaan pekerjaan didahulukan menurut skala prioritas. Skala prioritas mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting, , dan terakhir yaitu pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

1. Mendesak dan Penting

Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak sanggup ditunda-tunda lagi. Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal penting dan harus dilakukan, tidak sanggup ditunda pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan kerumah sakit, mengerjakan kiprah kantor untuk diserahkan esok hari, dan lain sebagainya.

Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress, cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja alasannya semua acara dilakukan secara terburu-buru.

2. Penting

Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan hingga pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk menuntaskan pekerjaan ini.

Kegiatan dalam kelompok ini meliputi acara yang sudah terpola dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting yaitu mengerjakan kiprah sesuai jadwal, olahraga terpola dan lain sebagainya.

Orang yang berada dalam kelompok ini yaitu mereka yang mempunyai visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melaksanakan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan menuntaskan sisanya kemudian.

Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini yaitu orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

htyr

3. Mendesak dan Tidak Penting

Pekerjaan ini terkadang tiba dari orang di luar lingkungan kerja. Misalnya ketika mereka minta santunan kepada Anda. Hal ini sanggup saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh alasannya itu sah-sah saja kalau seseorang mengabaikan dan tidak membantunya kalau pekerjaan Anda dikala ini merupakan pekerjaan penting dan tidak sanggup ditunda-tunda lagi penyelesaiannya.

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan acara tidak penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti teladan mendapatkan tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari.

Kebiasaan bekerja pada kelompok menyerupai ini akan menciptakan seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan terang dalam pekerjaan, alasannya selalu berusaha menyenangkan orang lain.

4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kegiatan dalam kelompok ini merupakan acara yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya yaitu menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cendrung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

Materi selanjutnya sanggup dilihat pada Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Delegasi

Salah satu teknik administrasi waktu selain Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas ialah Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi.

Delegasi ialah sumbangan wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab melakukan aktivitas tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dibutuhkan semoga organisasi sanggup berfungsi secara efisien alasannya tidak ada atasan yang sanggup mengawasi secara langsung setiap tugas-tugas organisasi.


Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi ialah sebagai berikut:

1. Apa yang didelegasikan
2. Saling terbuka antara diberi delegasi dan mendapatkan delegasi
3. Transparasi mengenai delegasi
4. Ada impian yang diserahi delegasi
5. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
6. Pengawasan yang wajar
7. Orang yang diserahi delegasi

Delegasi lebih dari sekedar memperlihatkan orang lain kiprah untuk mengerjakan sesuatu. Dengan mengikuti cara pemilihan orang yang sempurna dan teratur serta bijak, menentukan bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau menentukan staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berkhasiat dari pekerjaan yang didelegasikan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:

1. Dalam sumbangan suatu delegasi kekuasaan atau kiprah haruslah dibarengi dengan sumbangan tanggungjawab.
2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang sempurna baik dari segi kualifikasi maupun fisik.
3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan sumbangan motivasi.
4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang mendapatkan delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan memiliki manfaat ganda, diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Pimpinan sanggup lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya
2. Putusan sanggup dibentuk dengan lebih cepat dan unit yang tepat
3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan sanggup dimotivasi
4. Mendidik dan membuatkan bawahan sehingga bisa diberi beban kiprah yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

Materi Selanjutnya Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Read More

Teknik Administrasi Waktu Menurut Asertif

Sebelumnya kita sudah mengenal dan membahas Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi. Selanjutnya kita akan membahas teknik administrasi waktu lainnya yakni Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif.

Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan orang lain.

Dalam bersikap asertif, seseorang dituntuk untuk jujur terhadap dirinya dan juru pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak lainnya.

Terdapat beberapa teknik administrasi asertif yang berkhasiat dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

1. Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana kita merespon sikap mereka sanggup membatu menghindari kesalahpahaman dan membantu menuntaskan konflik yang tidak sanggup dihindari dalam suatu hubungan. Ketika kita menentukan untuk memberikan umpan balik negatif kepada orang lain, gunakan teknik komunikasi yang tidak terkesan mengancam. Kriteria untuk umpan balik yang bermanfaat yaitu sebagai berikut:

1. Difokuskan pada sikap seseorang bukan kepribadiannya.
2. Bersifat deskriptif bukan evaluatif.
3. Fokus pada reaksi kita sendiri bukan maksud orang lain.
4. Bersifat spesifik bukan umum.
5. Difokuskan pada penyelesaian masalah.
6. Umpan balik disampaikan secara pribadi.

2. Meminta Umpan Balik dari Orang Lain

Kita perlu berlatih menunjukkan umpan balik dengan cara yang tepat. Pada ketika bersamaan kita juga perlu mengundang umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal kita. Kemampuan kita untuk mendengar kritik atau saran tanpa sikap defensif atau marah, mengakui ketika kita berbuat kesalahan, dan mendorong orang lain untuk menunjukkan umpan balik kepada kita. 

Mereka juga membantu kita untuk mengidentifikasi bidang-bidang pada praktik profesional kita yang mungkin perlu perbaikan dan membantu meningkatkan kekerabatan yang lebih baik dengan orang lain.

3. Menentukan Batasan

Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggungjawab untuk keputusan yang diambil, bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa merasa murka kepada orang lain yang mengajukan undangan tersebut.

Ketika menghadapi sebuah permintaan, langkah pertama yaitu menentukan seberapa jauh kita mau memenuhi undangan tersebut. Jika perlu waktu untuk mengambil keputusan, menunda keputusan yaitu tindakan yang sempurna asalkan kita kembali ke orang tersebut dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

4. Membuat Permintaan

Meminta sesuatu yang diinginkan dari orang lain secara eksklusif juga dibutuhkan pada kekerabatan yang sehat. Jika kita berada pada posisi manajemen, menyatakan keinginannya dengan terang dari orang lain yaitu suatu potongan penting untuk mencapai tujuan organisasi.

Pada kekerabatan yang sederajat, menciptakan undangan menyerupai meminta pertolongan, yaitu suatu potongan penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan meresponnya secara asertif, termasuk berkata "tidak". Kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak undangan kita dengan cara yang asertif.

5. Berlaku Persisten

Salah satu aspek penting dalam sikap asertif yaitu persisten untuk menjamin bahwa hak-hak anda dihargai. Sering ketika kita telah menentukan batasan atau telah berkata "tidak", kemudian orang-orang disekitar kita akan membujuk untuk mengubah pikiran.

Jika kita mengulangi pernyataan keputusan itu dengan santai, kita telah bertindak asertif tanpa menjadi berangasan dan tanpa menyerah. Respon, mengulangi pernyataan keputusan dengan santai, sering disebut respon "kaset rusak" (Smith, 1975).

6. Membingkai Kembali

Menurut Kaufman, bingkai yaitu jalan pintas kognitif yang dipakai orang untuk menciptakan suatu gosip yang kompleks menjadi masuk akal. Teknik pembingkaian kembali juga termasuk:

1. Fokus membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok tujuan yang terbatas.
2. menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.
3. Menentukan kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama disetujui dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.
4. Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum dieksplirasi/difikirkan lebih mendalam.
5. Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada ketika yang bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.

7. Mengabaikan Provokasi

Konflik interpersonal sanggup memunculkan banyak sekali metode untuk "menang" dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain. Misalnya, pasien yang murka atau putusa asa mungkin menyerang dengan serangan personal.

Farmasis yang merasa dikritik secara tidak adil mungkin merespon dengan sikap berangasan atau sarkastik. Konflik interpersonal antara profesional di bidang kesehatan sering ditandai dengan kudeta dan otonomi.

Abaikan komentar yang bersifat mencela dan tetap fokus pada penyelesaian problem sanggup menjaga konflik semoga tidak meningkat kearah yang sanggup merusak hubungan.

8. Merespon Kritik

Bagi sebagian orang, kritik benar-benar sanggup menciptakan diri hancur sebab kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umumnya sebagai berikut:

1. Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal
2. Bahwa kita harus benar-benar kompeten melaksanakan segala hal tanpa kesalahan.

Pada beberapa perkara kita mungkin ingin membalas dendam dengan melaksanakan serangan balik terhadap orang yang menunjukkan kritik. Cara satu-satunya meniadakan perasaan itu dan untuk memulai mengatasi kritik dengan layak yaitu dengan menantang kepercayaan irasional yang mendasarinya yang menjadikan kita takut tidak diakui oleh orang lain.

Materi sebelumnya Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Read More

Kelebihan Dan Kekurangan Perseroan Terbatas

Perseroan Terbatas (PT) merupakan campuran beberapa pengusaha swasta menjadi satu kesatuan untuk mengelola perjuangan bersama, dimana tubuh perjuangan menunjukkan kesempatan kepada masyarakat luas untuk menyertakan modalnya keperusahaan dengan cara membeli saham.

Perseroan terbatas memungkinkan masyarakat sanggup ikut serta dalam kepemilikan tubuh perjuangan dengan cara membeli saham tubuh perjuangan tersebut di pasar modal. Kelebihan dan kekurangan lainnya dari Perseroan Terbatas sanggup dilihat sebagai berikut:

KELEBIHAN PERSEROAN TERBATAS

1. Tanggung jawab terbatas dari para pemegang saham terhadap utang-utang perusahaan.
2. Kelangsungan perusahaan sebagai tubuh aturan terjamin, alasannya yaitu tidak tergantung pada pemilik. Pemilik sanggup berganti-ganti.
3. Mudah untuk memindahkan hak milik dengan menjual saham kepada orang lain.
4. Mudah untuk memperoleh embel-embel modal untuk memperluas volume usahnya, contohnya dengan mengeluarkan saham baru.
5. Manajemen dan spesifikiasinya memungkinkan pengelolaan sumber modal secara efisien.

KEKURANGAN PERSEROAN TERBATAS

1. Merupakan subjek pajak tersendiri. Makara tidak hanya perusahaan yang kena pajak, deviden yang dibagikan kepada para pemegang saham juga kena pajak.
2. Pendirian PT jauh lebih sulit dari pendirian tubuh perjuangan lainnya. Pendirian PT memerlukan sertifikat notaris dan ijin khusus untuk perjuangan tertentu.
3. Biaya pembentukannnya relatif tinggi.
4. Bagi sebagian orang, PT dianggap kurang kondusif dalam hal diam-diam perusahaan. Hal ini disebabkan semua acara perusahaan harus dilaporkan kepada pemegang saham.

Read More

Jenis-Jenis Sistem Informasi

Setiap organisasi perusahaan memiliki sejumlah info yang berbeda satu sama lain, dimana sistem tersebut menunjukkan info secara terus-menerus kepada pihak pemakai pada semua tingkat. Selain itu, sistem info yang dikembangkan pun untuk tujuan berbeda-beda tergantung pada kebutuhan perusahaan, mulai dari pendidikan, sosial industri, dan masih banyak lagi.

Berikut ini jenis-jenis sistem info yang terdapat pada perusahaan:

1. Sistem info akuntansi (accounting information system), sistem info ini menyediakan info mengenai transaksi keuangan.
2. Sistem info pemasaran (marketing information system), menyediakan info untuk  dan penjualan, promosi penjualan, acara pemasaran, riset pemasaran, dan sebagainya.
3. Sistem info administrasi persediaan (inventory management information system) menyediakan info persediaan materi pokok, barang setengah jadi, dan barang yang dijual.
4. Sistem info personalia (personal information system) menyediakan info kepegawaian.
5. Sistem info distribusi (distribution information system) menyediakan info pengiriman produk.
6. Sistem info pembelian (purchasing information system)  menyediakan info kebutuhan barang dan materi yang harus dibeli.
7. Sistem info kekayaan (treasury information system) 
8. Sistem info analisis kredit (credit analysis information system),  menyediakan info wacana calon nasabah dan nasabah.
9. Sistem info penelitian dan pengembangan (research and developmnet information system), menyediakan info kebutuhan training dan promosi karyawan.
10. Sistem info analisis software, menyediakan info perangkat lunak penunjang sistem info organisasi
11. Sistem info teknik (enginering information system), menyediakan info memenuhi kebutuhan pemeliharaan mesin dan instalasi listrik.
12. Sistem inforamasi rumah sakit (hospital information system), menyediakan info untuk meningkatkan pelayanan ruamh sakit.

Jenis-jenis info diatas membuktikan bahwa info yang cepat dan akurat diperlukan di banyak sekali bidang baik secara online maupun offline.

Untuk membangun info handal tersebut diperlukan system info administrasi (SIM) yang bisa menampung dan mengolah info dari tiap-tiap subsistem info secara lebih sempurna dan akurat dalam setiap penggunaanya.

SIM bisa menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mengolah data secara sistematis, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, mengotomatisasikan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi, dan lain sebagainya.

Dasat aplikasi yang dipakai pada sistem info ialah database yang bisa mengolah kumpulan data menjadi info yang diperlukan penggunanya.

Sebelumnya sanggup dibaca materi Teknik Manajemen Waktu

Read More

Manfaat Sistem Isu Bagi Perusahaan

Informasi yang dihasilkan oleh sistem info dengan analisis khusus sangat bermanfaat bagi kebutuhan organisasi dan keputusan yang diambil untuk masing-masing tingkat (level) manajemen. Dengan demikian tujuan dibentuknya sistem info administrasi (SIM) semoga organisasi menyediakan data dan info yang bermanfaat dalam menciptakan keputusan manajemen, baik menyangkut pengelolaan dan keputusan rutin maupun bersifat strategis.

Secara umum manfaat sistem info administrasi bagi perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem info sanggup menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien sehingga perusahaan sanggup menjalankan taktik keunggulan biaya. Mulai dari akuntansi sampai penelusuran order pelanggan, sistem info menyediakan pinjaman bagi administrasi dalam operasi bisnis sehari-hari.

Seseorang sanggup menghemat waktu pekerjaan, menciptakan laporan dari jarak jauh, menyebabkan media promosi dan berinteraksi. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem info untuk sanggup mengumpulkan dan mengintegrasikan info ke banyak sekali fungsi bisnis menjadi sangat penting.

Sistem info memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

manfaat sistem informasi

2. Memeperkenalkan Inovasi dalam Bisnis

Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan pola baik dari penemuan teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar sanggup memperoleh laba strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sisem info strategis yaitu membangun biaya pertukaran kedalam korelasi antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Contoh yang cantik dari hal ini yaitu sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada distributor perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar.

Bila sebuah distributor perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk memakai sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem info mendorong perusahaan untuk membangun sumber info strategis sehingga mendukung taktik bersaing perusahaan untuk menerima kesempatan dalam laba strategis. Yang termasuk teknologi info yang dimaksud yaitu untuk memperoleh hardware dan software, membuatkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialisasi sistem informasi, dan melatih pengguna.

Banyak perjuangan yang memakai info berbasis komputer terhadap konsumen. Kadang kala mereka membantu merancang kampanye pemasaran untun menjual produk barunya. Dengan menciptakan situs website dan mendaftarkan kejaringan internet, sebuah perusahaan sanggup mempromosikan usahanya, menawarkan informasi, sarana komunikasi sehingga bisa bertransaksi dengan konsumen tanpa harus bertatap muka.

Kegiatan ini disebut e-commerce. Perusahaan sanggup menjangkau konsumen dari banyak sekali wilayah domestik maupun mancanegara.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Sistem info administrasi yang dirancang dan dilakukan dengan baik akan banyak manfaat yang bisa diperoleh administrasi perusahaan. SIM mempermudah administrasi dan menunjang proses pengambilan keputusan sebab sistem info administrasi menyediakan info bagi administrasi perusahaan dimana sistem info tersebut dilakukan.

Bagi seorang pemimpin proses pengambilan keputusan merupakan dasar tindakan dimasa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan tanpa didasari  informasi yang sempurna akan berakibat fatal dan tidak sanggup mencapai tujuan.

Kombinasi sistem info sanggup membantu manajer menjalankan bisnis menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih bermakna. Meskipun dengan info yang sama, para manajer harus bisa mengidentifikasi kecendrungan dan mengevaluasi hasil.

Materi sebelumnya sanggup dilihat pada Jenis-Jenis Sistem Informasi

Read More

Aspek-Aspek Dalam Administrasi Waktu

Manajemen waktu sanggup menciptakan kita menuntaskan pekerjaan secara cepat. Selain itu administrasi waktu sanggup meningkatkan kualitas kehidupan baik dalam pekerjaan maupun diluar pekerjaan. Orr dan Traccy menjelaskan efek-efek dalam administrasi waktu yakni sebagai berikut.

1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu.
4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu.
5. Mengurangi kesalahan yang dibentuk dalam pekerjaan.
6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
7. Menurunnya tingkat stress individu.
8. Dapat menuntaskan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja yang baik.
9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja.
10. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

Dari uraian diatas sanggup kita lihat betapa banyaknya efek-efek nyata yang dihasilkan saat individu sanggup memanajemen waktunya dengan baik.

Aspek-Aspek Manajemen Waktu

Setelah melihat imbas nyata terhadap administrasi waktu yang bisa menciptakan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berikutnya aspek-aspek dalam administrasi waktu. Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu meliputi hal-hal berikut:

1. Menetapkan Tujuan

Bagian utama dari pengelolaan waktu ialah memutuskan tujuan dari apa yang akan dikerjakan. Menetapkan tujuan sanggup membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta bisa merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.

2. Menyusun Prioritas

Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan mempunyai nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibentuk menurut pringkat, yaitu dari prioritas terendah hinnga pada prioritas tertinggi. Silahkan baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Prioritas.

Urutan prioritas ini dibuta dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Atkinson berpendapat menyusun prioritas membutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun taktik supaya hasil pokok penggunaan waktu sanggup tercapai secara maksimal.

3. Menyusun Jadwal

Aspek lainnya dalam administrasi waktu ialah menciptakan susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan aktivitas ialah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan.

4. Bersikap Asertif

Aspek administrasi waktu ini diartikan sebagai verbal bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif sanggup diartikan sebagai perilaku tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu seruan atau kiprah dari orang lain dengan cara nyata tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif. Baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Bersikap tegas merupakan taktik yang diterapkan guan menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan pertimbangan matang dari segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak poisitf dan negatif yang diterima individu.

5. Menghindari Penundaan

Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan kiprah sanggup mengakibatkan ketidakberhasilan dalam menuntaskan pekerjaan sempurna waktu, lalu merusak aktivitas kegiatan yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

6. Meminimalkan Waktu yang Terbuang

Pemborosan waktu meliputi segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memperlihatkan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya alasannya ialah sering menciptakan individu menunda melaksanakan kegiatan yang penting.

Sumber-sumber pemborosan waktu antara lain:

• menonton televisi
• menelepon
• melakukan perjalanan pulang pergi
• melamun
• menunggu
• melayani tamu yang tidak diundang
• mengerjakan pekerjaan lain yang seharusnya tidak dikerjakan

Kegiatan pemborosan waktu merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan serta diluar aktivitas perencanaan. Sebaiknya minimalkanlah waktu yang terbuang tersebut.

Lain lagi dengan apa yang disebutkan oleh Canfield. Canfield mengemukakan aspek-aspek administrasi waktu meliputi hal berikut ini:

1. Perencanaan

Proses perencanaan diharapkan untuk menciptakan seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad untuk mengerjakan pekerjaan hingga tuntas. 

2. Menetapkan Prioritas

Menentukan prioritas berarti berusaha memilih mana hal yang harus didahulukan menurut tingkat kepentingannya. 

3. Melakukan Delegasi

Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai sempurna dan sanggup menuntaskan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita miliki akan lebih efisien. Silahkan baca Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

4. Disiplin Diri

Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada tugasnya sendiri dan menghindarkan diri hari hal-hal yang sanggup menghambat penyelesaian tugas.

Dapat disimpulkan dari klarifikasi diatas bahwa aspek-aspek administrasi waktu meliputi adanya perencanaan, penetapan tujuan, menyusun prioritas, menghindari penundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimalkan waktu yang terbuang, melaksanakan delegasi, dan adanya disiplin diri.

Read More

4 Tujuan Komunikasi

Komunikasi bertujuan untuk memberikan suatu pesan atau gosip sampai pesan tersebut diterima oleh si akseptor setepat mungkin, apapun bentuk dan cara penyampaiannya.

Menurut Onong Uchjana Effendi dalam bukunya Dimensi-dimensi Komunikasi, tujuan komunikasi ialah sebagai berikut:

1. Perubahan Sikap

Komunikasi bertujuan untuk mengubah sikap seseorang atau masyarakat. Misalnya kegiatan memperlihatkan gosip mengenai hidup sehat tujuannya ialah supaya masyarakat mengikuti contoh hidup sehat dan sikap masyarakat lebih kasatmata terhadap contoh hidup yang sehat.

Seorang komunikasi sesudah mendapatkan suatu pesan dibutuhkan sanggup mengubah sikapnya menjadi lebih baik atau positif. Demikian pula dalam banyak sekali kegiatan komunikasi yang sering kita lakukan, disadari atau tidak, kita berusaha mensugesti sikap orang lain dan berusaha semoga orang lain itu bersikap kasatmata sesuai impian kita.

2. Perubahan Pendapat

Komunikasi bertujuan untuk mengubah pendapat seseorang. Agar tujuan komunikasi ini tercapai maka komunikasi harus berusaha membuat pemahaman. Pemahaman ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana yang dimaksudkan oleh  komunikator. Setelah memahami apa yang dimaksud komunikator maka akan tercipta perubahan pendapat di kalangan komunikan.

Contoh: pemberian gosip mengenai suatu kebijakan pemerintah. Biasanya kebijakan pemerintah akan menerima tantangan dari masyarakat, meski ada juga yang mendukung. Agar kebijakan tersebut sanggup diterima, maka penyampaian gosip wacana kebijakan tersebut harus lengkap supaya pendapat masyarakat sanggup terbentuk untuk mendukung kebijakan tersebut.

3. Perubahan Perilaku

Selain bertujuan mengubah sikap dan pendapat orang lain, komunikasi juga bertujuan untuk mengubah sikap maupun tindakan seseorang, yang semula berperilaku negatif bermetamorfosis positif. Misalnya, kampanye kesehatan mengenai ancaman merokok yang sanggup menimbulkan gangguan kesehatan.

Setelah mengikuti kampanye tersebut seorang perokok berusahan mengurangi/berhenti merokok, dan mengikuti contoh hidup sehat. Selain itu, sikap orang tersebut juga akan lebih kasatmata terhadap contoh hidup sehat sehingga secara sukarela mau mengikuti kegiatan hidup sehat.

4. Perubahan Sosial

Dalam suau kegiatan komunikasi, derma pesan atau gosip kepada masyarakat juga bertujuan semoga masyarakat mau mendukung dan ikut serta dalam tujuan yang diinginkan oleh gosip tersebut. Misalnya, derma gosip wacana pemilu pada masyarakat tujuan final yang dibutuhkan antara lain semoga masyarakat ikut serta dalam memperlihatkan pilihan bunyi pada pemilu tersebut, dan tidak bersifat golput dalam memilih.

Demikian pula dalam derma gosip wacana hidup sehat, tujuan final yang dibutuhkan ialah semoga anggora masyarakat ikut serta dalam berperilaku sehat, dan sebagainya. Jadi, kegiatan komunikasi tersebut bertujuan untuk membuat terjadinya perubahan sosial dan partisipasi sosial dalam masyarakat.

Artikel terkait Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

Read More

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada empat fungsi utama dalam administrasi perkantoran, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (comanding) dan pengawasan (controling). Berikuti ini klarifikasi keempat fungsi administrasi perkantoran tersebut.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi yang akan memilih serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Jadi, dalam perencanaan ini seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Dalam perencanaan ini seorang manajer harus mengevaluasi aneka macam planning alternatif sebelum mengambil tindakan. Kemudian ia harus melihat juga apakah planning yang dipilih itu cocok dan sanggup dipakai untuk memenuhi tujuan perusahaan atau organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi administrasi alasannya yaitu tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dalam administrasi perkantoran antara lain membagi suatu aktivitas besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Fungsi pengorganisasian ini sanggup mempermudah manajer dalam melaksanakan pengawasan dan memilih orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan kiprah yang sudah dibagi-bagi tersebut.

Pengorganisasian sanggup dilakukan dengan cara memilih kiprah apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws kiprah tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Fungsi pengorganisasian dalam administrasi sangat penting karena:

1. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
2. Dapat mendeskripsikan atau menguraikan kiprah dari setiap bidang atau bab dalam organisasi secara jelas.
3. Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
4. Dapat mengatakan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
5. Sumber daya insan dan materil yang dibutuhkan sanggup diketahui.

Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan semoga hasil pengorganisasian sanggup diperoleh dengan baik antara lain sebagai berikut.

1. Mengetahui tujuan
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
3. Menggolongkan aktivitas ke dalam unit yang operasional atau praktis
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
6. Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki,
7. Mendelegasikan wewenang.

3. Pengarahan (Commanding)

Fungsi pengarahan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi administrasi yang berafiliasi dengan perjuangan memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan kiprah masing-masing, semoga kiprah sanggup dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan semenjak awal.

Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus bisa melaksanakan fungsi pengkoordinasian sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat penting, alasannya yaitu fungsi ini merupakan salah satu fungsi administrasi yang menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan, percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan dalam administrasi perkantoran sangat dibutuhkan untuk menjaga semoga seluruh aktivitas dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari planning sehingga tujuan organisasi atau perusahaan sanggup direalisasikan. 

Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian aktivitas yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan sanggup berjalan sesuai dengan sasaran yang diharapakan sekalipun aneka macam perubahan terjadi dalam lingkungan.

Secara garis besar, proses pengawasan dalam administrasi perkantoran mengandung langkah-langkah aktivitas sebagai berikut:

1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
2. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
3. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpanan yang berarti.

Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan mekanisme yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan kendala dan kesulitan yang akan, sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Artikel lain : Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Read More

Jenis-Jenis Lambang Dalam Proses Komunikasi

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, lambang merupakan tanda (lukisan, perkataan, lencana dan sebagainya) yang menyatakan suatu hal atau mengandung maksud tertentu. Menurut Ensiklopedia, lambang adalah suatu tanda atas dasar janji atau persetujuan bersama (meliputi juga semboyan dan kata-kata sandi) serta banyak sekali tanda umumnya.

Sedangkan komunikasi  adalah suatu proses aktivitas penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam perjuangan mendapat saling pengertian. Baca lebih lanjut Dasar-Dasar Komunikasi Kantor.

Sistem lambang terus berkembang di dalam setiap kebudayaan, semenjak zaman primitif sampai zaman teknologi sekarang. Begitupun dengan jenis-jenis lambang dalam proses komunikasi juga ikut mengalami perkembangan. Berikut ini banyak sekali jenis lambang komunikasi:

1. Lambang Gerak, merupakan lambang yang memakai anggota badan. Misalnya, menunjuk, artinya menunjuk sesuatu hal, menggeleng, artinya tanda tidak setuju, mengangguk, tanda setuju, melambai, tanda memanggil seseorang, dan lain sebagainya.
2. Lambang Suara, lambang bunyi merupakan lambang yang memakai pendengaran, contohnya mendengarkan radio, sirene ambulan, bel masuk sekolah, menangis, berteriak, dan lain sebagainya.
3. Lambang Warna, merupakan lambang yang memakai warna-warna. Misalnya warna kuning, hijau, merah, pada lampu kemudian lintas mempunyai arti yang berbeda. Warna bulat pada kotak obat juga mempunyai arti yang berbeda, ada yang berwarna hijau, merah, dan biru pada kotak obat menunjukan sifat obat yang berbeda.
4. Lambang Gambar, lambang gambar yaitu lambang yang memakai gambar-gambar untuk menunjang proses komunikasi. Contohnya iklan pada surat kabar, rambu-rambu kemudian lintas, poster pada jalan raya dan lain sebagainya.
5. Lambang Bahasa, merupakan lambang komunikasi yang memakai bahasa, baik bahasa lisan, maupun tulisan. Bahasa verbal yaitu bahasa yang dilisankan (diucapkan), contohnya orang yang berbicara. Adapun lambang tertulis yaitu lambang berbentuk tulisan.
6. Lambang Huruf, lambang abjad yaitu lambang yang memakai huruf. Contohnya menulis surat niscaya membutuhkan adonan baik abjad  untuk membentuk kalimat pada surat.
7. Lambang Angka, lambang angka merupakan lambang yang memakai angka-angka. Misalnya penggunaan alat hitung menyerupai meteran, timbangan, dan lain sebagainya.

Lambang dalam berkomunikasi sebaiknya bisa mewakili dan sebagai alat penghubung antarpelaku komunikasi semoga terjadi proses komunikasi yang efektif. Penggunaan lambang-lambang akan efektif apabila lambang tersebut saling dipahami satu sama lain. 

Artikel lainnya: Unsur-Unsur Komunikasi

Read More

Efek Yang Timbul Saat Berkomunikasi

Hal penting dalam berkomunikasi ialah mengupayakan sebaik mungkin semoga pesan yang disampaikan oleh komunikator mengakibatkan imbas pada komunikan sesuai keinginan dan tujuan komunikator. Efek yang ditimbulkan dikala berkomunikasi ada tiga, yaitu imbas kognitif, imbas afektif, dan imbas behavioral.

1. Efek Kognitif

Efek kognitif ialah akhir yang timbul pada diri komunikan yang sifatnya informative bagi dirinya. Dalam imbas kognitif ini akan dibahas wacana bagaimana suatu komunikasi menawarkan isu yang bermanfaat dan berbagi keterampilan kognitif. Dalam imbas kognitif, pesan yang disampaikan mengakibatkan komunikan menjadi lebih paham dan mengerti.

2. Efek Afektif

Dalam imbas afektif, pesan yang disampaikan komunikator, tidak hanya menjadikan komunikan tahu, namun menciptakan komunikan tergerak hatinya, sehingga mengakibatkan perasaan tertentu.

3. Efek Behavioral

Dalam imbas behavioral, pesan yang disampaikan kepada komunikan selain menjadikan komunikan tahu dan tergerak hatinya, juga alhasil komunikan melaksanakan suatu tindakan.

Sebagai pola adanya imbas dalam berkomunikasi sanggup dilihat kalau melihat seorang penjual menciptakan iklan mengenai barang A yang diproduksi di telivisi. Masyarakat atau calon pembeli menjadi tahu mengenai barang A ini (tahap kognitif). Di antaranya ada yang tergerak hatinya terhadap penampilan atau tayangan iklan tersebut, sehingga hatinya menjadi bahagia atau suka bila ada iklan tersebut (tahap afektif). Karena terpengaruh oleh rasa suka, alhasil masyarakat ada yang membeli baran A yang ditawarkan tersebut (tahap behavioral).

Artikel terkait baca 4 Tujuan Komunikasi

Read More