Teknik Pembuatan Formulir

contoh formulir

Formulir yaitu lembaran kartu atau kertas cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan anka, jawaban, atau keterangan yang sesuai dengan keterangan dan arahan yang ada.

Formulir dibentuk untuk banyak sekali tujuan dan manfaat sebagai berikut:

1. Menghemat waktu, alasannya yaitu tidak perlu menyalin berulang-ulang keterangan yang sama.
2. Membuat keseragaman dan pembakuan kerja
3. Mempermudah pembagian terstruktur mengenai data
4. Mempermudah tata kerja, mekanisme kerja dan sistem kerja
5. Alat dukungan instruksi
6. Alat perencana alasannya yaitu di dalamnya terdapat data kualitatif dan kuantitatif.
7. Alat pengawasan dan evaluasi.

Pemakaian formulit dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Oleh alasannya yaitu itu, setiap kantor perlu mengusahakan keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.

Dalam Pembuatan formulir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal
2. Sebaiknya gunakan abjad cetak, jangan menggunakan kertas yang berwarna putih. Jika menggunakan kertas yang berwarna, hendaknya dipilih yang warna muda.
3. Gunakan lembaran yang cukup luasnya, sehingga masih mungkin untuk digunakan disposisi, arahan atau catatan lainnya.
4. Pembuatan hendaknya mengatakan suatu citra yang sistematis wacana keterangan yang ingin diperoleh.
5. Ukuran harus diubahsuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan.
6. Apabila formulir akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan adanya jarak yang cukup antar kolom sehingga memudahkan proses berikutnya.
7. Hendaknya dibentuk nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus mengatakan wacana jumlah berapa lembar dan oleh siapa formulir itu dibuat.

Apabila formulir diciptakan, dirancang, dan dipergunakan secara tepat, formulir akan banyak menghemat waktu, tenaga, pifiran, ruang dan material dan memudahkan pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, pengiriman, dan menyimpan keterangan-keterangan dalam setiap instansi. 

Boleh dikatakan tidak satu kantor manapun yang tidak menggunakan formulir. Namun sebaiknya jikalau pembuatan formulir tersebut dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tidak dikendalikan, suatu instansi gampang dijangkiti suatu penyakit yang disebut "formitis", yaitu penciptaan formulir secara terus menerus untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu sambil terus mempertahankan banyak sekali formulir usang yang sudah sangat banyak jumlahnya.

Untuk menciptakan formulir yang baik, perlu memperhatikan pedoman-pedoman berikut ini biar tercipta efisiensi dan terccegah penyakit formitis.

1. Setiap formulir hendaknya memiliki kegunaan yang jelas. Jika dengan sehelai kertas biasa sanggup dikumpulkan dan disampakan keterangan-keterangan yang sama mudahnya, formulir tidak perlu diciptakan.
2. Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standarisasi, terutama mengenai ukuran, jenis kertas, warnanya dan tipe hurufnya.
3. Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana. Bagian yang tercetak yang diterapkan hendaknya menggunakan kata-kata yang terang dan tegas. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan.
4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir hendaknya diatur susunannya secara logis atau simpel sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Jika perlu hendaknya dicantumkan petunjuk-petunjuk cara pengisian pada bab awal formulir.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan hendaknya diberi ruang kososng yang cukup sehingga goresan pena sanggup jelas.
6. Jika mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi formulis sudah dicantumkan dengan diberi kotak-kotak sehingga tinggal diberi tanda tetentu pada kotak dari keterangan yang dimaksud atau dicoret-coret bagian-bagian yang tidak diperlukan.
7. Setiap formulir hendaknya memiliki judul nama dan jikalau macamnya sudah banyak hendaknya diberi noomr kode.
8. Apabila sesuatu macam formulir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bab tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitnya.
9. Formulir yang akan digunakan keluar kantor hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan formulir untuk keperluan ke dalam tidak perlu dibubuhi nama itu.

Contoh Formulir sanggup dilihat dan di Unduh pada tautan berikut Formulir penerimaan calon siswa baru

Baca juga Surat Perjanjian dan Susunannya