Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menciptakan suatu planning pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Mengadakan analisa terhadap acara yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini sanggup dibentuk daftar kebutuhan alat-alat media.
2. Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, sanggup ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5. Menugaskan kepada staf tata perjuangan untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, intinya perencanaan merupakan suatu proses acara untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud ialah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, sebab tanpa ada planning maka acara tidak sanggup berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibentuk planning pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik pribadi maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan lokasi.
2. Perencanaan regional.
3. Perencanaan ekonomi.
4. Faktor-faktor sosial dan budaya.
5. Faktor transportasi.
6. Suplai (Pengadaan) personal.
7. Faktor-faktor administratif.
8. Fasilitas-fasilitas kantor.
9. Pembiayaan, dan
10. Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang sanggup diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Dapat membantu dalam memilih tujuan,
2. Meletakkan dasar-dasar dan memilih langkah-langkah yang akan dilakukan,
3. Menghilangkan ketidakpastian, dan
4. Dapat dijadikan sebagai suatu fatwa atau dasar untuk melaksanakan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian biar nantinya acara sanggup berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan ialah acara yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala acara yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa menurut hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang acara kantor biar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian acara untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang sanggup dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Pembelian.
2. Pembuatan Sendiri.
3. Penyewaan.
4. Peminjaman.
5. Pendaurulangan 
6. Penukaran.
7. Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain perihal Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan ialah segala acara untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan kiprah untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang bersama-sama tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibentuk sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan biar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, contohnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan sanggup dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, mendapatkan hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah sanggup dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, mendapatkan bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melaksanakan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan sanggup dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor 

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan ialah perjuangan atau proses acara untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi  kemudahan kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan acara penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan meliputi segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan biar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan dan sanggup bertahan lama, sehingga sanggup menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut aturan waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sanggup dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang memakai barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, contohnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan sanggup dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang kala dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal bersama-sama pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam manajemen sarana dan prasarana. Pemeliharaan meliputi segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. 

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1. Perawatan.
2. Pencegahan.
3. Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jikalau dilihat dari aspek biaya, sebab untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jikalau dibandingkan dengan merawat pecahan dari peralatan tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diharapkan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang memakai alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan baka yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan sanggup ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka lezat dilihat dan dipandang. 
• Pemeliharaan yang baik memperlihatkan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan sanggup di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan biar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu acara dan perjuangan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan ialah acara yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah acara yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage  procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga gampang ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan menurut pembagian terstruktur mengenai (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan biar gampang dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang sanggup dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih usang disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan sanggup berupa melaksanakan pengamatan, penilaian dan meminta laporan untuk mendapatkan citra dan informasi perihal keadaan atau perlengkapan. 

Selain itu pengawasan sanggup pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib manajemen dan tertib teknis. Wijono dalam academia menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan acara pengendalian menyerupai disusun serangkaian acara sebagai berikut:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan hingga penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik verbal maupun tertulis.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
• Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
• Menyusun laporan menyeluruh secara periodik perihal pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan mekanisme manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan acara penghapusan, sesudah acara pembatalan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan acara perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu acara penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jikalau kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi ialah kekurangan daerah penyimpanan.

Penyusutan ialah acara yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak digunakan lagi sehingga tempatnya masih sanggup dimanfaatkan. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan pecahan dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku biar sarana kantor sanggup dimanfaatkan secara optimal

Adapun pembatalan sarana dan prasarana intinya bertujuan untuk:

• Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak sanggup digunakan lagi.
• Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. 
• Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
• Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR