Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada empat fungsi utama dalam administrasi perkantoran, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (comanding) dan pengawasan (controling). Berikuti ini klarifikasi keempat fungsi administrasi perkantoran tersebut.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi yang akan memilih serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Jadi, dalam perencanaan ini seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Dalam perencanaan ini seorang manajer harus mengevaluasi aneka macam planning alternatif sebelum mengambil tindakan. Kemudian ia harus melihat juga apakah planning yang dipilih itu cocok dan sanggup dipakai untuk memenuhi tujuan perusahaan atau organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi administrasi alasannya yaitu tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dalam administrasi perkantoran antara lain membagi suatu aktivitas besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Fungsi pengorganisasian ini sanggup mempermudah manajer dalam melaksanakan pengawasan dan memilih orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan kiprah yang sudah dibagi-bagi tersebut.

Pengorganisasian sanggup dilakukan dengan cara memilih kiprah apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws kiprah tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Fungsi pengorganisasian dalam administrasi sangat penting karena:

1. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
2. Dapat mendeskripsikan atau menguraikan kiprah dari setiap bidang atau bab dalam organisasi secara jelas.
3. Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
4. Dapat mengatakan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
5. Sumber daya insan dan materil yang dibutuhkan sanggup diketahui.

Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan semoga hasil pengorganisasian sanggup diperoleh dengan baik antara lain sebagai berikut.

1. Mengetahui tujuan
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
3. Menggolongkan aktivitas ke dalam unit yang operasional atau praktis
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
6. Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki,
7. Mendelegasikan wewenang.

3. Pengarahan (Commanding)

Fungsi pengarahan dalam administrasi perkantoran merupakan fungsi administrasi yang berafiliasi dengan perjuangan memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan kiprah masing-masing, semoga kiprah sanggup dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan semenjak awal.

Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus bisa melaksanakan fungsi pengkoordinasian sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat penting, alasannya yaitu fungsi ini merupakan salah satu fungsi administrasi yang menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan, percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan dalam administrasi perkantoran sangat dibutuhkan untuk menjaga semoga seluruh aktivitas dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari planning sehingga tujuan organisasi atau perusahaan sanggup direalisasikan. 

Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian aktivitas yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan sanggup berjalan sesuai dengan sasaran yang diharapakan sekalipun aneka macam perubahan terjadi dalam lingkungan.

Secara garis besar, proses pengawasan dalam administrasi perkantoran mengandung langkah-langkah aktivitas sebagai berikut:

1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
2. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
3. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpanan yang berarti.

Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan mekanisme yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan kendala dan kesulitan yang akan, sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Artikel lain : Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor