Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Dalam sebuah organisasi kantor, pada umumnya tingkat jabatan sanggup disimpulkan ke dalam tiga bentuk susunan piramida utama yang memperlihatkan kategori tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut mencakup manajer administratif, manajer kantor, dan supervisor.

1. Manajer Administrasi

Manajer manajemen mempunyai kiprah yang membedakannya dengan kiprah manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer manajemen dan manajer kantor.

1. Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.
2. Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.
3. Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, kiprah manajer kantor yaitu menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.
4. Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak sanggup memutuskan. Manajer kantor memperlihatkan saran menurut perkembangan data dan sumber isu lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.
5. Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya sanggup mengaplikasikannya,
6. Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor sampai staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2. Manajer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya yaitu tangan kanan bagi top manajer. Oleh sebab itu setiap devisi niscaya mempunyai penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti memperlihatkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melakukan tugasnya masing-masing.

Oleh sebab itu, ada jenis serangkaian kiprah yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan kiprah manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat kiprah tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi faktual yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor mempunyai kiprah yang berkaitan akrab dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1. kemampuan memimpin
2. memiliki latar belakang praktik/pendidikan
3. kemampuan melatih
4. kemampuan mengungkapkan diri
5. kemampuan bersikap terbuka
6. keingintahuan
7. kemampuan menyebarkan kreativitas
8. kemampuan mempertimbangkan dengan nalar sehat dan bijaksana
9. kemampuan menjual gagasan
10. kemampuan bekerja sama
11. sabar.

3. Supervisor

Menurut Moekijat (1997) kiprah supervisor yaitu sebagai berikut:

a. Tugas Pokok

1. memberi perintah guna melakukan tugas
2. mengawasi kiprah karyawan
3. melatih karyawan
4. memelihara relasi baik antar karyawan dengan bijak

b. Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1. merencanakan pekerjaan tiap unit kerja
2. mengontrol pekerjaan supaya simpulan tiap waktu
3. menekankan ketelitian kerja pada karyawan supaya efektif dan efisien
4. mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya
5. membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai honor dan kontribusi yang diberikan
6. mengembangkan metode gres bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1. melatih pekerja sehingga bisa menuntaskan kiprah dengan baik
2. mengembangkan sistem magang
3. pendelegasian tanggungjawab
4. mentolerisasi kesalahan bawahan, namun sanggup memperlihatkan mana dan bagaimana yang benar
5. mendamaikan perselisihan antarkaryawan
6. memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi
7. menerapkan disiplin kerja

d. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1. meminta daftar rekap bolos dan lalu menciptakan bolos continous form guna kegiatan payroll
2. melaporkan pekerjaan bawahan
3. meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.
4. bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e. Tugas penyelia atau pengawas menurut fungsi-fungsi manajemen

1. Perencanaan

1. membuat tujuan organisasi
2. menentukan visi dan misi
3. membuat anggaran
4. membuat daftar kebutuhan alat, materi dan perlengkapan
5. membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2. Pengorganisasian

1. menentukan kiprah spesifik bawahan
2. menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab
3. menentukan langkah kerja
4. menentukan metode kerja
5. menentukan mekanisme kerja
6. menentukan sistem kerja
7. mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3. Pengarahan

1. memastikan personil yang tepa sesuai kebutuhan jenis pekerjaan
2. memotivasi pekerja
3. memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar
4. mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4. Pengawasan

1. mengontrol anggaran
2. mengontrol standar kerja
3. mengontrol proses
4. mengontrol hasil kerja
5. mengontrol lokasi kerja
6. mengontrol kelayakan alat kerja
7. mengontrol relasi antarkaryawan dan sebagainya

Artikel terkait Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor