Kelebihan Dan Kekurangan 4 Jenis Tata Ruang Kantor

Bentuk tata ruang kantor memang beraneka ragam jenisnya, semua bentuk tata ruang kantor tersebut dimaksudkan untuk menambah kenyamanan dalam melaksanakan acara bekerja para pegawai. Berbagai bentuk tata ruang kantor mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Silahkan baca Tata Ruang Kantor yang Baik

Berikut ini kelebihan dan kekurangan tata ruang kantor pada suatu perusahaan.

1. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubical Type Office)
Tata ruang berkamar ialah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan memakai sekat/kamar-kamar. Sekat tersebut sanggup terbuat dari kayu maupun tembok atau benda keras lainnya. Tata ruang berkamar juga sering disebut tata ruang tertutup. Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain ialah sebagai berikut:

1. Rahasia pekerjaan lebih terjamin, baik dari segi pembuatan dokumen, pembicaraan maupun aset lainnya yang disimpan seorang pegawai.
2. Pekerja menjadi lebih konsentrasi.
3. Meningkatkan kewibawaan pekerja lantaran bekerja di dalam suatu ruangan tersendiri.
4. Terasa lebih menghargai tamu.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor bersekat ialah sebagai berikut:

1. Komunikasi antar pegawai menjadi terhambat lantaran ada sekat pemisah antara satu pegawai dengan pegawai lainnya.
2. Biaya yang dikeluarkan untuk menciptakan tata ruang berkamar lebih besar ketimbang menciptakan tata ruang kantor terbuka, lantaran perlu menciptakan sekat-sekat kamar setiap ruangannya.
3. Membutuhkan ruangan kantor yang lebih luas.
4. Penggunaan ruangan kurang fleksibel.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan memakai sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempat beberapa orang pegawai. Tata ruang terbuka memungkinkan komunikasi antar pegawai menjadi lebih lancar, sehingga mendorong para pegawai lebih komunikatif dan kreatif.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka ialah sebagai berikut:

1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi. 
2. Mudah melaksanakan komunikasi antar pegawai.
3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka ialah sebagai berikut:

1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens.
2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
4. Pemandangan kurang baik lantaran tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)

Tata ruang kantor berpanorama ialah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan biar tampilan kantor menjadi nyaman selayaknya diluar ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berpanorama ialah sebagai berikut:

1. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.
2. Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
3. Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.
4. Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi lantaran desain ini juga memakai penerangan dari alam.
5. Produktivitas kerja meningkat, lantaran pekerjaan dilaksanakan dengan efisien.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor berpanorama ialah sebagai berikut:

1. Biaya pembuatannya tinggi, lantaran selain menciptakan ruangan kantor juga menciptakan panorama, atau taman dan dekorasi lainnya.
2. Biaya perawatan menjadi lebih tinggi.
3. Membutuhkan tenaga hebat dalam perancangan tata ruang kantor.
4. Konsentrasi berkurang saat terjadi sesuatu hal yang gila diluar ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor adonan berarti adonan antara ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata ruang kantor ini perlu dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan laba dari ketiga tata ruang sebelumnya.

Artikel sebelumnya silahkan baca 7 Tata Ruang Kantor Modern

Read More

Perencanaan Cahaya Pada Tata Ruang Kantor

Cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam penataan rungan kantor. Pelaksanaan pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik. Cahaya yang cukup dan memancar dengan baik membantu pegawai bekerja lebih cepat dan lebih nyaman dan sedikit menciptakan kesalahan sehingga akan menambah efisiensi kerja.

Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperloleh beberapa keuntungan, diantara lain adalah:

1. Hasil pekerjaan atau produktivitas kerja akan bertambah
2. Kualitas pekerjaan cendrung lebih baik
3. Kesalahan-kesalahan akan berkurang
4. Semangat kerja pegawai lebih baik
5. Mengurangi ketegangan dan kelelahan mata

Cahaya pada ruangan kantor sanggup dilakukan dengan memakai cahaya matahari maupun memakai cahaya buatan (lampu). Keuntungan penggunaan cahaya matahari terletak pada kekuatan cahaya yang cukup untuk menerangi dan sanggup dinikmati tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun, namun kelemahannya cahaya matahari tidak sanggup dinikmati pada malam hari atupun pada hari mendung.

Melihat kekurangan tersebut maka dipergunakan cahaya buatan insan yaitu lampu. Apabila lampu tersebut disusun dengan teknik yang baik maka penerangan akan tepat untuk ruangan-ruangan kerja yang gelap atau untuk bekerja pada waktu malam. Ada empat tipe cahaya buatan insan yaitu sebagai berikut:

Cahaya Langsung

Cahaya ini memancar pribadi dari sumbernya kepermukaan meja (kerja). Hal ini menunjukkan cahaya yang tajam dan berpengaruh serta bayangan yang ditimbulkannya sangat tegas. Cahaya ini lekas menjadikan kelelahan pada mata, lebih-lebih apabila terletak pada lingkungan sudut 45 drajat dari penglihatan mata, lampu tersebut sanggup menyilaukan si pekerja. Jenis cahaya ini paling tidak disukai dan tidak baik untuk dipakai dalam lingkungan kantor. 

Cahaya Setengah Langsung

Sebagian cahaya memancar dari sumbernya kearah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruangan kerja. Dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna susu, cahaya  ini tersebar ke banyak sekali jurusan, sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu tajam. Namun tetap sebagian pribadi jatuh kepermukaan meja dan memantulkembali ke arah mata si pegawai.

Cahaya Tidak Langsung

Cahaya yang pribadi dari sumbernya memancar ke arah langit-langit dan dinding bab atas, kemudian dipantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunakk dan tidak menjadikan bayangan-bayangan yang tajam, alasannya itu tidak gampang menjadikan kelelahan pada mata serta sanggup mengurangi kesilauan.

Sistem cahaya tidak pribadi merupakan yang terbaik untuk dipakai di dalam ruangan kantor, terutama untuk ruang yang gelap dan bekerja pada waktu malam.

Cahaya Setengah Tidak Langsung

Cahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sedangkan sebagian lagi terpancar melalui tudung lampu. Oleh alasannya itu seakan-akan memakai langit-langit sebagai sumber utama cahaya, sehingga sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.

Selain jenis cahaya, yang terpenting untuk penerangan ruangan kantor yaitu banyaknya cahaya penerangan itu. Berapa banyak cahaya yang dibutuhkan untuk pekerjaan di kantor?, hal tersebut tergantung dari jenis pekerjaan itu sendiri.

Perlu diingat juga bahwa merancang tata ruang kantor tersebut hendaknya cahaya tersebut datang dipermukaan meja para pegawai dari arah kiri, dan meja-meja dilarang disusun menghadap jendela alasannya akan menjadikan kesilauan.

Baca juga 7 Tata Ruang Kantor Modern

Read More

Perencanaan Warna Pada Tata Ruang Kantor

Warna merupakakn faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mensugesti keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Misalnya warna memiliki efek yang sangat penting atas tekanan darah dan ketegangan syaraf. Beberapa warna menawarkan perasaan yang menekan dan cendrung mempercepat tindakan, sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan perasaan gembira serta cendrung memperlambat suatu tindakan.

Warna-warna kuning, jingga dan merah di pandang sebagai warna-warna yang panas, warna ini biasanya memiliki efek psychologis mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk ibarat warna biru, ungu, dan hijau bau tanah biasanya mengakibatkan efek ketenangan. Para jago membedakan tiga warna pokok yaitu:

Warna Merah

Warna merah merupakan warna yang pertanda panas dan kegembiraan dalam acara kerja. Warna merah sanggup digunakan untuk menggugah panca indra dan jiwa biar semangat dalam melakukan suatu pekerkjaan. Akan tetapi juga tidak baik pengaruhnya jikalau digunakan terlalu banyak.

Warna Kuning

Warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk mengakibatkan rangsangan pada mata dan syaraf, sehingga sanggup mengakibatkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna kuning ini sanggup digunakan pada kamar atau lorong-lorong yang gelap.

Warna Biru

Warna adem, sebagai warna dari langit dan samudera menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini memiliki efek mengurangi ketegangan otot-otot badan dan tekanan darah. Warna biru sangat baik digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, lantaran sanggup mengakibatkan suasana cuek dan tenang. Akan tetapi sebaliknya, pemakaian yang berlebihan sanggup mengakibatkan perasaan yang tidak baik lantaran sanggup menekan perasaan.

Dari ketiga warna tersebut sanggup diciptakan warna lain sebagai kombinasi dari ketiga warna tersebut. Dalam pemilihan warna harus hati-hati dan seksama, lantaran seandainya terjadi kesalahan menentukan warna akan mengakibatkan banyak sekali akibat. Misalnya warna kelabu akan menjadikan orang cepat mengantuk, warna yang terlalu kuat atau berlebihan akan mengakibatkan sakit kepala atau perasaan tertekan, dan lain sebagainya.

Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan mendapatkan sinar yang cukup, terbukti terlampau jelas untuk bekerja secara efisien, lantaran menyilaukan pegawai. Oleh lantaran itu membuat tataruang kantor yang baik hendaknya digunakan majemuk warna.

Dengan memakai warna yang sempurna dan baik, sanggup diperoleh laba diantaranya:

1. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan
2. Mempunyai akhir yang tidak pribadi terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
3. Mencegah kesilauan akhir cahaya yang berlebihan
4. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai
5. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" menyampaikan bahwa warna menawarkan efek terhadap tamu yang tiba atau kepada orang yang harus dilayani, diantaranya adalah.

1. Kepercayaan terhadap kantor. Disadari atau tidak kesan orang akan timbul sehabis ia melihat wujud kantor termasuk warna yang dilihatnya. Kantor yang cerah, menarik, efisien cendrung mengakibatkan rasa percaya orang kepada kantor tersebut. Sebaliknya kantor yang suram sanggup mengakibatkan rasa kurang percaya.
2. Efisiensi atau produktivitas. Warna yang sempurna sanggup menawarkan rasa besar hati pegawai akan lingkungannya, sehingga mereka akan menjaga dengan rapi dan teratur. Dengan warna yang sempurna akan kuat pada semangat kerja, sehingga produktifitas pegawai akan meningkat.
3. Moral. Tidak adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi ketegangan urat syaraf dan beberapa gangguan lain yang disebabkan warna yang mensugesti perilaku orang terhadap orang lain dan terhadap organisasi atau kantor. Karena itu konflik akan terkurangi sehingga timbul semangat bekerja sama dan loyalitas.

Sebelumnya sanggup dibaca Perencanaan Udara Pada Tata Ruang Kantor

Read More

Mengelola Data / Gosip Di Daerah Kerja

A. Pengertian Data/informasi

Setiap organisasi selalu melaksanakan tindakan-tindakan penting guna mencapai tujuan melalui pemanfaatan data atau informasi yang ada. Data atau informasi begitu penting untuk pelaksanaan tindakan yang diawali dari pengambilan keputusan yang tepat. Tanpa data atau informasi, tidak mungkin keputusan sanggup diambil. Bila dipaksakan, maka tindakan yang diambil berdasarkan keputusan tersebut akan berakibat fatal.

Lalu, apakah pengertian bersama-sama data maupun informasi itu ?

Data yaitu sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data sanggup berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai materi untuk melihat lingkungan, obyek, insiden ataupun suatu konsep.



Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang mempunyai nilai tertentu, dan bisa dipakai untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi yaitu suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.


Berikut ini yaitu pengertian dan definisi informasi berdasarkan beberapa ahli:

a. JONER HASUGIAN

Informasi yaitu sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media

b. KENNETH C. LAUDON

Informasi yaitu data yang sudah dibuat ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan sanggup dipakai untuk manusia

c. ANTON M. MOELIONO

Informasi yaitu penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau materi faktual yang sanggup dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan

d. GORDON B. DAVIS

Informasi yaitu data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang kini atau nantinya

e. ROBERT G. MURDICK

Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang dipakai untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.


Jenis-Jenis Data

1. Data Menurut Cara Memperolehnya

Data Primer yaitu data yang secara pribadi diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai pribadi penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

Data Sekunder yaitu data yang didapat tidak secara pribadi dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan aneka macam cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya yaitu pada peneliti yang memakai data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

2. Data Menurut Sumber Datanya

Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya yaitu data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.


3. Jenis Data Berdasarkan Sifat Data

Data Diskrit data yang nilainya yaitu bilangan asli. Contohnya yaitu berat tubuh ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.

Kontinyu data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh, penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian tempat mengimpor materi baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.



MANFAAT INFORMASI/DATA

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, lantaran merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi sanggup dikatakan bernilai bila keuntungannya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data

5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8. Melakukan proteksi dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan menunjukkan login dan password terhadap masing-masing data.

9. Agar pemakai bisa menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database sanggup mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.


Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor mempunyai kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang dipakai untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator sentra untuk pekerjaan penting, dan kantor bab untuk pekerjaan yang lebih kecil.


2. Komunikasi (Comunications)

Komunikasi yaitu proses mengirim dan mendapatkan pesan, proses ini dikatakan efektif dan sanggup dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai isyarat pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi lantaran komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya sanggup disampaikan dengan cepat dan terang sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran meliputi kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service)

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, administrasi perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi menjadikan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran meliputi kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, training pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, ketidakhadiran pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, watak dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang dipakai pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.


5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang acara kantor yang mempunyai masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun mempunyai nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena intinya acara kantor terjadi lantaran pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis meliputi pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melaksanakan mekanisme pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, agenda penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, training penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.


Konsepsi Tatausaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran

PEKERJAAN PERKANTORAN

Pengertian Pekerjaan Kantor

· Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja yaitu melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan mekanisme kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja yaitu rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menandakan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut sanggup diadakan dengan memakai mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja yaitu suatu kegiatan / kiprah dengan berpedoman pada mekanisme yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada mekanisme kerja.

· Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor yaitu mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan memakai alat baik mesin - mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut perihal kegiatan yang sanggup dilakukan, maka pekerjaan kantor sanggup dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau awut-awutan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan aneka macam macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya pribadi siap pakai.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan aneka macam cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan aneka macam cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan kiprah - kiprah rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan aneka macam cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.


a) Pekerjaan Tulis-menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, mekanisme kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut yaitu warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi materi laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak mendapatkan maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor.

Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, biar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil membuat kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai jadinya sanggup menambah korelasi / korelasi lebih luas. Dari uaraian di atas sanggup disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis yaitu kegiatan mencatat (menulis) surat dengan aneka macam peralatan (alat-alat tulis) perihal keterangan yang dibutuhkan sehingga berwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirim dan disimpan.


b) Mengetik

Pekerjaan mengetik intinya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain yaitu warkat menyerupai surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

2. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

5. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata perjuangan merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata perjuangan (terutama juru tik) diharapakan mempunyai kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus mempunyai pengetahuan perihal jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), gejala koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.


c) Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berafiliasi dengan duduk kasus uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau tubuh perjuangan lainnya, niscaya terlibat dengan keluar lantaran setiap kegiatan niscaya membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, menyerupai pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, menyerupai pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, menyerupai antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4) Biaya lain-lain, menyerupai pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan berdasarkan cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah insiden atau perbuatan usaha, menyerupai mendapatkan tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian yaitu buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas

dikantor B. Berikut diberikan satu contoh sederhana perihal cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :



Sisi Debet di bagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian penerimaan

- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian pengeluaran

- lajur jumlah



Menutup dan membukua kembali buku kas :

1) Menutup buku kas dilakukan tiap tamat bulan.

2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.



d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu menjadikan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan biar pekerjaan sanggup dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, mudah dan efisien. Untuk maksud tersebut maka dibutuhkan yaitu analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan aneka macam cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, biar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format agenda dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format agenda pada kantor A berbeda dengan format kantor B.



· Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bab atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, lantaran fungsinya sebagai sentra ingatan, sentra kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang menunjukkan pengetahuan secara keseluruhan perihal perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:



1. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, biar sempurna pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya yaitu melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terealisasi tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.

Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang sempurna atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap materi keterangan atau warkat sebagai sentra ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasrkan uraian diatas sanggup disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk memutuskan keputusan atau melaksanakan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan.


· Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor yaitu melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, biar sanggup berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan menunjukkan pelayanan kepada bab dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak pribadi mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan contohnya bab produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut sanggup berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.


2. Merambat segenap bab organisasi

Oleh lantaran pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

3. Dilakukan semua pihak

Sebagai jawaban perembetan pekerjaan kantor ke segenap bab organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor sanggup menjadi kiprah sekelompok pegawai (misalnya bab tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) hingga pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang dibutuhkan atau sebaiknya mendapatkan telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi kiprah pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, menunjukkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang menunjukkan tunjangan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi acara manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.



· Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, memalsukan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor sanggup diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

2. Membuat rekening

3. Menyimpan warkat

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work )

7. Macam- macam pekerjaan menyerupai penelepon, mendapatkan tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. Surat menyurat, mendikte, mengetik

10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor.

Hasil penyelidikan menandakan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. Menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. Lain-lain = 12,5%

________________________

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor berdasarkan Leffing Well dan GR. Terry di atas, penulis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan materi baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :

1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

- Mengetik - Menyalin

- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa - Melekatkan

- Menstensil - Menandai

- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul

- Menelepon - Membagi- bagi



2. Bahan baku

Bahan baku yang tidak lazim dipakai delam pekerjaan kantor yaitu :

- Abjad / karakter - Tanda baca

- Angka - Tanda hitunng, dan

- Garis - Tulisan

Read More

Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

Setelah membaca artikel Tata Ruang Kantor Yang Baik, kita akan mengetahui beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan pada dikala menata ruangan kantor, prinsip tersebut yaitu sebagai berikut.

1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan bekerjasama harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga sanggup mengurangi hilir pulang kampung pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4. Meletakan perlengkapan kantor harus erat dengan pegawai yang menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan bangku dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7. Kesatuan yang banyak bekerjasama dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, sehingga gampang didatangi tanpa mengganggu bab lain.
8. satuan kiprah yang dikerjakannya bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan erat jendela dan sebaiknya dijauhkan dari satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak.
9. Hendaknya kawasan arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang gampang terjangkau oleh petugas.

Demikianlah prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan fatwa oleh pegawai kantor dalam penataan tata ruang kantor, sehingga tercipta ruangan kantor yang baik, sempurna dan efisien dalam melakukan seluruh acara pekerjaan perkantoran.

sumber. Administrasi Kantor, Ating Tedjasutisnan Dkk, Armico

Read More

Perencanaan Udara Pada Tata Ruang Kantor

Dalam menata tata ruangan kantor perlu pula memperhatikan keadaan udara, bagaimana seseorang pegawai selalu mendapat atau menghirup udara yang segar. Yang penting dalam faktor udara yakni suhu udara dan banyaknya air pada udara itu. Udara yang panas dan lembab menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.

Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesejukan udara harus mendapat perhatian, jika tidak orang akan lebih gampang pusing dan produktifitasnya menurun, alasannya yakni udara yang panas menciptakan orang mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.

Menurut Prof. Sutarman, bahwa "beban panas yang berlebihan sanggup menurunkan prestasi kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati kondisi kerja dengan lezat bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6 derajat celcius.

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut ini:

1. mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan memakai air conditioning AC. 
2. mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini sanggup tercapai dengan menciptakan lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya digunakan oleh para pekerja.

Dengan pengaturan udara yang sempurna dan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan diantaranya:

1. kenyamanan bekerja pegawai menjadi lebih terjamin
2. produktifitas kerja yang tinggi
3. kualitas pekerjaan yang lebih baik
4. semangat kerja yanhg tinggi
5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
6. menampilkan kesan yang baik bagi para tamu.

Baca juga Perencanaan Cahaya Pada Tata Ruang Kantor

Read More

Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menciptakan suatu planning pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Mengadakan analisa terhadap acara yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini sanggup dibentuk daftar kebutuhan alat-alat media.
2. Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, sanggup ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5. Menugaskan kepada staf tata perjuangan untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, intinya perencanaan merupakan suatu proses acara untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud ialah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, sebab tanpa ada planning maka acara tidak sanggup berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibentuk planning pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik pribadi maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan lokasi.
2. Perencanaan regional.
3. Perencanaan ekonomi.
4. Faktor-faktor sosial dan budaya.
5. Faktor transportasi.
6. Suplai (Pengadaan) personal.
7. Faktor-faktor administratif.
8. Fasilitas-fasilitas kantor.
9. Pembiayaan, dan
10. Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang sanggup diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Dapat membantu dalam memilih tujuan,
2. Meletakkan dasar-dasar dan memilih langkah-langkah yang akan dilakukan,
3. Menghilangkan ketidakpastian, dan
4. Dapat dijadikan sebagai suatu fatwa atau dasar untuk melaksanakan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian biar nantinya acara sanggup berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan ialah acara yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala acara yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa menurut hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang acara kantor biar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian acara untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang sanggup dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Pembelian.
2. Pembuatan Sendiri.
3. Penyewaan.
4. Peminjaman.
5. Pendaurulangan 
6. Penukaran.
7. Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain perihal Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan ialah segala acara untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan kiprah untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang bersama-sama tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibentuk sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan biar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, contohnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan sanggup dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, mendapatkan hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah sanggup dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, mendapatkan bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melaksanakan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan sanggup dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor 

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan ialah perjuangan atau proses acara untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi  kemudahan kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan acara penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan meliputi segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan biar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan dan sanggup bertahan lama, sehingga sanggup menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut aturan waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sanggup dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang memakai barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, contohnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan sanggup dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang kala dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal bersama-sama pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam manajemen sarana dan prasarana. Pemeliharaan meliputi segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. 

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1. Perawatan.
2. Pencegahan.
3. Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jikalau dilihat dari aspek biaya, sebab untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jikalau dibandingkan dengan merawat pecahan dari peralatan tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diharapkan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang memakai alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan baka yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan sanggup ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka lezat dilihat dan dipandang. 
• Pemeliharaan yang baik memperlihatkan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan sanggup di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan biar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu acara dan perjuangan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan ialah acara yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah acara yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage  procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga gampang ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan menurut pembagian terstruktur mengenai (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan biar gampang dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang sanggup dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih usang disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan sanggup berupa melaksanakan pengamatan, penilaian dan meminta laporan untuk mendapatkan citra dan informasi perihal keadaan atau perlengkapan. 

Selain itu pengawasan sanggup pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib manajemen dan tertib teknis. Wijono dalam academia menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan acara pengendalian menyerupai disusun serangkaian acara sebagai berikut:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan hingga penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik verbal maupun tertulis.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
• Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
• Menyusun laporan menyeluruh secara periodik perihal pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan mekanisme manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan acara penghapusan, sesudah acara pembatalan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan acara perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu acara penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jikalau kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi ialah kekurangan daerah penyimpanan.

Penyusutan ialah acara yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak digunakan lagi sehingga tempatnya masih sanggup dimanfaatkan. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan pecahan dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku biar sarana kantor sanggup dimanfaatkan secara optimal

Adapun pembatalan sarana dan prasarana intinya bertujuan untuk:

• Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak sanggup digunakan lagi.
• Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. 
• Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
• Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Read More

Penataan Bunyi Pada Tata Ruang Kantor

Kebisingan atau bunyi gaduh sanggup mengakibatkan tidak efisiensinya pelaksanaan kantor, alasannya ialah kebisingan sanggup mengganggu konsenstrasi orang dalam berfikir sehingga akan mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh mengakibatkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, memakai telepon dan melakukan pekerjaan kantor dengan baik.

Suara berisik sanggup menjadikan hal berikut ini:

1. Gangguan mental dan syaraf bagi pegawai
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi
3. Kesalahan yang lebih banyak
4. Kelelahan yang bertambah
5. Semangat kerja pegawai menjadi berkurang

Banyaknya sumber bunyi yang terdapat pada suatu kantor sanggup bersumber dari percakapan, pergeseran barang-barang, bunyi mesin kantor, dan bunyi diluar kantor.

Untuk mengatasi faktor bunyi yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya memperhatikan hal berikut ini:

1. Langit-langit atau dinding ruangan digunakan lapisan penyadap suara
2. Mesin-mesin kantor pada bawahnya diberi bantalan karet atau busa tipis
3. Pesawat telepon dibuatkan ruangan tertutup rapat
4. Lantai ruangan sebaiknya diberi bantalan karet sehingga tidak terlalu banyak mengeluarkan suara

Dengan demikian terperinci sekali bahwa perencanaan cahaya, warna, udara dan warna dalam penataan ruang kantor harus benar-benar di perhitungkan dan direncanakan dengan baik. Karena akan kuat terhadap acara pekerjaan kantor.

Sebaliknya lemahnya kekuatan cahara, warna yang tidak cocok dan kurangnya sirkulasi udara serta kebisingan sanggup kuat jelek terhadap pekerjaan kantor.

Sebelumnya sanggup dilihat pada Perencanaan Warna Pada Tata Ruang Kantor

Read More

Arkadia Supplier Furniture Kantor Berkualitas Di Indonesia

Anda galau perihal bagaimana memesan furniture kantor? Tidak perlu bingung, lantaran Anda sanggup pribadi kontak Arkadia Furniture yang merupakan seorang mahir dalam hal perabot kantor. Dengan banyaknya konsumen yang sudah menjadi klien tetapnya, sekarang Arkadia semakin melebarkan sayap dengan cara membuka terusan yang gampang dan akrab bagi Anda yang menginginkan perabot sesuai dengan gaya kantor Anda. Karena tidak sanggup disangkal lagi sekarang semakin banyak kantor yang menampilkan atau menonjolkan gaya masing-masing supaya berbeda satu dengan lainnya. Terutama hal ini sanggup Anda lihat di kantor-kantor swasta. Mungkin akan berbeda dengan kantor pegawai negeri yang hampir semua tampilannya sama.

Memesan Furniture di Arkadia Furniture dan Alasannya

Arkadia furniture yang sudah banyak berpengalaman dan makan banyak asam garam yang bekerjasama dengan dilema perabot kantor akan dengan bahagia hati mengurai dilema yang Anda hadapi. Tidak hanya memenuhi kebutuhan akan perabot kantor tetapi juga membantu menyusun rencana terbaik untuk merancang tata ruangan kantor Anda. Karena aspek ruang sangat bekerjasama dengan perabot yang ada di dalamnya. Jangan ragu untuk bertanya apabila memang Anda butuh untuk dibantu terkait dilema ini.

Urusan terkait kantor tidak pernah gampang lantaran kebanyakan rumit, alasannya kantor sendiri berisi banyak orang yang punya anutan berbeda satu dan lainnya. Tetapi Anda tidak sanggup menghindari hal tersebut, maka dari itu lebih baik diselesaikan dengan dukungan dari Arkadia furniture. Dedikasi untuk membantu setiap konsumen dan klien akan menjadi nilai lebih yang Anda dapatkan jikalau bekerja sama. Kesepakatan akan dibentuk secair mungkin supaya kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Hal-hal terkait dengan perabot kantor yang Anda cari akan dijelaskan sedetail mungkin sehingga tidak perlu ada salah paham di kemudian hari. Komitmen untuk menjaga kepercayaan yaitu salah satu hal yang ditawarkan jasa pemesanan meja kantor ini.

Satu hal lagi yang sanggup Anda jadikan pertimbangan yaitu kecepatan dalam merespon konsumen. Karena setiap pembeli yaitu raja maka Anda juga akan diperlakukan kolam seorang raja. Melayani konsumen dengan maksimal terwujud dalam banyaknya jenis meja maupun partisi kantor yang disediakan. Ini guna memfasilitasi beragamnya selera konsumen. Mulai dari yang paling sederhana hingga model yang paling rumitpun akan dibantu oleh Arkadia furniture. Berkurang sudah dilema Anda terkait dengan furniture kantor.

Tidak hanya hingga di sana saja, dukungan akan juga diberikan bagi yang hanya ingin sekedar bertanya-tanya tanpa kepastian membeli atau memesan barang. Anda sanggup pribadi hubungi nomor telpon marketing Arkadia melalui websitenya. Dapat pula memakai direct chat melalui web. Dengan begitu Anda tidak perlu kebingungan mengontak Arkadia yang merupakan penyedia furniture terpercaya pilihan Anda semua.

Dengan semakin banyaknya pesaing justru akan menguntungkan bagi Anda. Karena Anda akan sanggup kesempatan untuk menerima harga terbaik saat memesan. Semoga Anda sanggup segera menghubungi Arkadia furniture melalui Arkadiafurniture.co.id nya. Sehingga ada janji yang sanggup terbentuk di sana. Dengan adanya janji maka kerjasama akan terjalin. Dampak positifnya Anda akan mengerti profesionalitas yang dijunjung tinggi oleh Arkadia selaku penyedia jasa furniture yang bonafide ini. Tidak perlu mencoba yang lain, yakinlah bahwa Arkadia sanggup menunjukkan dan mewujudkan keinginan Anda terkait perabot kantor harapan yang sudah usang hanya ada dalam bayangan saja. Segera kontak Arkadia melalui hotline ataupun melalui internet berupa direct chat yang sudah menjadi bentuk layanan maksimal yang sanggup diberikan pada Anda para konsumennya.

Read More

Soal Teori Kejuruan Manajemen Perkantoran Tp 2014/2015

UJIAN NASIONAL

Tahun Pelajaran 2014/2015

SOAL TEORI KEJURUAN

Administrasi Perkantoran : 6045

Paket Soal A

1. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang memperlihatkan kiprah kepada masing-masing pegawai, hal ini bekerjasama dekat dengan prinsip penyelenggaraan manajemen yaitu...
A. Pemusatan koordinasi
B. Kekuasaan dan tanggung jawab
C. Disiplin
D. Kesatuan perintah
E. Pambagian kerja

2. Jenis pekerjaan kantor yang bekerjasama eksklusif dengan aktivitas tata hubungan baik secara internal maupun eksternal adalah...
A. Pencatatan
B. Klasifikasi
C. Komunikasi
D. Pengolahan
E. Penyimpanan

3. Jenis media komunikasi yang biasa dipakai untuk berkomunikasi antar ruangan dalam suatu organisasi supaya efektif dan efisien adalah...
A. Telepon
B. Surat
C. Radio
D. Handphone
E. Intercom

4. Saat Anda mendapatkan telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan sementara ia sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan supaya si penelepon tidak keceewa?...
A. Bapak sedang sibuk tidak bisa diganggu!
B. Maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan?
C. Tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk!
D. Lain kali saja bapak telepon lagi!
E. Maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi!

5. Pengejaan (Spelling) untuk huruf “H” adalah...
A. Hotel
B. Home
C. Heart
D. History
E. Hello

6. Dalam memperlihatkan pelayanan yang bekerjasama eksklusif dengan konsumen sanggup mengakibatkan kesan baik bagi pelanggan maka harus memperhatikan hal berikut, kecuali...
A. Mengkonsumsi masakan yang cukup mengandung gizi
B. Olahraga secara teratur
C. Asesoris yang berlebihan
D. Perawatan wajah dan kulit
E. Perawatan rambut, kaki dan tangan

7. Melakukan training dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undang-Undang Keselamatan Kerja adalah...
A. Hak tenaga kerja
B. Kewajiban tenaga kerja
C. Kewajiban disnaker
D. Kewajiban pimpinan perusahaan
E. Kewajiban seluruh personil perusahaan

8. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jikalau ada pegawai yang tersengan listrik adalah...
A. Matikan aliran listrik
B. Berteriak minta tolong
C. Berlari sebab ketakutan
D. Membantu dengan menarik korban
E. Membiarkan sebab kita juga takut

9. Jika Anda menciptakan laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling sempurna adalah...
A. MS Acces
B. MS word
C. MS Power Point
D. MS Publisher
E. MS Excel

10. Petugas pelayanan diperlukan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya, cara menangani pelanggan yang mengeluh sebab pelayanan yang kurang adalah...
A. Menyampaikan solusi secara langsung
B. Menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan
C. Mencatat semua keluhan dengan lengkap
D. Berusaha memperlihatkan alasan yang terang sehingga pelanggan puas
E. Menghindari pelanggan yang suka mengeluh

11. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah...
A. Mengadakan pembelian
B. Menyusun kebutuhan biaya
C. Menyusun planning pengadaan
D. Menentukan daerah pembelian
E. Menyiapkan daerah pembelian

12. Berikut ini yaitu langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhan barang...
A. Menyiapkakn daerah penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun Kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan
B. Mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning Pengadaan, menyiapkan daerah penyimpanan
C. Menyusun daftar kebutuhan, menyusun planning pengadaan, menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan daerah penyimpanan
D. Mengadakan pembelian, menyiapkan daerah penyimpanan, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan
E. Menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan biaya, menyusun planning pengadaan, menyiapkan daerah penyimpanan


13. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah...
A. Setelah dipergunakan laci daerah sisa kertas yang dilubangi dibersihkakn
B. Bagian yang berputar diberi pelumas
C. Diletakkan di daerah yang kering
D. Kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. Bila tidak dipergunakan di tutup

14. Personal record mencakup catatan/dokumen mengenai kepegawaian. Tiga teladan mengenai personal record adalah...
A. Daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan
B. Langgan, faktur, surat pengantar barang
C. Jenis materi baku, laporan produksi, kualitas barang
D. Perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor
E. Perabot kantor, DP3, SPJ

15. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang...
A. Lengkap
B. Sopan
C. Jelas
D. Menarik
E. Benar

16. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah...
A. Memisahkan antara surat dinas dan pribadi
B. Mencatat surat ke dalam kartu kendali
C. Menentukan isyarat pembagian terstruktur mengenai dan indeks surat
D. Mengambil kartu kendali I sebagai ganti buku agenda
E. Menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah

17. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan sempurna dan tidak salah alamat maka perlu dicatat dalam buku...
A. Verbal
B. Agenda tunggal
C. Klaper
D. Ekspedisi ekstern
E. Kartu kendali

18. Fasilitas yang berisikan gosip e-mail yang tidak dipergunakan lagi, baik e-mail yang telah anda kiri atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail Anda adalah...
A. Trash
B. Draft
C. Spam
D. Inbox
E. Sent

19. Seorang dokter yang membuka perjuangan prakteknya akan sangat sempurna jikalau dokter tersebut menentukan sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan...
A. Sistem wilayah
B. Sistem tanggal
C. Sistem nomor
D. Sistem abjad
E. Sistem pokok masalah

20. Jika kita akan menjiplak dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka lebih baik menggunakan...
A. Printer
B. Photocopi
C. Mesin offset
D. Stensil
E. Risograph

21. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan sistem penyimpanan yang paling sempurna dengan jenis perjuangan tersebut yaitu sistem...
A. Abjad
B. Nomor
C. Wilayah
D. Tanggal
E. Pokok masalah

22. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat bersifat sementara adalah...
A. Map
B. Snelhecter
C. Briefordner
D. Portepel
E. Map tanpa daun

23. Jika dalam sebuah daftar pembagian terstruktur mengenai terdapat 5 kasus utama, 10 submasalah dan 30 sub-sub kasus maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah...
A. 5 guide
B. 10 guide
C. 15 guide
D. 40 guide
E. 45 guide

24. Jika dalam sebuah aktivitas wawancara, terdapat gangguan ibarat rusaknya peralatan perekam dan listrik yang padam, maka hal yang paling sempurna dilakukan adalah...
A. Mencatat hasil wawancara dengan lengkap
B. Mencari kesempatan lain
C. Tidak mencatat hasil wawancara
D. Meminjam teman lain sesudah selesai
E. Mencatat hal-hal penting

25. Jika kita akan menjiplak dokumen dalam jumlah sedikit dan hasil yang baik dan berwarna maka sebaiknya kita menggunakan...
A. Printer
B. Stensil sheet
C. Photokopi
D. Risograph
E. Cetak offset

26. Dalam menentukan gosip yang akan dipakai untuk melaksanakan perjalanan dinas, yang harus diperhatikan adalah, kecuali...
A. Bertanggungjawab
B. Berpengalaman
C. Banyak kemudahan
D. Terpercaya
E. Banyak diskon

27. Yang menjadi dasar penyusunan perjalanan dinas pimpinan adalah...
A. Jenis dan waktu kegiatan
B. Waktu dan urgensi kegiatan
C. Waktu dan jarak kegiatan
D. Kebutuhan pimpinan dan kegiatan
E. Keuangan dan kegiatan

28. Rapat yang bertujuan untuk menuntaskan suatu kasus atau kasus yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi yaitu rapat...
A. Formal
B. Terbuka
C. Penjelasan
D. Perundingan
E. Pemecahan masalah

29. Dokumen rapat yang sanggup dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil rapat itu sendiri disebut...
A. Risalah
B. Undangan
C. Laporan
D. Notula
E. Program kerja

30. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan izin untuk meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara aneh disebut...
A. Visa
B. Fiscal
C. Paspor
D. Surat tugas
E. Yellow card

31. Bentuk penataan ruang rapat yang paling sempurna untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah...
A. Model kelas
B. Model T
C. Model terbuka
D. Model V
E. Model persegi panjang

32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan rapat tersebut. Cara yang sanggup ditempuh dalam pendistribusian notula yang tempatnya jauh adalah, kecuali...
A. Dikirim melalui jasa pos
B. Dikirim melalui jasa paket
C. Dikirim melalui e-mail
D. Dikirim langsung
E. Dikirim melalui jasa kurir

33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) yaitu metode dana...
A. Bertambah
B. Tetap
C. Rata-rata
D. Menurun
E. Tidak tetap

34. Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu transaksi adalah...
A. Nota asli
B. Copi nota
C. Faktur asli
D. Copy faktur
E. Bukti memo

35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling sempurna untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah...
A. Model kelas
B. Model T
C. Model terbuka
D. Model V
E. Model persegi panjang

36. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menusun semua pengeluaran yang berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas kecil yaitu dengan metode dana tetap artinya...
A. Dana kas kecil naik
B. Dana kas kecil turun
C. Dana kas kecil berubah
D. Dana kas kecil bertambah
E. Dana kas kecil habis

37. Agar dokumen transaksi keuangan sanggup ditemukan dengan cepat dan sempurna maka penyimpanan dokumen tersebut memakai sistem...
A. Abjad
B. Nomor
C. Wilayah
D. Kronologis
E. Pokok masalah

38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor, sebaiknya kita...
A. Layani untuk berdebat
B. Minta maaf saja sudah cukup
C. Minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik
D. Biarkan saja sebab pelanggan tidak teliti
E. Melayani dengan setengah hati

39. Langkah terakhir dalam pengolahan data adalah...
A. Melaporkan hasil
B. Memastikan alat ukur pengolahan data
C. Memilih metode pengolahan data
D. Menentukan variabel penelitian
E. Memastikan data yang akan diolah

40. Fungsi manajemen kepegawaian yang bekerjasama eksklusif dengan pengembangan kemampuan pegawai/tenaga kerja adalah...
A. Penilaian kecakapan pegawai
B. Seleksi calon pegawai
C. Penggolongan jabatan
D. Bagian diklat
E. Perencanaan kenaikan pangkat

Read More

Soal Manajemen Sarana Prasarana Pilihan Berganda

Berikut ini merupakan beberapa pola soal manajemen sarana prasarana, soal manajemen sarana prasarana dibawah ini sebanyak sepuluh butir soal dengan opsi pilihan dari A hingga E. Berikut kesepuluh soal tersebut.

1. Bila sebuah organisasi mempunyai bab tata perjuangan terpusat, tata persuratan yang ada di dalamnya memakai pola...
   A. terbuka
   B. tertutup
   C. sentralisasi
   D. desentralisasi
   E. lama
   
2. Buku aktivitas yang dipakai untuk mencatat surat masuk pada sisi kiri dan surat keluar pada sisi kanan disebut buku agenda...
   A. tunggal
   B. campuran
   C. kembar
   D. berdampingan
   E. berpasangan
   
3. Sebuah surat/dokumen akan menjadi arsip apabila telah terdapat...
   A. tanda tangan pimpinan
   B. isyarat pimpinan
   C. tanda tangan pengelola
   D. release mark
   E. disposisi
   
4. Fungsi manajemen kepegawaian terdiri dari...
   A. fungsi manajerial dan teknis
   B. fungsi fungsional dan teknis
   C. fungsi manajerial dan fungsional
   D. fungsi manajerial dan orientasi
   E. fungsi orientasi dan fungsional
   
5. Karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat, salah satunya karena...
   A. karyawan yang bersangkutan sudah tidak sanggup bekerja alasannya ialah sakit
   B. adanya rasionalisasi perusahaan
   C. karyawan yang bersangkutan mengajukan pengunduran diri
   D. karyawan dianggap melanggar peraturan perusahaan
   E. karyawan meninggal di luar tanggungan perusahaan
   
6. Kegiatan untuk mendapat dana guna mendukung operasional perusahaan/unit kerja ialah fungsi... manajemen keuangan.
   A. penganggaran
   B. pencarian
   C. pengelolaan
   D. perencanaan
   E. pengendalian
   
7. Berikut ini yang bukan merupakan uraian kiprah pemegang kas kecil yaitu...
   A. mengelola dana yang ada guna membiayai kebutuhan-kebutuhan operasional unit kerja yang bersifat mendesak.
   B. mengadministrasikan bukti-bukti transaksi dan bukti kas
   C. mencari dana baik dari sumber intern maupun ekstern
   D. menciptakan laporan buku kas
   E. mengarsipkan bukti transaksi dan bukti kas
   
8. Perawatan barang/mesin yang dilakukan hanya pada ketika mesin itu rusak, termasuk dalam pemeliharaan...
   A. rutin
   B. periodik
   C. insidentil
   D. berjangka
   E. sewaktu
   
9. Berikut asas yang tidak dianut dalam pengaturan tata ruang, yatu...
   A. asas jarak terpendek
   B. asas rangkaian kerja
   C. asas proses kerja
   D. asas penggunaan setiap ruang
   E. asas perubahan susunan daerah kerja
   
10. Kelebihan tata ruang kantor berkamar adalah...
    A. komunikasi antar karyawan kurang lancar
    B. diharapkan biaya yang besar dalam pemeliharaan
    C. pemakaian ruangan kurang luwes kalau ada perubahan dalam organisasi
    D. karyawan lebih konsentrasi bekerja
    E. pengawasan menjadi lebih sulit
    

Soal lainnya Mengelola Keterampilan Dasar Komunikasi Pilihan Berganda

Read More

Penerapan Ergonomi Dalam Penataan Kemudahan Kantor

Penerapan ergonomi berarti penerapan sikap kerja insan yang benar di lingkungan kerja. Ergonomi sanggup di terapkan pada beberapa aspek dalam bekerja, yaitu posisi kerja, proses kerja, tata letak daerah kerja dan akomodasi yang terdapat di daerah kerja/kantor, serta cara pengangkatan beban.

Kegunaan dari penerapan ergonomi yaitu untuk memperbaiki performa dan mengurangi energi kerja yang berlebihan serta mengurangi kelelahan, mengurangi waktu yang terbuang sia-sia, dan meminimalkan kerusakan peralatan atau akomodasi kerja/kantor yang disebabkan kesalahan insan dan memperbaiki kenyamanan dalam bekerja. Lebih lanjut baca Ergonomi di Perkantoran

Berdasarkan manfaat yang diberikan oleh ergonomi tersebut, maka ergonomi perlu diterapkan dalam aktifitas penataan akomodasi kantor atau tata letak fasilitas. Melalui penerapan ergonomi dalam penataan akomodasi kantor, beberapa tujuan sanggup dicapai yaitu sebagai berikut.

• Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cedera dan penyakit kerja, menurunkan beban kerja fisik dan mental, serta mengupayakan promosi dan kepuasan kerja.
• Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial dan mengkoordinasi kerja secara tepat, guna meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun sehabis tidak produktif.
• Menciptakan keseimbangan rasional antara aspek teknis, ekonomis, dan antropologis dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi.

Untuk menerapkan ergonomi dalam penataan akomodasi kantor, maka ada beberapa prinsip ergonomi yang perlu diperhatikan dan sanggup dijadikan fatwa ketika menerapkan ergonomi tersebut.

Menurut Baiduri terdapat dua belas prinsip ergonomi, yaitu sebagai berikut:

1. Bekerja dalam posisi atau postur normal
2. Mengurangi beban berlebihan.
3. Menempatkan peralatan supaya selalu berada dalam jangkauan.
4. Bekerja sesuai dengan ketinggian dimensi tubuh.
5. Mengurangi gerakan berulang dan berlebihan
6. Meminimalisasi gerakan statis.
7. Meminimalisasi titik beban.
8. Mencakup jarak ruang.
9. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.
10. Melakukan gerakan, olah raga, dan perenggangan ketika bekerja.
11. Membuat supaya peragaan dan pola gampang dimengerti.
12. Mengurangi stress.

Ergonomi dalam penataan akomodasi kantor penting diterapkan lantaran ditujukan untuk lebih memanfaatkan area yang ada, mempermudah segala aktifitas di sekitarnya, serta memperlihatkan jaminan keamanan, keselamatan, dan kenyamanan bagi pegawai yang bekerja.

Pada jadinya semua hal tersebut akan mempengaruhi kinerja pegawai tersebut. Tata letak akomodasi merupakan pecahan dari perencanaan akomodasi yang lebih fokus pada pengaturan unsur-unsur fisik. Unsur-unsur fisik tersebut sanggup berupa mesin, peralatan, meja, bangunan dan sebagainya.

Selanjutnya sanggup dibaca Akibat yang Timbul Karena Tidak Menerapkan Ergonomi Di Perkantoran

Referensi:

Ika Widyanti, Administrasi Perkantoran, Yudistira

Rina Puspita Dewi, Menciptakan Naskah Dokumen,

http://www.clarkson.edu/risk_ehs/ergonomics

Read More