Cara Laminasi Dengan Mesin Laminating

Salah satu cara untuk memelihara suatu arsi ialah dengan cara laminasi. Laminasi ialah proses melapis suatu lembaran arsip diantara dua lembar materi penguat. Metode laminasi terdiri dari laminasi dengan tangan dan lamnasi dengan mesin panas/dingin. Tujuan arsip diberikan laminasi ialah untuk memperkuat arsip tersebut semoga terhindar dari kerusakan akhir air, terkoyak, tercoret maupun kerusakan lainnya.

Salah satu metode laminasi ialah memakai laminasi dengan mesin. Mesin yang digunakan untuk proses laminasi disebut juga mesin Laminating. Mesin laminating banyak digunakan pada percetakan dan foto copy untuk memperkuat suatu warkat. Dokumen yang sering diberikan laminasi seperti, ijazah, KTP, SIM, kartu anggota, dan kartu-kartu lainnya yang membutuhkan perawatan.

mesin laminating

Berikut ini cara memakai mesin laminating:

1. Tekan tombol on/off untuk menghidupkan mesin. Jika telah menekan tombol on/off namun mesin tampak tidak berfungsi, coba periksa tombol siaga yang fungsi nya untuk menciptakan mesin dalam keadaan stand by/hibernasi.
2. Untuk mulai menggunakannya, tunggu sekitar 10 menit hingga mesin panas. Biasanya terdapat lampu indikator yang menjadi petunjuk ketika mesin sudah panas dan siap digunakan.
3. Pilih kecepatan mesin laminating dengan menyesuaikan kertas yang dipakai. Untuk kertas-kertas yang tebal ibarat karton gunakan pengaturan laminating yang lebih lambat dibandingkan kertas tipis ibarat kertas HVS.
4. Lapisi kertas atau dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi. Untuk menghindari plastik laminasi lengket pada mesin laminating, sebaiknya lapisi lagi permukaan atas plastik laminating dengan kertas HVS.
5. Tempatkan kertas atau dokumen yang ingin laminasi di mesin, lalu tekan tombol ‘run’
6. Ambil jadinya dari mesin lalu merapikan pinggirannya.

Artikel sebelumnya silahkan baca Pemeliharaan Arsip

Read More

Pengertian Surat Rujukan Dan Rekomendasi

Surat rujukan yakni surat yang isinya menyatakan hal/fakta yang menyangkut sebuah instansi, perusahaan atau tubuh usaha. Surat rujukan dibentuk oleh suatu instansi/badan perjuangan atas ajakan instansi/badan perjuangan lainnya. Memberi refrensi berarti menunjukkan fakta sebuah perusahaan perihal kejujuran dan kesanggupan membayar hutangnya.

Referensi ada dua macam yakni:

• Referensi dagang, yang berarti menunjuk relasi dagang yang sudah ering berhubungan. Referensi ini harus dibentuk seobyektif mungkin.
• Referensi Bank, berarti menunjuk bank yang sanggup menunjukkan gosip perihal likuiditas perusahaan tersebut.

Makara surat rujukan bertujuan untuk memperkuat posisi orang yang menerimanya. sebab itu, surat rujukan dan surat rekomendasi haruslah dibentuk oleh pihak yang berkompetensi untuk mengeluarkan surat tersebut. Surat rujukan harus berisi ketarangan-keterangan yang sebetulnya bahkan yang sangat bersifat belakang layar sekalipun. Pemberi rujukan dihentikan menunjukkan keterangan palsu, dan yang lebih utama, isi surat tersebut hanya boleh diketahui oleh pembuat rujukan sendiri dan pihak yang memintanya. 

Dalam dunia bisnis, seorang pengusaha sering diminta untuk menunjukkan rujukan mengenai keadaan suatu pengusaha atau perusahaan. Umumnya orang lebih mempercayai rujukan yang dibentuk oleh bank dibanding dengan rujukan dari pengusaha atau perorangan. Hal ini dikarenakan hanya pihak bank yang memiliki relasi lebih luas dan intens dengan perusahaan dan pihak bank lah yang lebih mengetahuik keadaan dan dapat dipercaya perusahaan yang menjadi nasabahnya.

Disamping surat referensi, dikenal pula surat rekomendasi. Perbedaan antara keduannya terletak pada aspek kerahasiannya. Surat rujukan bersifat rahasia, berisi keterangan baik dan tidak baik, sedang surat rekomendasi tidak bersifat belakang layar dan lebih menonjolkan kebanggaan dan kebaikan seseorang. Selain itu, surat rujukan dibentuk atas ajakan pihak lain yang membutuhkan gosip mengenai orang yang disebutkan dalam surat referensi, sebaliknya surat rekomendasi dibentuk atas ajakan orang atau pihak yang diterangkan dalam surat tersebut, dan sanggup dibaca dan dimiliki oleh orang yang diterangkan dalam surat rekomendasi tersebut.

Keseimpulannya, surat rujukan isinya bersifat rahasia, gosip yang didalamnya harus objektif, dan isinya sanggup positif dan negatif. Sedangkan surat rekomendasi isinya tidak bersifat rahasia, informasinya kadang bersifat subjektif dan isinya hanya bersifat positif saja. 

Baca juga Syarat Membut Laporan Bisnis yang Baik

Read More

Mengenal Surat Pesanan

Surat Pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli, surat pesanan berarti surat untuk mengajukan pembelian/pesanan kepada pihak lain. Surat Pesanaan mempunyai kedudukan yang besar lengan berkuasa sehingga pihak penjual berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menawarkan kesungguhannya kepada pihak pembeli.

Calon pembeli atau pelanggan sebaiknya menulis surat dengan bahasa yang ringkas dan pribadi pada pokok problem tanpa basa-basi, tetapi tetap memperhatikan moral untuk membina korelasi bisnis yang lebih akrab.

Dalam penyusunan surat pesanan dibutuhkan banyak pertimbangan, contohnya ihwal kesanggupan membayar atau keadaan keuangannya. Kegagalan dalam memenuhi kewajiban membayar akan mengecewakan pihak penjual dan sanggup merusak dapat dipercaya atau kepercayaan. Sebelum itu perlu di pertimbangkan apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan, bagaimana dengan syarat pembayarannya, cara pengiriman dan penyerahannya.

Ketidakcermatan dalam menentukan jenis barang seringkali mendatangkan kekecewaan alasannya ialah kapasitas atau kegunaan barang tidak sesuai dengan kebutuhan pemesanan. Pada dikala mendapatkan barang dari pihak penjual pihak pemesan sebaiknya meneliti barang tersebut untuk memastikan bahwa spesifikasi dan kualitas barang itu sesuai dengan pilihannya.

Hal-hal yang harus dinyatakan dengan terang dalam surat pesanan ialah sebagai berikut:

1. pesanan diajukan menurut surat penawaran beserta brosur dan daftar harga pokok
2. nama dan spesifikasi produk yang dipesan beserta kuantitasnya
3. kesanggupan membayar dengan pasti
4. cara penyerahan/pembayaran barang
5. tanggal pengiriman baran dan uang pembayaran
6. asuransi dan cara pengepakkan barang selama proses pengangkutan

Surat pesanan sanggup dijadikan sebagai bukti apabila di lalu hari timbul perselisihan antara pihak penjual dan pihak pembeli. Karena itu, sebaiknya surat ini dibaca ulang untuk mengoreksi kekeliruan yang mungkin luput dari pengamatan sebelumnya.

Artikel berikutnya silahkan baca: Pengertian Surat Referensi dan Rekomendasi

Read More

Pengertian Faktur

Faktur biasa disebut juga invoice dalam bahasa inggris, merupakan tanda bukti yang menyatakan bahwa barang-barang yang tercantum di dalamnya telah diperjualbelikan. Di dalam surat ini berisi keterangan-keterangan perihal pemesan (nama, alamat, dan nomor pesanan), barang (jumlah, jenis, model), biaya-biaya, harga dan lain sebagainya.

Biasanya sehabis terjadi kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual, maka dibuatlah faktur sebagai tanda bukti. Namun apabila dalam perjanjian jual beli tersebut pembayaran dilakukan secara bertahap, maka sebelum pembayaran lunas yang diberikan yakni copy faktur (setelah lunas gres diberikan asli).


Dalam bertransaksi perlu dilengkapi dengan: surat pengiriman, surat pembayaran, surat penerimaan dan surat penerimaan pembayaran. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan faktur:

1. Faktur dibentuk bila telah ada kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual
2. Harus dibentuk atas nama pembeli/pemohon kredit, kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.
3. Keterangan-keterangan barang yang ada di dalam faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan yang tertera dalam surat pemesanan.
4. Faktur dianggap sah bila di dalam faktur telah tercantum tandatangan pembeli dan penjual dan dibubuhi stempel oleh penjual.

Pada umumnya faktur dibentuk tiga lembar dengan perincian penggunaan sebagai berikut: 

• 1 lembar copy berwarna untuk pembeli yang telah melunasi pembayarannya
• 1 lembar copy berwarna untuk arsip bab penjualan
• 1 lembar copy berwarna lainnya untuk laporan bab keuangan pada penjualan.

Artikel sebelumnya Mengenal Surat Pesanan

Read More

Jenis-Jenis Sop (Standar Operating Procedure)

Standard operating procedure POS atau kadang disingkat dalam bahasa indonesia ialah SOP Standar Operasional Prosedur, ialah suatu set aba-aba yang mempunyai kekuatan sebagai suatu petunjuk pekerjaan. Hal ini meliputi hal-hal dari operasi yang mempunyai suatu mekanisme niscaya atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP.

SOP yang berfungsi sebagai fatwa dalam melaksanakan pekerjaan rutin sanggup dibagi menjadi beberapa jenis menyerupai berikut:

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP sanggup dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

1. SOP Teknis

SOP Teknis, adalah mekanisme standar yang sangat rinci dari acara yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu kiprah atau jabatan. Setiap mekanisme diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melaksanakan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, investigasi keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP Administratif, adalah mekanisme standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari acara yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu kiprah atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif ialah sebagai berikut:

1. Pelaksana acara berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan acara atau langkah pelaksanaan acara yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melaksanakan kegiatan.

Dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan lingkup makro, SOP administratif sanggup dipakai untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan manajemen pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil hingga pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan kiprah pokok dan fungsinya.

SOP

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro

SOP Makro meliputi beberapa SOP mikro yang mencerminkan pecahan dari acara tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian acara dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan acara yang sebenarnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP tunjangan jawaban terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro merupakan pecahan dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi pecahan dari acara SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP berdasarkan cakupan dan kelengkapan acara dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final

SOP final ialah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling simpulan atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial ialah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling simpulan atau final sehingga acara ini masih mempunyai rangkaian acara lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan pecahan (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) ialah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan baik dari acara yang di SOP kan maupun dari tahapan acara dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B mempunyai SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) ialah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif mempunyai perbedaan dari acara yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan daerah SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak sanggup diterapkan di daerah lain lantaran sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Artikel sebelumnya Pengertian Faktur

Refrensi
Ika widyanti, Administrasi Perkantoran, Yudistira
http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar

Read More

Rpp Korespondensi Kurikulum 2013

Berikut ini pola RPP mata pelajaran Korespondensi pada kurikulum 2013, Silahkan Bapak/Ibu lihat dibawah ini tampilannya, kalau berminat silahkan download pada tombol dibawahnya. Namun perlu diperhatikan RPP ini mungkin masih perlu beberapa perbaikan.

Baca juga: Mengenal Surat Pesanan

Read More

Mengenal Surat Keluhan/Pengaduan

Pada dasarnya setiap perusahaan ingin bekerja seteliti mungkin. Begitu juga dalam pembuatan surat penawaran dan pesanan dicek dengan cermat, pengepakan barang diawasi dengan ketat, pengendalian mutu juga dilaksanakan dengan oleh ahlinya, dan perencanaan lainnya dengan cita-cita kesalahan maupun kerusakan yang akan timbul sanggup berkurang. Akan tetapi, menyerupai sifat insan yang tidak luput dari kesalahan terkadang terjadi pula banyak sekali kesalahan.

Surat Keluhan merupakan surat yang ditujukan kepada perusahaan/institusi berisi keluhan pelanggan terhadap produk/layanan dari perusahaan/institusi yang menawarkan layanan baik berupa barang/jasa. Kesalahan yang terjadi sanggup dikarenakan kesalahan insan menyerupai kurangnya pengawasan dalam pengepakan barang, kelambanan pengiriman, kerusakan peti kemas dan lain sebagainya. Bisa juga dikarenakan faktor alam menyerupai tragedi alam.


Jenis Pengaduan yang paling sering dikeluhkan ialah sebagai berikut:

• Nama/jenis barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang dipesan
• Barang yang dikirimkan rusak sehingga harus diganti atau diberi belahan harga
• Kualitas barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang diperlihatkan dalam sampel atau teladan barang.
• keterlambatan dalam pengiriman barang yang dipesan, karenanya pemesan meminta pemotongan harga.
• Jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dipesan, sehingga perlu dikurangi atau ditambah.

Jika pemesan tidak puas dengan barang yang dipesannya, beliau akan mengajukan tuntutan atau pengaduan. Hal ini tergantung pada alasan yang dikemukakan pihak pembeli/pemesan. Dalam dunia bisnis menciptakan surat pengaduan harus disusun secara cermat sebab dalam tuntunan tersebut tercakup kerugian yang dialami pihak pemesan yang harus diganti oleh pihak pemasok atau penjual.

Pihak penjual yang mendapatkan surat pengaduan atau tuntutan hendaknya meneliti dan menyidik kebenaran pengaduan tersebut. Seandainya kesalahan tersebut terang ada pada pihak pembeli, pihak pemesan dihentikan memojokkan pelanggan tersebut. Prinsip yang harus diambil ialah mencari penyelesaian dengan sebaik-baiknya demi kelestarian hubungan yang menguntungkan kedua belah pihak.

Baca juga Pengertian Faktur

Read More