Cara Laminasi Dengan Mesin Laminating

Salah satu cara untuk memelihara suatu arsi ialah dengan cara laminasi. Laminasi ialah proses melapis suatu lembaran arsip diantara dua lembar materi penguat. Metode laminasi terdiri dari laminasi dengan tangan dan lamnasi dengan mesin panas/dingin. Tujuan arsip diberikan laminasi ialah untuk memperkuat arsip tersebut semoga terhindar dari kerusakan akhir air, terkoyak, tercoret maupun kerusakan lainnya.

Salah satu metode laminasi ialah memakai laminasi dengan mesin. Mesin yang digunakan untuk proses laminasi disebut juga mesin Laminating. Mesin laminating banyak digunakan pada percetakan dan foto copy untuk memperkuat suatu warkat. Dokumen yang sering diberikan laminasi seperti, ijazah, KTP, SIM, kartu anggota, dan kartu-kartu lainnya yang membutuhkan perawatan.

mesin laminating

Berikut ini cara memakai mesin laminating:

1. Tekan tombol on/off untuk menghidupkan mesin. Jika telah menekan tombol on/off namun mesin tampak tidak berfungsi, coba periksa tombol siaga yang fungsi nya untuk menciptakan mesin dalam keadaan stand by/hibernasi.
2. Untuk mulai menggunakannya, tunggu sekitar 10 menit hingga mesin panas. Biasanya terdapat lampu indikator yang menjadi petunjuk ketika mesin sudah panas dan siap digunakan.
3. Pilih kecepatan mesin laminating dengan menyesuaikan kertas yang dipakai. Untuk kertas-kertas yang tebal ibarat karton gunakan pengaturan laminating yang lebih lambat dibandingkan kertas tipis ibarat kertas HVS.
4. Lapisi kertas atau dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi. Untuk menghindari plastik laminasi lengket pada mesin laminating, sebaiknya lapisi lagi permukaan atas plastik laminating dengan kertas HVS.
5. Tempatkan kertas atau dokumen yang ingin laminasi di mesin, lalu tekan tombol ‘run’
6. Ambil jadinya dari mesin lalu merapikan pinggirannya.

Artikel sebelumnya silahkan baca Pemeliharaan Arsip

Read More

Asas-Asas Dalam Kearsipan

Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik  surat masuk  maupun  surat  keluar yaitu  asas  sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau campuran  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan  asas tersebut  ada  beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam  satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan mekanisme serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima eksklusif oleh unit pengelola harus disampaikan gosip terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melaksanakan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau memiliki kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih gampang  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melaksanakan acara pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati yaitu harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.

Kelebihan dari asas ini yaitu penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.

Selanjutnya silahkan baca Keuntungan dan Kelemahan Asas-asas Kearsipan

Read More

Perbedaan Arsip, Dokumen, Dan Warkat

Dalam pelajaran kearsipan kita sering sekali mendengar istilah arsip, dokumen, pustaka, ataupun warkat, namun sudah tahukah Anda apa arti dari kata-kata tadi?. Penjelasan berikut ini akan membahas perbedaan antara arsip, dokumen, pustaka, dan warkat.

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

Pengertian Arsip Berdasarkan Pendapat Para Ahli

1. Arsiparis  Italia,  Eugenio  Casanova  (1867-1951)  dalam  bukunya Archivistica (Seina  1928) Arsip sebagai  penambahan  secara  tertib dokumen-dokumen  yang  diciptakan selama kegiatannya oleh  suatu forum atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh forum perorangan tersebut.
2. Arsiparis  Jerman,  Adolf  Brenneke  (1875-1946)  dalam  bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari aktivitas legal atau niaga dari suatu  badan  atau  badan  hukum  yang  dimaksudkan  untuk  pemeliharaan baka di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
3. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
4. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan warkat yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap kali diharapkan sanggup cepat ditemukan kembali.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan hasil  dari aktivitas  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan dipakai sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Baca juga Jenis-Jenis Arsip Media Baru

Pengertian Arsip Berdasakan Undang-Undang

Menurut UU No. 7 tahun 1971  tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  pasal 1

yang  dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah.

1. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  lembaga-lembaga  negara dan  badan-badan  pemerintah dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam rangka pelaksanaan aktivitas pemerintahan.
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  badan-badan  swasta dan  atau  perorangan, dalam bentuk  dan  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

PP No 28  tahun 2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Menyatakan yang dimaksud  dengan  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam aneka macam bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

PP No 28 tahun 2012 perihal pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Disimpulkan bahwa  arsip  tidak  hanya  berupa  dokumen  berbentuk  kertas  yang  tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam aneka macam  media  sesuai  dengan perkembangan zaman,  contoh  dari  arsip tersebut  dapat  berupa  kaset,  CD/DVD,  atau  media  lainnya sesuai  dengan perkembangan  zamannya.  Dan  untuk  penyerahan  arsip  itu  sendiri  tidak harus dari suatu tubuh atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi sanggup juga dari perorangan.

Arsip sanggup dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan bersahabat tempat bekerja hal  ini  akan  memudahkan  penggunaannya  selain  itu penyimpanan  arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan  cara mengklasifikasi  berdasarkan  abjad,  subyek, numeric, dan instruksi klasifikasi.

Baca Artikel: Pemilihan Arsip yang Sesuai

Arsip  aktif  merupakan  bagian  penting  dalam  mendukung  kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk  itu  arsip  aktif  harus  selalu  tersedia  pada  saat diharapkan  maka disimpan ditempat yang gampang untuk diambil.

Arsip  inaktif  adalah  arsip  aktif  yang  telah  selesai diproses  dan  telah menurun frekuensi memakaiannya, dan jikalau dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam  organisasi  atau  dapat dimusnahkan  dengan  memperhatikan karakteristik  dan  nilai  guna  dari  arsip  tersebut.  Untuk  melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diharapkan sebuah kerangka  system disentralisasi atau  sentralisasi.

2. Dokumen

Dokumen  menurut  bahasa Inggris yaitu “Documentation” dan  menurut bahasa  latin “Documentum”. Banyak  pengertian  dokumen  di  antaranya  dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen yaitu sebuah goresan pena yang memuat  informasi,  biasanya, dokumen  ditulis  di kertas dan informasinya  ditulis menggunakan tinta baik  memakai  tangan  atau menggunakan  media  elektronik  (seperti printer).

Menurut  kamus  kepegawaian yang  dimaksud  dengan  dokumen  adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai  keterangan-keterangan di  pilah  untuk dikumpulkan,  disusun, disediakan atau disebarkan.

Dari  pengertian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  dokumen  adalah  suatu yang  tertulis  dan  tercetak yang  dapat  digunakan  untuk  bukti  atau  keterangan. Dokumen-dokumen  itu  perlu  didokumentasikan, dokumentasi  merupakan  usaha untuk  melakukan pengumpulan,  pemilihan,  pengolahan,  dan penyimpanan informasi dari aneka macam bidang atau tunjangan atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan ibarat gambar, kutipan, guntingan koran, materi referensi, dan lain-lain.

3. Warkat

Menurut  W.J.S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  Umum  Bahasa  Indonesia yang  dimaksud  dengan warkat  adalah  surat,  isi  surat;  pos,  lembaran  surat  pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat sanggup dilihat dari 2 segi, yaitu :

1. Pengertian Secara Sempit. Menurut Kamus  Besar  Bahasa Indonesia (KBBI), warkat sanggup berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian Secara Luas. Warkat yaitu setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat,  catatan-catatan,  perhitungan-perhitungan,  grafis-grafis,  atau  gambar-gambar)  yang  masih mempunyai  kegunaan  sebagai  bahan  informasi  dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan  pengertian  tersebut  berarti  tidak  semua  catatan,  grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan  gambar-gambar  tersebut  masih  memiliki  kegunaan  sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. 

Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak berkhasiat sebagai materi informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak sanggup disebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih mempunyai kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.

Baca artikel Pemeliharan Arsip

Read More

Keuntungan Dan Kelemahan Asas Pengolahan Arsip

Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip, terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang sanggup diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut mencakup asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan. Lebih lanjut baca Asas-asas Dalam Kearsipan

Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian acara pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

Keuntungan 

Keuntungan asas sentralisasi yaitu sebagai berikut.

1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur
2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, lantaran arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali lantaran akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.
4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
6. Pengawasan menjadi lebih mudah.

Kelemahan

Namun asas sentralisasi mempunyai kelemahan sebagai berikut.

1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang sempurna lantaran pekerjaan menjadi lambat.
3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga sanggup terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
4. Kemungkinan arsip tidak sanggup ditemukan besar lantaran arsip hilang atau terselip.

Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi yaitu pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja dalam organisasi masing-masing.

Keuntungan 

Keuntungan asas desentralisasi yaitu sebagai berikut.

1. Unit kerja sanggup menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip sanggup ditemukan lebih cepat.
3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya wacana kearsipan.

Kelemahan

Selain laba terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.

1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, lantaran acara ini dianggap acara yang kurang penting, sehingga menerima prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.
4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang mempunyai pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan adonan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja sanggup melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Keuntungan

Keuntungan sistem adonan ini yaitu sebagai berikut.

1. Keseragaman mekanisme dan tata kerja.
2. Proses kerja lancar, lantaran arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah, lantaran adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih gampang dalam pengendalian dan pembinaanya.
5. Karyawan di unti kerja sanggup bertambah.

Kelemahan

1. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang dipakai cukup banyak.
2. Kemungkinan adanya arsip kembar sanggup terjadi.
3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

Read More

Jenis-Jenis Dokumen Ditinjau Dari Banyak Sekali Segi

Berdasarkan kamus umum bahasa Indonesia, dokumen yakni suatu yang tertulis atau tercetak yang sanggup dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, menyerupai sertifikat kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.

Ensiklopedi Administrasi menyatakan dokumen yakni warkat orisinil yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Berikut ini akan dijelaskan banyak sekali jenis dokumen ditinjau dari banyak sekali segi, diantaranya dokumen ditinjau dari pemakainya, dokumen ditinjau dari nilai kegunaaqnya, dokumen ditinjau menurut sumbernya, dokumen ditinjau menurut fungsinya, ditinjau dari penelitian, ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya.

Dokumen Ditinjau dari Pemakaiannya

Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen sanggup dibedakan menjadi empat macam, yaitu:

1. Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian insiden penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: sertifikat kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.

   

   ijazah

   
   

   

   KTP

   
   

   

   akte kelahiran

2. Dokumen niaga, yakni surat-surat niaga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian insiden penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.

   

   kuitansi

   
   

   

   cek

   
   

   

   obligasi

3. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian insiden penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil insan purba, foto perjuangan, kerikil tulis.

   

   fosil insan purba

   
   

   

   batu tulis ciaruteun

4. Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian insiden penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: Undang-Undang Dasar 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kolaborasi antar negara.

Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

1. Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian dalam menawarkan informasi kepada masyarakat.
2. Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang digunakan sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang sanggup digunakan sebagai alat pembuktian secara aturan dimuka pengadilan.
4. Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang sanggup dijadikan alat pembuktian insiden penting insiden penting yang terjadi pada masa lalu.

Dokumen Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan hukum,  misalnya sertifikat notaris, visum dokter.
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
4. Aktivasi forum persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaledoskop.
5. Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.

Dokumen ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang sanggup digunakan secara pribadi dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis sanggup dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
2. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara pribadi dalam pekerjaan kantor.

Dokumen ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari penelitian, dokuemn dibedakan menjadi tiga macam yakni:

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan pribadi dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Dokumen ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

Ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi jawaban dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal yakni informasi yang terdapat pada benda. 
2. Dokumen korporal, merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, kerikil pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, kerikil bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
3. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: Undang-Undang Dasar 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi.

Read More

Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri)

Landarchief (1892- 1942)

Lembaga kearsipan di Indonesia, menyerupai yang kita kenal kini ini, secara de facto sudah ada semenjak 28 Januari 1892, dikala Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan manajemen dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama yakni Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs yakni Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak digunakan sebagai rujukan bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan yakni E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda yakni Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat kiprah khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain :

1. Semua arsip-arsip pemerintah yakni hak milik tunggal pemerintah;
2. Batas arsip gres yakni 40 tahun;
3. Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secarakhusus berdasarkan peraturan-
    peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta)

Kobunsjokan(1942-1945)

Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, alasannya pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh alasannya itu, Arsip Nasional RI tidak mempunyai khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda berjulukan Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapat keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diharapkan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, kalau mereka sanggup memperlihatkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.

Arsip Negeri(1945-1947)

Secara yuridis, keberadaan forum kearsipan Indonesia dimulai semenjak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman acara dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief)  dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, forum kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung hingga pertengahan tahun 1947 dikala pemerintah NICA tiba ke Indonesia.

Landsarchief(1947-1949)

Sejak Belanda melancarkan aksi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief  adalah Prof.W. Ph. Coolhaas  yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada selesai tahun 1949. Setelah itu forum kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia.

Arsip Negara(1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar  tanggal 27 Desember1949,  Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk  pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi orisinil wacana statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan supaya arsip-arsip pemerintah sentra sanggup disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri menjelma Arsip Negara RIS.  Sedangkan sebagai pimpinan forum Arsip Negara tersebut yakni Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang orisinil Indonesia yang pertama kalinya memimpin forum kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya yakni Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, alasannya untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara digunakan untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi digunakan hingga tahun 1959.

Arsip Nasional(1959-1967)

Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K

Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan banyak sekali perjuangan untuk meningkatkan kiprah dan status forum Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil yakni memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.

Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)

Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti hingga disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, kiprah dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, semenjak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 wacana Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, kiprah dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan gres (dinamis).

Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus. (1963-1964)

Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, alasannya bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.

Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966)

Pada tahun 1964 nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut diubahsuaikan dengan kiprah dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang gres tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat kiprah untuk melaksanakan pelatihan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi kiprah dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.

Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967)

Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.

Arsip Nasional RI(1967- kini )

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, alasannya berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab eksklusif kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai pegawanegeri teknis pemerintah tidak bertentangan dengan Undang-Undang Dasar 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status gres tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;

Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang wacana Pokok-pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh alasannya itu Dra. Sumartini, perempuan pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan harapan pemimpin sebelumnya.  Atas usaha-usaha beliau, serta atas santunan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, harapan dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang wacana Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan eksklusif bertanggungjawab kepada Presiden.  Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan kiprah dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan dia terjadi perubahan struktur organisasi yang gres dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 wacana Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok yakni pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah Taman Kanak-kanak I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, dia juga berbagi SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai gres sebagai arsiparis. Oleh alasannya itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya yakni tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya yakni DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).

Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, dia melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional yang handal, dia mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di periode reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, kiprah dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun diubahsuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.

Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia berbagi Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan musim perkembangan globalisasi info dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah memakai perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.

Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan banyak sekali agenda yang benar-benar diubahsuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menjadikan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk berguru di luar negeri.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memperlihatkan kursus-kursus yang sanggup meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memperlihatkan dedikasi terbaik kepada masyarakat sesuai dengan kiprah dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain menyerupai agenda Citra Daerah, Citra Nusantara maupun agenda lainnya menyerupai agenda Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar forum ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui kiprah dan fungsi ANRI yang pada karenanya nanti akan menjadikan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya.

Pimpinan Arsip Nasional dari Masa ke Masa

DR. R. Soekanto (1951 - 1957)
Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)
Dra. Soemartini (1971 - 1992)
DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)
DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)
Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)
Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)
M. Asichin (2010 - 2013)
Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

sumber: http://www.anri.go.id/

Read More

Mengenal Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis ialah proses penambahan khasanah arsip statis pada forum kearsipan yang dilaksanakan melalui acara penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada forum kearsipan.

Penambahan khasanah arsip statis dilakukan dalam rangka menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip statis diselamatkan dan dilestarikan di forum kearsipan sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.

Arsip-arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI merupakan arsip statis yang berskala nasional yang mempunyai nilai guna kesejarahan dalam banyak sekali bentuk dan media yang diterima dari forum negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perorangan yang berbengaruh terhadap kepentingan nasional.

Akuisisi arsip statis dilaksanakan menurut peraturan perundangan-undangan dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke forum kearsipan atau mendapatkan arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip alasannya ialah kewajibannya menyerahkan arsip statis ke forum kearsipan.

Selain itu akuisisi juga sanggup dilakukan melalui ganti rugi terhadap pihak yang menyerahkan arsip statis. Mengingat keberadaan arsip statis di forum kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah sejatinya tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip tetapi berada di forum kearsipan.

Dengan demikian rekaman kejadian yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.

Kegiatan akuisisi merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip statis. Proses penambahan khasanah arsip statis pada forum kearsipan dilakukan melalui acara pendataan, penataan, penilaian, sampai penyerahan arsip statis. Pendataan arsip statis merupakan acara penelusuran terhadap arsip statis yang mempunyai nilai guna sejarah yang tercipta di lingkungan pencipta dan pemilik arsip.

Kegiatan ini dilakukan guna mengidentifikasi keberadaan fisik arsip beserta Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Arsipnya.

Proses akuisisi selanjutnya ialah evaluasi terhadap informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian merupakan proses penentuan status selesai arsip yang layak untuk diakuisisi menurut analisis fungsi organisasi pencipta arsip, subtansi informasi serta karakteristik fisik arsip dengan memilah dan menentukan arsip yang berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.

Arsip yang bernilai guna sejarah ialah arsip yang mempunyai nilai kebuktian (evidential), informasional, dan intrinsik sehingga arsip statis yang layak diakuisisi ialah arsip yang autentik, utuh dan reliable.

Akhir dari proses akuisisi ialah penyerahan arsip statis ke forum kearsipan. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan hukum asli.

Penyerahan arsip didokumentasikan dengan isu program serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan, riwayat arsip, serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya dari pencipta arsip kepada forum kearsipan.

Sumber: http://www.anri.go.id/home/slide/135

Read More

Arsip Elektronik

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat ialah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang sanggup memprosesnya. Oleh lantaran itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk arahan yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft), 1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip elektronik ialah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
memakai komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai “A record that is created (made or received and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai “Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301”, (Arsip elektronik ialah gosip yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang sanggup memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah
Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)


Ahli kearsipan dari serpihan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah menciptakan satu definisi wacana file elektronik.

Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan gosip yang direkam dalam arahan yang sanggup disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 wacana Informasi Transaksi Informasi Elektronik, membuktikan gosip elektronik ialah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik ialah setiap gosip elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang sanggup dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 wacana Kearsipan, membuktikan arsip ialah rekaman kegiatan atau insiden dalam banyak sekali bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi gosip dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum negara, pemerintahan daerah, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari berbagait pengertian diatas, sanggup ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik mempunyai konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh lantaran itu arsip elektronik mempunyai kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.

Pengertian arsip elektronik ialah kumpulan gosip yang direkam memakai teknologi komputer sebagai dokumen elektronik biar sanggup dilihat dan dipergunakan kembali.

Berdasarkan pengertian arsip elektronik menyerupai dikemukan diatas, sanggup dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

1. Kumpulan gosip arsip
2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan dipakai kembali

Terhadap keempat unsur diatas, sanggup dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka sanggup ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.

Kumpulan gosip arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) menyerupai yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang sanggup dijadikan inisial dari kumpulan gosip arsip menyerupai yang telah diterangkan yaitu :

1. File
2. Records
3. Archives

File ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diharapkan dalam proses manajemen secara aktif, masih secara pribadi digunakan.

Record ialah arsip in aktif yang oleh unit kerja sesudah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses manajemen sehari-hari.

Archive ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.

File, record, archive, sebagai kumpulan gosip arsip yang akan diolah memakai teknologi komputer dengan hasil yang sanggup dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.

Disamping ketiga inisial kumpulan gosip arsip yang dikemukakan diatas, penulis beropini bahwa masih terdapat satu kumpulan gosip yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian bahwasanya terdapat 4 (empat) kumpulan gosip arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan gosip arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives

Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka sanggup menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives

Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta kemudahan hidangan pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan ialah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan sempurna dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori).

Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi fatwa aktivasi elektronik terhadap kumpulan gosip arsip dari masing-masing level yang pada jadinya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi  sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip sanggup dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer menyerupai mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip bisa dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

Sedangkan untuk melaksanakan evaluasi (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya insan kearsipan.

Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer sanggup dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga hingga muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak gila lagi terdengar oleh kita.

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik mencakup :

1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data

Berdasarkan proses kerja tersebut, sanggup didesign aplikasi penginputan mencakup seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul menyerupai yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan sanggup memenuhi kriteria seluruh level kumpulan gosip arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut.

Selanjutnya kumpulan gosip arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer memakai seperangkat kegiatan dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level.

Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan materi perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing level kumpulan gosip arsip untuk kepentingan evaluasi arsip, layanan keterbukaan gosip publik, kontrol dan pengendalian arsip.

Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan bersahabat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik.  

Apabila memakai analogi pengorganisasi file, records, archives maka sanggup dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya mencakup records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya mencakup archival building.

Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu lantaran mempunyai nilai guna, oleh alasannya itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip sanggup dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasisw
4. Aparatur Pemerintah

Kepentingan untuk memakai kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua gosip intinya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu.

Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang sanggup dipercaya akan menunjukkan laba yang besar bagi pengguna arsip lantaran inovasi kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

Sumber: 

http://library.maranatha.edu/wp-content/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_Apa-dan-Bagaimana-Mengelola-Arsip-Elektronik1.docx

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

Read More

Soal Kearsipan Pilihan Berganda

Berikut ini kami tampilkan soal-soal kearsipan pilihan berganda. Butir pilihan dimulai dari A hingga E. Berikut ini soal pilihan ganda tersebut:

1. Berikut ini yang bukan termasuk acara kearsipan adalah...
   A. penyimpanan
   B. Penyelamatan
   C. pembuangan
   D. penyusutan
   E. penciptaan
   
2. Arsip yang disimpan di ARNAS adalah...
   A. laporan keuntungan rugi perusahaan
   B. sertifikat notaris pendirian perusahaan
   C. surat-surat rahasia
   D. surat perintah sebelas maret
   E. surat berharga
   
3. Tempat penyimpanan arsip aktif adalah...
   A. filling cabinet, ordner, komputer
   B. filling cabinet, ordner, lemari arsip
   C. filling cabinet,, ordner, folder
   D. ordner, boks arsip, rak arsip
   E.  ordner, folder, boks arsip
   
4. Alat yang dipakai untuk memberi batasan dan petunjuk dalam penyimpanan arsip adalah...
   A. tab
   B. guide
   C. folder
   D. folder tak bergantung
   E. Kartu nama
   
5. folder yang harus disiapkan kalau perusahaan ingin menerapkan sistem nomor terminal digit ialah sebanyak...
   A. 10 buah
   B. 26 buah
   C. 100 buah
   D. 365 buah
   E. 1.000 buah
   
6. Bila kita memakai sistem tanggal dengan memakai filling cabineti,  judul lacinya adalah...
   A. tanggal
   B. hari ke
   C. bulan
   D. tahun
   E. bulan - tahun
   
7. Dr. Susilo Bambang Yudhoyono, indeksnya adalah...
   A. Yudhoyono, Susilo Bambang (Dr.)
   B. Susilo, Bambang Yudhoyono (Dr.)
   C. Bambang, Susilo Yudhoyono (Dr.)
   D. Dr Yudhoyono, Susilo Bambang
   E. Dr. Susilo, Bambang Yudhoyono
   
8. Pada sistem subjek tanpa klasifikasi, terdapat surat sebagai berikut... "Kami tertarik dengan iklan Saudara di beberapa media massa ibu kota beberapa hari ini. Kami minta Saudara sanggup mengirimkan beberapa produk yang Anda tawarkan dengan perincian sebagai berikut..."
   Indeks dari surat tersebut adalah...
   A. penawaran
   B. pengiriman
   C. iklan
   D. pesanan
   E. permintaan
   
9. Arsip dengan instruksi 5678, akan ditemukan di dalam folder ke...
   A. 5
   B. 6
   C. 7
   D. 8
   E. 9
   
10. Untuk mengetahui kelayakan arsip untuk disimpan atau tidak dipertahankan, sanggup dilihat dari...
    A. Angka Pemakaian Arsip
    B. Angka kecermatan Arsip
    C. Jadwal Retensi Arsip
    D. Daftar Pertelaan Arsip
    E. Penyusutan Arsip
    

Read More

Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015

LOMBA KARYA TULIS KEARSIPAN NASIONAL 2015

Dalam rangka Dies Natalis Arsip UGM ke-11, Arsip Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan Lomba Karya Tulis Kearsipan (LKTK) Nasional 2015.

KATEGORI LOMBA
Pelajar (Siswa dan Mahasiswa Diploma dan S1)
Umum

TEMA
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kearsipan
Kearsipan dan Teknologi Informasi
Kearsipan dan Isu-isu Terkini

HADIAH
Masing-masing kategori akan diambil 3 (tiga) pemenang, dengan hadiah:
Pemenang 1 : Uang Pembinaan Rp. 2.000.000,00 + tropi+ piagam
Pemenang 2 : Uang Pembinaan Rp. 1.500.000,00 + tropi+ piagam
Pemenang 3 : Uang Pembinaan Rp. 1.000.000,00 + tropi+ piagam

KETENTUAN LOMBA

1. Naskah berupa hasil penelitian (kajian lapangan, studi pustaka, atau uji coba laboratorium) dan belum pernah dipublikasikan serta belum pernah diikutkan lomba karya tulis jenis apapun dilampiri surat pernyataan bermaterai RP.6000,-,
2. Naskah ditulis dalam Bahasa Indonesia, abjad Times New Roman 12, spasi 1.5, jumlah halaman: 10 – 15, ukuran kertas A4,
3. Sistematika penulisan: aneh (dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris), pendahuluan, kerangka teori, hasil dan analisis, saran dan kesimpulan, dan daftar pustaka,
4. Cantumkan kategori lomba pada kanan atas naskah,
5. Naskah beserta biodata (dalam format MS Word) dikirim dalam bentuk softcopy ke emaiI: arsip@ugm.ac.id, hardcopy dan fotokopi identitas diri penulis dikirim ke: ARSIP UGM, Gedung L7 lantai 3 komplek Perpustakaan UGM Bulaksumur Yogyakarta paling lambat 31 Juli 2015 cap pos,
6. Naskah yang masuk menjadi hak milik penyelenggara (Arsip UGM),
7. Keputusan juri bersifat mutlak dan tidak sanggup diganggu gugat.

WAKTU PELAKSANAAN
Penerimaan naskah mulai tanggal 1 Mei – 31 Juli 2015.
Pengumuman pemenang tanggal 3 September 2015 melalui www.arsip.ugm.ac.id.

sumber: http://arsip.ugm.ac.id/lktk2015/

Read More

Peraturan Mengindeks Dan Memberi Isyarat Arsip

Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, ialah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:
   
2. Nama ganda, ialah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks menurut suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: 
   
3. Nama keluarga/suku/marga, ialah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks menurut nama keluarga/suku/marga, misalnya: 
   
4. Nama orang yang menggunakan abreviasi di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: 
   
5. Nama orang yang menggunakan abreviasi di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap abreviasi tersebut, misal: 
   
6. Nama orang yang menggunakan gelar, yang diutamakan ialah nama orisinil atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
   
   Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:
   
   1. Gelar akademik menyerupai S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya
   2. Gelar keagamaan menyerupai Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain
   3. Gelar kebangsawanan, menyerupai Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya
   4. Gelar kepangkatan, menyerupai marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.
   5. Gelar Jabatan, menyerupai Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya
   diindeks sebagai berikut:
   
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali menyerupai Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
   
8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya: 
   
9. Nama perempuan yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan: 
   
10. Nama orang yang menggunakan kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: 
    
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya: 
    

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks menurut nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bab belakang (nick name). Misalnya: 
   
2. Nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: 
   
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya: 
   
4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, alasannya ialah baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: 
   

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan tubuh aturan atau kegiatannya, misalkan: 
   
2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya ialah dengan menampilkan kepanjangan dari abreviasi tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal: 
   
3. Nama  perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis tubuh aturan atau kegiatannya misalnya: 
   
4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bab dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: 
   
5. Nama perusahaan yang menggunakan karakter dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut: 
   
6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bab tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut. 
   

4. Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya: 
   
2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: 
   
3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, gres kemudian sifatnya. Misalnya: 
   
4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya: 
   

sumber: 
http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Kearsipan.Sistem.Abjad/materi4.html
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggraini, Armico

Baca juga Arsip Elektronik

Read More