Pengertian Surat Rujukan Dan Rekomendasi

Surat rujukan yakni surat yang isinya menyatakan hal/fakta yang menyangkut sebuah instansi, perusahaan atau tubuh usaha. Surat rujukan dibentuk oleh suatu instansi/badan perjuangan atas ajakan instansi/badan perjuangan lainnya. Memberi refrensi berarti menunjukkan fakta sebuah perusahaan perihal kejujuran dan kesanggupan membayar hutangnya.

Referensi ada dua macam yakni:

• Referensi dagang, yang berarti menunjuk relasi dagang yang sudah ering berhubungan. Referensi ini harus dibentuk seobyektif mungkin.
• Referensi Bank, berarti menunjuk bank yang sanggup menunjukkan gosip perihal likuiditas perusahaan tersebut.

Makara surat rujukan bertujuan untuk memperkuat posisi orang yang menerimanya. sebab itu, surat rujukan dan surat rekomendasi haruslah dibentuk oleh pihak yang berkompetensi untuk mengeluarkan surat tersebut. Surat rujukan harus berisi ketarangan-keterangan yang sebetulnya bahkan yang sangat bersifat belakang layar sekalipun. Pemberi rujukan dihentikan menunjukkan keterangan palsu, dan yang lebih utama, isi surat tersebut hanya boleh diketahui oleh pembuat rujukan sendiri dan pihak yang memintanya. 

Dalam dunia bisnis, seorang pengusaha sering diminta untuk menunjukkan rujukan mengenai keadaan suatu pengusaha atau perusahaan. Umumnya orang lebih mempercayai rujukan yang dibentuk oleh bank dibanding dengan rujukan dari pengusaha atau perorangan. Hal ini dikarenakan hanya pihak bank yang memiliki relasi lebih luas dan intens dengan perusahaan dan pihak bank lah yang lebih mengetahuik keadaan dan dapat dipercaya perusahaan yang menjadi nasabahnya.

Disamping surat referensi, dikenal pula surat rekomendasi. Perbedaan antara keduannya terletak pada aspek kerahasiannya. Surat rujukan bersifat rahasia, berisi keterangan baik dan tidak baik, sedang surat rekomendasi tidak bersifat belakang layar dan lebih menonjolkan kebanggaan dan kebaikan seseorang. Selain itu, surat rujukan dibentuk atas ajakan pihak lain yang membutuhkan gosip mengenai orang yang disebutkan dalam surat referensi, sebaliknya surat rekomendasi dibentuk atas ajakan orang atau pihak yang diterangkan dalam surat tersebut, dan sanggup dibaca dan dimiliki oleh orang yang diterangkan dalam surat rekomendasi tersebut.

Keseimpulannya, surat rujukan isinya bersifat rahasia, gosip yang didalamnya harus objektif, dan isinya sanggup positif dan negatif. Sedangkan surat rekomendasi isinya tidak bersifat rahasia, informasinya kadang bersifat subjektif dan isinya hanya bersifat positif saja. 

Baca juga Syarat Membut Laporan Bisnis yang Baik

Read More

Perbedaan Arsip, Dokumen, Dan Warkat

Dalam pelajaran kearsipan kita sering sekali mendengar istilah arsip, dokumen, pustaka, ataupun warkat, namun sudah tahukah Anda apa arti dari kata-kata tadi?. Penjelasan berikut ini akan membahas perbedaan antara arsip, dokumen, pustaka, dan warkat.

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

Pengertian Arsip Berdasarkan Pendapat Para Ahli

1. Arsiparis  Italia,  Eugenio  Casanova  (1867-1951)  dalam  bukunya Archivistica (Seina  1928) Arsip sebagai  penambahan  secara  tertib dokumen-dokumen  yang  diciptakan selama kegiatannya oleh  suatu forum atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh forum perorangan tersebut.
2. Arsiparis  Jerman,  Adolf  Brenneke  (1875-1946)  dalam  bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari aktivitas legal atau niaga dari suatu  badan  atau  badan  hukum  yang  dimaksudkan  untuk  pemeliharaan baka di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
3. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
4. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan warkat yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap kali diharapkan sanggup cepat ditemukan kembali.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan hasil  dari aktivitas  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan dipakai sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Baca juga Jenis-Jenis Arsip Media Baru

Pengertian Arsip Berdasakan Undang-Undang

Menurut UU No. 7 tahun 1971  tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  pasal 1

yang  dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah.

1. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  lembaga-lembaga  negara dan  badan-badan  pemerintah dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam rangka pelaksanaan aktivitas pemerintahan.
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  badan-badan  swasta dan  atau  perorangan, dalam bentuk  dan  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

PP No 28  tahun 2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Menyatakan yang dimaksud  dengan  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam aneka macam bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

PP No 28 tahun 2012 perihal pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Disimpulkan bahwa  arsip  tidak  hanya  berupa  dokumen  berbentuk  kertas  yang  tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam aneka macam  media  sesuai  dengan perkembangan zaman,  contoh  dari  arsip tersebut  dapat  berupa  kaset,  CD/DVD,  atau  media  lainnya sesuai  dengan perkembangan  zamannya.  Dan  untuk  penyerahan  arsip  itu  sendiri  tidak harus dari suatu tubuh atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi sanggup juga dari perorangan.

Arsip sanggup dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan bersahabat tempat bekerja hal  ini  akan  memudahkan  penggunaannya  selain  itu penyimpanan  arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan  cara mengklasifikasi  berdasarkan  abjad,  subyek, numeric, dan instruksi klasifikasi.

Baca Artikel: Pemilihan Arsip yang Sesuai

Arsip  aktif  merupakan  bagian  penting  dalam  mendukung  kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk  itu  arsip  aktif  harus  selalu  tersedia  pada  saat diharapkan  maka disimpan ditempat yang gampang untuk diambil.

Arsip  inaktif  adalah  arsip  aktif  yang  telah  selesai diproses  dan  telah menurun frekuensi memakaiannya, dan jikalau dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam  organisasi  atau  dapat dimusnahkan  dengan  memperhatikan karakteristik  dan  nilai  guna  dari  arsip  tersebut.  Untuk  melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diharapkan sebuah kerangka  system disentralisasi atau  sentralisasi.

2. Dokumen

Dokumen  menurut  bahasa Inggris yaitu “Documentation” dan  menurut bahasa  latin “Documentum”. Banyak  pengertian  dokumen  di  antaranya  dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen yaitu sebuah goresan pena yang memuat  informasi,  biasanya, dokumen  ditulis  di kertas dan informasinya  ditulis menggunakan tinta baik  memakai  tangan  atau menggunakan  media  elektronik  (seperti printer).

Menurut  kamus  kepegawaian yang  dimaksud  dengan  dokumen  adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai  keterangan-keterangan di  pilah  untuk dikumpulkan,  disusun, disediakan atau disebarkan.

Dari  pengertian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  dokumen  adalah  suatu yang  tertulis  dan  tercetak yang  dapat  digunakan  untuk  bukti  atau  keterangan. Dokumen-dokumen  itu  perlu  didokumentasikan, dokumentasi  merupakan  usaha untuk  melakukan pengumpulan,  pemilihan,  pengolahan,  dan penyimpanan informasi dari aneka macam bidang atau tunjangan atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan ibarat gambar, kutipan, guntingan koran, materi referensi, dan lain-lain.

3. Warkat

Menurut  W.J.S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  Umum  Bahasa  Indonesia yang  dimaksud  dengan warkat  adalah  surat,  isi  surat;  pos,  lembaran  surat  pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat sanggup dilihat dari 2 segi, yaitu :

1. Pengertian Secara Sempit. Menurut Kamus  Besar  Bahasa Indonesia (KBBI), warkat sanggup berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian Secara Luas. Warkat yaitu setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat,  catatan-catatan,  perhitungan-perhitungan,  grafis-grafis,  atau  gambar-gambar)  yang  masih mempunyai  kegunaan  sebagai  bahan  informasi  dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan  pengertian  tersebut  berarti  tidak  semua  catatan,  grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan  gambar-gambar  tersebut  masih  memiliki  kegunaan  sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. 

Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak berkhasiat sebagai materi informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak sanggup disebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih mempunyai kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.

Baca artikel Pemeliharan Arsip

Read More

Mengenal Surat Pesanan

Surat Pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli, surat pesanan berarti surat untuk mengajukan pembelian/pesanan kepada pihak lain. Surat Pesanaan mempunyai kedudukan yang besar lengan berkuasa sehingga pihak penjual berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menawarkan kesungguhannya kepada pihak pembeli.

Calon pembeli atau pelanggan sebaiknya menulis surat dengan bahasa yang ringkas dan pribadi pada pokok problem tanpa basa-basi, tetapi tetap memperhatikan moral untuk membina korelasi bisnis yang lebih akrab.

Dalam penyusunan surat pesanan dibutuhkan banyak pertimbangan, contohnya ihwal kesanggupan membayar atau keadaan keuangannya. Kegagalan dalam memenuhi kewajiban membayar akan mengecewakan pihak penjual dan sanggup merusak dapat dipercaya atau kepercayaan. Sebelum itu perlu di pertimbangkan apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan, bagaimana dengan syarat pembayarannya, cara pengiriman dan penyerahannya.

Ketidakcermatan dalam menentukan jenis barang seringkali mendatangkan kekecewaan alasannya ialah kapasitas atau kegunaan barang tidak sesuai dengan kebutuhan pemesanan. Pada dikala mendapatkan barang dari pihak penjual pihak pemesan sebaiknya meneliti barang tersebut untuk memastikan bahwa spesifikasi dan kualitas barang itu sesuai dengan pilihannya.

Hal-hal yang harus dinyatakan dengan terang dalam surat pesanan ialah sebagai berikut:

1. pesanan diajukan menurut surat penawaran beserta brosur dan daftar harga pokok
2. nama dan spesifikasi produk yang dipesan beserta kuantitasnya
3. kesanggupan membayar dengan pasti
4. cara penyerahan/pembayaran barang
5. tanggal pengiriman baran dan uang pembayaran
6. asuransi dan cara pengepakkan barang selama proses pengangkutan

Surat pesanan sanggup dijadikan sebagai bukti apabila di lalu hari timbul perselisihan antara pihak penjual dan pihak pembeli. Karena itu, sebaiknya surat ini dibaca ulang untuk mengoreksi kekeliruan yang mungkin luput dari pengamatan sebelumnya.

Artikel berikutnya silahkan baca: Pengertian Surat Referensi dan Rekomendasi

Read More

Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan kemudahan kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang kemudahan kantor yang dipakai untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.

Pengadaan kemudahan itu sanggup berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan kemudahan kantor sanggup dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, menciptakan sendiri, maupun mendapatkan hibah dari pihak lain. Proses pengadaan kemudahan kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan kemudahan kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan kemudahan kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus diubahsuaikan dengan kebutuhan biar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti mekanisme pengelolaan perbekalan,
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
3. Menyediakan dan memakai perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak sanggup dipakai sesuai prosedur

Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor sanggup dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang,
2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
3. Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
4. Jika tidak ada petugas menawarkan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
7. Bagian logistik melaksanakan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
9. Barang diserah terimakan dengan memakai buku sertah terima barang,
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai ialah barang yang sanggup dipergunakan dalam jangka waktu lama, referensi barang menyerupai ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai ialah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini mekanisme pengadaan barang tidak habis pakai :

1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan planning kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai, 
2. Melakukan asumsi biaya yang diharapkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
3. Menetapkan skala prioritas berdasarkan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun planning pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang diubahsuaikan dengan kebutuhan dari planning kegiatan,
2. Menyusun asumsi biaya yang diharapkan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
3. Menyusun planning pengadaan barang tersebut menjadi planning triwulan dan kemudian menjadi planning tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan lantaran dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja sanggup ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

• Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
• Memenuhi syarat penyimpanan barang,
• Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
• Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
• Memperhatikan tenaga yang diharapkan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus biar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai kegiatan yang telah dilaksanakan.

c) Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan manajemen perlengkapan lain ialah kegiatan pembatalan atau penyusutan.

Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana ialah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. 

Permintaan sarpras disini sanggup diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya seruan pengadaan sarpras. Oleh lantaran itu, seruan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Unit pemakai mengajukan bon seruan kepada cuilan gudang dengan bon seruan peralatan/perlengkapan, 
2. Bagian manajemen gudang meneliti baik keluar ( apakah seruan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan anutan untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
5. Bagian manajemen gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara manajemen maupun secara fisik,
7. Bagian manajemen bersama cuilan peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara gotong royong apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, 
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

1. Ceklis alat kantor yang akan dibeli
2. Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan mempunyai kegunaan atau tidak
3. Memilih teman berbekanja yang tepat
4. Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
5. Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
6.  Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu niscaya tidak akan sia-sia. Meminta saran dan pinjaman kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita sanggup menyisihkan waktu sekitar satu ahad untuk melengkapi alat kantor kawasan kita bekerja.

Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam menentukan aneka macam perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan biar kita tidak menyesal sehabis membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya termakan oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini ialah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :

1. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
2. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
3. Dapat menjadi sarana atau alat yang sanggup membantu pekerjaan kantor seharihari.

Nah bila sudah di baca maka Anda sanggup menajutkan mengisi latian berikut ini
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL, 

Administrasi 

Sarana dan 

Prasarana 

Administrasi

Perencanaan Pengadaan 

dan Permintaan Sarana 

dan Prasarana Kantor

Read More