Manfaat Sistem Isu Bagi Perusahaan

Informasi yang dihasilkan oleh sistem info dengan analisis khusus sangat bermanfaat bagi kebutuhan organisasi dan keputusan yang diambil untuk masing-masing tingkat (level) manajemen. Dengan demikian tujuan dibentuknya sistem info administrasi (SIM) semoga organisasi menyediakan data dan info yang bermanfaat dalam menciptakan keputusan manajemen, baik menyangkut pengelolaan dan keputusan rutin maupun bersifat strategis.

Secara umum manfaat sistem info administrasi bagi perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem info sanggup menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien sehingga perusahaan sanggup menjalankan taktik keunggulan biaya. Mulai dari akuntansi sampai penelusuran order pelanggan, sistem info menyediakan pinjaman bagi administrasi dalam operasi bisnis sehari-hari.

Seseorang sanggup menghemat waktu pekerjaan, menciptakan laporan dari jarak jauh, menyebabkan media promosi dan berinteraksi. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem info untuk sanggup mengumpulkan dan mengintegrasikan info ke banyak sekali fungsi bisnis menjadi sangat penting.

Sistem info memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

manfaat sistem informasi

2. Memeperkenalkan Inovasi dalam Bisnis

Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan pola baik dari penemuan teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar sanggup memperoleh laba strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sisem info strategis yaitu membangun biaya pertukaran kedalam korelasi antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Contoh yang cantik dari hal ini yaitu sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada distributor perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar.

Bila sebuah distributor perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk memakai sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem info mendorong perusahaan untuk membangun sumber info strategis sehingga mendukung taktik bersaing perusahaan untuk menerima kesempatan dalam laba strategis. Yang termasuk teknologi info yang dimaksud yaitu untuk memperoleh hardware dan software, membuatkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialisasi sistem informasi, dan melatih pengguna.

Banyak perjuangan yang memakai info berbasis komputer terhadap konsumen. Kadang kala mereka membantu merancang kampanye pemasaran untun menjual produk barunya. Dengan menciptakan situs website dan mendaftarkan kejaringan internet, sebuah perusahaan sanggup mempromosikan usahanya, menawarkan informasi, sarana komunikasi sehingga bisa bertransaksi dengan konsumen tanpa harus bertatap muka.

Kegiatan ini disebut e-commerce. Perusahaan sanggup menjangkau konsumen dari banyak sekali wilayah domestik maupun mancanegara.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Sistem info administrasi yang dirancang dan dilakukan dengan baik akan banyak manfaat yang bisa diperoleh administrasi perusahaan. SIM mempermudah administrasi dan menunjang proses pengambilan keputusan sebab sistem info administrasi menyediakan info bagi administrasi perusahaan dimana sistem info tersebut dilakukan.

Bagi seorang pemimpin proses pengambilan keputusan merupakan dasar tindakan dimasa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan tanpa didasari  informasi yang sempurna akan berakibat fatal dan tidak sanggup mencapai tujuan.

Kombinasi sistem info sanggup membantu manajer menjalankan bisnis menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih bermakna. Meskipun dengan info yang sama, para manajer harus bisa mengidentifikasi kecendrungan dan mengevaluasi hasil.

Materi sebelumnya sanggup dilihat pada Jenis-Jenis Sistem Informasi

Read More

Sistem Isu Manajemen

Informasi merupakan sesuatu yang teramat penting dan beraharga dalam sebuah organisasi. Informasi akurat dan cepat sanggup membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Oleh lantaran itu, pengolahan gosip dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaaan dan analisis perkembangan dari pekerjaaan itu sendiri. Itu sebabnya dikenal sistem gosip administrasi .

Sistem gosip administrasi (SIM) mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Secara umum SIM didefenisikan sebagai sistem yang menyediakan gosip untuk mendukung operasi administrasi (perusahaan), serta mengambil keputusan sebuah organisasi.

Sistem gosip administrasi juga dikenal dengan sistem informasi, sistem pemrosesan informasi, sistem gosip dan pengambilan keputusan. Dikatakan menggunakan prinsip sistem lantaran gosip yang tersebar dalam aneka macam bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu tubuh yang lalu dirumuskan menjadi informasi.

Berikut ini pengertian sistem gosip berdasarkan beberapa ahli:

• O'Brien, menyatakan bahwa sistem gosip administrasi yakni suatu sistem terpadu yang menyediakan gosip untuk mendukung aktivitas operasional, administrasi dan fungsi pengambilan suatu organisasi.
• Barry E. Cushing, menyatakan sistem gosip sebagai kumpulan dari insan dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan gosip yang mempunyai kegunaan untuk semua tingkatan administrasi di dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian.
• Frederick H. Wu, menyatakan sistem gosip yakni kumpulan-kumpulan sistem-sistem yang menyediakan gosip untuk mendukung manajemen.
• Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem gosip sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan aktivitas seni administrasi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
• George M. Scott, sistem gosip yakni sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melakukan kiprah khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi.
• Henry Lucas, sistem gosip yakni suatu aktivitas dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dilaksanakan akan menyediakan gosip untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

Dari defenisi-defenisi diatas, sanggup disimpulkan bahwa sistem gosip yakni suatu sistem yang menyediakan gosip dan mendukung operasi untuk organisasi atau administrasi dalam mengambil keputusan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi gosip dan prosedur-prosedur (tahap-tahap manajemen) yang terorganisasi.

Manfaat Sistem Informasi

Secara umum manfaat sistem gosip administrasi bagi perusahaan yakni sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efesiensi operasional
2. Memperkenalkan penemuan dalam bisnis
3. Membangun sumber-sumber gosip strategis
4. Mendukung pengambilan keputusan manajerial

Baca Manfaat sistem gosip administrasi bagi perusahaan

Kualitas keputusan yang akan diambil besar lengan berkuasa terhadap kualitas informasi. untuk itu gosip yang baik dan siap pakai diharapkan dalam menciptakan keputusan. 

Berikut ini karakteristik Informasi siap pakai.

1. Akurat
2. Tepat Waktu
3. Relevan
4. Lengkap dan memadai
5. Up to Date
6. Dapat diandalkan
7. Dapat dimengerti
8. Dapat dibandingkan

lihat juga Jenis-jenis Sistem Informasi

Read More

Mengelola Data / Gosip Di Daerah Kerja

A. Pengertian Data/informasi

Setiap organisasi selalu melaksanakan tindakan-tindakan penting guna mencapai tujuan melalui pemanfaatan data atau informasi yang ada. Data atau informasi begitu penting untuk pelaksanaan tindakan yang diawali dari pengambilan keputusan yang tepat. Tanpa data atau informasi, tidak mungkin keputusan sanggup diambil. Bila dipaksakan, maka tindakan yang diambil berdasarkan keputusan tersebut akan berakibat fatal.

Lalu, apakah pengertian bersama-sama data maupun informasi itu ?

Data yaitu sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data sanggup berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai materi untuk melihat lingkungan, obyek, insiden ataupun suatu konsep.



Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang mempunyai nilai tertentu, dan bisa dipakai untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi yaitu suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.


Berikut ini yaitu pengertian dan definisi informasi berdasarkan beberapa ahli:

a. JONER HASUGIAN

Informasi yaitu sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media

b. KENNETH C. LAUDON

Informasi yaitu data yang sudah dibuat ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan sanggup dipakai untuk manusia

c. ANTON M. MOELIONO

Informasi yaitu penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau materi faktual yang sanggup dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan

d. GORDON B. DAVIS

Informasi yaitu data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang kini atau nantinya

e. ROBERT G. MURDICK

Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang dipakai untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.


Jenis-Jenis Data

1. Data Menurut Cara Memperolehnya

Data Primer yaitu data yang secara pribadi diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai pribadi penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

Data Sekunder yaitu data yang didapat tidak secara pribadi dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan aneka macam cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya yaitu pada peneliti yang memakai data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

2. Data Menurut Sumber Datanya

Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya yaitu data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.


3. Jenis Data Berdasarkan Sifat Data

Data Diskrit data yang nilainya yaitu bilangan asli. Contohnya yaitu berat tubuh ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.

Kontinyu data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh, penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian tempat mengimpor materi baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.



MANFAAT INFORMASI/DATA

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, lantaran merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi sanggup dikatakan bernilai bila keuntungannya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data

5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8. Melakukan proteksi dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan menunjukkan login dan password terhadap masing-masing data.

9. Agar pemakai bisa menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database sanggup mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.


Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor mempunyai kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang dipakai untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator sentra untuk pekerjaan penting, dan kantor bab untuk pekerjaan yang lebih kecil.


2. Komunikasi (Comunications)

Komunikasi yaitu proses mengirim dan mendapatkan pesan, proses ini dikatakan efektif dan sanggup dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai isyarat pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi lantaran komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya sanggup disampaikan dengan cepat dan terang sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran meliputi kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service)

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, administrasi perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi menjadikan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran meliputi kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, training pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, ketidakhadiran pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, watak dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang dipakai pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.


5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang acara kantor yang mempunyai masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun mempunyai nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena intinya acara kantor terjadi lantaran pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis meliputi pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melaksanakan mekanisme pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup administrasi perkantoran meliputi kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, agenda penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, training penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.


Konsepsi Tatausaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran

PEKERJAAN PERKANTORAN

Pengertian Pekerjaan Kantor

· Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja yaitu melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan mekanisme kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja yaitu rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menandakan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut sanggup diadakan dengan memakai mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja yaitu suatu kegiatan / kiprah dengan berpedoman pada mekanisme yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada mekanisme kerja.

· Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor yaitu mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan memakai alat baik mesin - mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut perihal kegiatan yang sanggup dilakukan, maka pekerjaan kantor sanggup dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau awut-awutan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan aneka macam macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya pribadi siap pakai.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan aneka macam cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan aneka macam cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan kiprah - kiprah rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan aneka macam cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.


a) Pekerjaan Tulis-menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, mekanisme kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut yaitu warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi materi laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak mendapatkan maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor.

Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, biar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil membuat kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai jadinya sanggup menambah korelasi / korelasi lebih luas. Dari uaraian di atas sanggup disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis yaitu kegiatan mencatat (menulis) surat dengan aneka macam peralatan (alat-alat tulis) perihal keterangan yang dibutuhkan sehingga berwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirim dan disimpan.


b) Mengetik

Pekerjaan mengetik intinya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain yaitu warkat menyerupai surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

2. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

5. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata perjuangan merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata perjuangan (terutama juru tik) diharapakan mempunyai kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus mempunyai pengetahuan perihal jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), gejala koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.


c) Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berafiliasi dengan duduk kasus uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau tubuh perjuangan lainnya, niscaya terlibat dengan keluar lantaran setiap kegiatan niscaya membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, menyerupai pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, menyerupai pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, menyerupai antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4) Biaya lain-lain, menyerupai pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan berdasarkan cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah insiden atau perbuatan usaha, menyerupai mendapatkan tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian yaitu buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas

dikantor B. Berikut diberikan satu contoh sederhana perihal cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :



Sisi Debet di bagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian penerimaan

- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian pengeluaran

- lajur jumlah



Menutup dan membukua kembali buku kas :

1) Menutup buku kas dilakukan tiap tamat bulan.

2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.



d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu menjadikan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan biar pekerjaan sanggup dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, mudah dan efisien. Untuk maksud tersebut maka dibutuhkan yaitu analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan aneka macam cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, biar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format agenda dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format agenda pada kantor A berbeda dengan format kantor B.



· Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bab atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, lantaran fungsinya sebagai sentra ingatan, sentra kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang menunjukkan pengetahuan secara keseluruhan perihal perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:



1. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, biar sempurna pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya yaitu melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terealisasi tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.

Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang sempurna atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap materi keterangan atau warkat sebagai sentra ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasrkan uraian diatas sanggup disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk memutuskan keputusan atau melaksanakan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan.


· Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor yaitu melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, biar sanggup berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan menunjukkan pelayanan kepada bab dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak pribadi mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan contohnya bab produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut sanggup berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.


2. Merambat segenap bab organisasi

Oleh lantaran pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

3. Dilakukan semua pihak

Sebagai jawaban perembetan pekerjaan kantor ke segenap bab organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor sanggup menjadi kiprah sekelompok pegawai (misalnya bab tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) hingga pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang dibutuhkan atau sebaiknya mendapatkan telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi kiprah pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, menunjukkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang menunjukkan tunjangan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi acara manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.



· Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, memalsukan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor sanggup diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

2. Membuat rekening

3. Menyimpan warkat

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work )

7. Macam- macam pekerjaan menyerupai penelepon, mendapatkan tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. Surat menyurat, mendikte, mengetik

10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor.

Hasil penyelidikan menandakan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. Menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. Lain-lain = 12,5%

________________________

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor berdasarkan Leffing Well dan GR. Terry di atas, penulis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan materi baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :

1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

- Mengetik - Menyalin

- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa - Melekatkan

- Menstensil - Menandai

- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul

- Menelepon - Membagi- bagi



2. Bahan baku

Bahan baku yang tidak lazim dipakai delam pekerjaan kantor yaitu :

- Abjad / karakter - Tanda baca

- Angka - Tanda hitunng, dan

- Garis - Tulisan

Read More

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga insan dengan tenaga mesin yang secara otomatis melaksanakan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.

Otomatisasi kantor yakni penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Waluyo menjelaskan bahwa masa otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem gosip berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi gosip kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor sanggup memakai otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:

1. Proses yang terjadi di perkantoran ibarat halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa planning menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor menawarkan laba lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pemanis bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan banyak sekali komponen dalam menangani gosip mulai dari input sampai distribusi dengan memanfaatkan santunan teknologi secara optimal dan campur tangan insan secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit daerah menyimpan data
4. Beberapa orang sanggup memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor menawarkan kemampuan antar manajer untuk saling melaksanakan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi sanggup menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa sekarang yakni sebagai berikut:

1. Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
2. Komputer menunda penambahan tenaga pegawai jawaban beban pekerjaan yang meningkat sebab kemampuan komputer yang fleksibel
3. Pemecahan problem kolompok atau tim
4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
5. Dapat dipakai sebagai pemanis bukan pengganti
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan sanggup menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional ibarat percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

Butuh buku otomatisasi perkantoran silahkan lihat pada Download Buku Otomatisasi Perkantoran

Read More

Menerapkan Pemeliharaan Dan Perawatan Sarana Dan Prasarana

Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara profesional, suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan derma peralatan sarana dan prasarana yang handal. Sumber daya mesin dan peralatan menjadi cuilan yang sangat krusial bagi kelangsungan proses penyelesaian pekerjaan. Agar supaya sanggup menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, tidak hanya disebabkan oleh adanya sumber daya insan yang handal, metode kerja yang baik.

Sarana dan peralatan merupakan sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan proses produksi. Permasalahan utama di industri yaitu Kompetensi Profesional bagaimana perjuangan untuk mendapat peralatan dan sarana semoga siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?. Jawabannya yaitu bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

ilustrasi pemeliharaan

Pengeloaan identik dengan manajemen. Maka dari itu Purwanto dan M. Ali, (2008: 223) menyatakan “Manajemen perawatan sarana dan prasarana sanggup didefinisikan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling), seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”. Sumber daya yang ada pada organisasi terdiri dari 7 M yaitu Man (manusia atau tenaga ahli, dan teknisi), Money (modal dan investasi), Material (Bahan baku), Machine (Mesin dan Peralatan), Minute (Waktu yang digunakan untuk proses produksi), serta Method.


Kondisi peralatan dan mesin yang baik dan siap untuk digunakan, akan sangat membantu pengguna (user) dalam menjalankan acara usahaya akan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Para andal berkeyakinan bahwa tersedianya mesin dan peralatan dalam kondisi selalu siap pakai merupakan faktor pendukung dalam peningkatan kinerja organisasi. 

Banyak organisasi menginvestasikan mesin dan peralatan dengan dana yang sangat besar. lantaran berkeyakinan akan sanggup meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Agar supaya efektivitas dan efisiensi sanggup tercapai secara lebih optimal, keseimbanga pemakaian sarana dan prasaran termasuk peralatan dan mesin-mesin harus memperoleh perhatian yang baik. Perhatian dalam hal ini yaitu semua sumberdaya yang dipergunakan sebaiknya lakukan perwatan dan pemeliharaan.


Perawatan dan pemeliharaan yaitu kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan semoga sarana dan prasarana tidak rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melaksanakan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan mengakibatkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi.


Perencanaan Perawatan dan Pemeliharaan

Kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memerlukan perencanaan yang baik semoga hasil yang didapat juga baik. Perencanaan kegiatan pemeliharaan sanggup dibentuk menurut periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan, bulanan maupun tahunan. 

Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau sasaran yang akan dicapai dalam pekerjaan. Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware komputer, kecepatan jaringan dan lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai, kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat ukur dan lain sebagainya.Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu disiapkan diantaranya yaitu :

• Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan pemeliharaan. 
• Buku manual dari peralatan tersebut. 
• Hasil inspeksi dan saran yang ada. 
• Kondisi peralatan terkini. 
• Catatan kinerja sarana dan prasarana. 
• Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan. 

Kegiatan Inspeksi

Inspeksi merupakan kegiatan investigasi yang dilakukan dengan cara survey atau Inspeksi/peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang diperlukan dan volume pekerjaan pemeliharaan. Hasil investigasi atau Inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum investigasi berikutnya.


Macam-macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana Prasarana

Pada dasarnya metode perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan sehingga beberapa organisasi terkadang menerapkan campuran dari beberapa metode dan teknik. Teknik dan metoda Perawatan dan pemeliharaan mempunyai tujuan yang hampir sama yaitu untuk meminimasi downtime (peralatan tidak sanggup bekerja). Downtime merupakan waktu dimana sarana dan prasarana dalam kondisi idle atau menganggur lantaran adanya proses maintenance baik pemeliharaan ataupun perbaikan.

Selain minimasi downtime, tindakan perawatan dan pemeliharaan juga bertujuan untuk meminimasi ongkos perawatan dan pemeliharaan. Purwanto dan M. Ali, (2008: 224), menyatakan ”Secara umum pembagian terstruktur mengenai metode perawatan dan dan perbaikan dibedakan menjadi 4 yaitu :

Time based maintenance
Time based maintenance merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan menurut waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan. 

Condition based maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan menurut kondisi peralatan tersebut tanpa melihat apakah sudah waktunya atau belum waktunya dilaksanakannya pemeliharaan.

Breakdown maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan lantaran terjadinya breakdown peralatan tersebut. 

Reliability Centered maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan menurut perhitungan tingkat keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas sanggup diukur menurut fungsi dari umur pakai peralatan tersebut.

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang demikian pesat, metode perawatan dan pemeliharaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan dan sanggup dibedakan menurut penggolongan sbb :

• Berdasarkan tindakan yang diambil apakah dilakukan sebelum kerusakan terjadi. 
• Berdasar Urgensinya perawatan ini dalam bentuk darurat (emergensi). 
• Berdasarkan prediksi atau sering disebut perawatan monitoring.Kegiatan perawatan dan pemeliharaan prediktif merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang. 
• Berdasarkan keaktifannya (perawatan proaktif). 

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

Tujuan Pemeliharaan Sarana Prasarana
Secara rinci kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana mempunyai beberapa tujuan yang mencakup:

• Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk mendukung proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya. 
• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan. 
• Menjamin kelancaran kegiatan organisasi. 
• Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai 
• Mengetahui kerusakan secara dini atau tanda-tanda kerusakan yang timbul sehingga tindakan perbaikannya sanggup direncanakan dengan baik. 
• Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak. 
• Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang menimbulkan waktu perbaikan yang usang dan biaya perbaikan yang besar. 
• Meningkatkanimage organisasi. 
• Meningkatkan budaya organisasi untuk menyebarkan sistem administrasi perawatan dan pemeliharaan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. 
• Meningkatkan motivasi kerja 

Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

• Manfaat yang sanggup diperoleh sanggup berupa manfaat eksklusif maupun manfaat tak eksklusif diantaranya yaitu sebagai berikut : 
• Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown atau berhenti beroperasi. 
• Konservasi asset menjadi lebih baik. 
• Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart atau sparepart sarana dan prasarana. 
• Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan. 
• Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik 
• kecelakaan kerja. 
• Meningkatkan motivasi pekerja Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana saja yang memerlukan perawatan lanjutan. 
• Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan 
• Mengurangi penggunaan tenaga kerja eksklusif berkaitan dengan tidak berfungsinya peralatan. 
• Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemroresan ulang atau rework sanggup ditekan. (Purwanto dan M. Ali, 2008: 234), 

sumber : Modul Guru Pembelajar Produktif Administrasi Perkantoran

Read More