Arsip Elektronik

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat ialah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang sanggup memprosesnya. Oleh lantaran itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk arahan yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft), 1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip elektronik ialah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
memakai komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai “A record that is created (made or received and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai “Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301”, (Arsip elektronik ialah gosip yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang sanggup memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah
Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)


Ahli kearsipan dari serpihan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah menciptakan satu definisi wacana file elektronik.

Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan gosip yang direkam dalam arahan yang sanggup disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 wacana Informasi Transaksi Informasi Elektronik, membuktikan gosip elektronik ialah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik ialah setiap gosip elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang sanggup dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 wacana Kearsipan, membuktikan arsip ialah rekaman kegiatan atau insiden dalam banyak sekali bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi gosip dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum negara, pemerintahan daerah, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari berbagait pengertian diatas, sanggup ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik mempunyai konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh lantaran itu arsip elektronik mempunyai kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.

Pengertian arsip elektronik ialah kumpulan gosip yang direkam memakai teknologi komputer sebagai dokumen elektronik biar sanggup dilihat dan dipergunakan kembali.

Berdasarkan pengertian arsip elektronik menyerupai dikemukan diatas, sanggup dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

1. Kumpulan gosip arsip
2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan dipakai kembali

Terhadap keempat unsur diatas, sanggup dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka sanggup ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.

Kumpulan gosip arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) menyerupai yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang sanggup dijadikan inisial dari kumpulan gosip arsip menyerupai yang telah diterangkan yaitu :

1. File
2. Records
3. Archives

File ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diharapkan dalam proses manajemen secara aktif, masih secara pribadi digunakan.

Record ialah arsip in aktif yang oleh unit kerja sesudah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses manajemen sehari-hari.

Archive ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.

File, record, archive, sebagai kumpulan gosip arsip yang akan diolah memakai teknologi komputer dengan hasil yang sanggup dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.

Disamping ketiga inisial kumpulan gosip arsip yang dikemukakan diatas, penulis beropini bahwa masih terdapat satu kumpulan gosip yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian bahwasanya terdapat 4 (empat) kumpulan gosip arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan gosip arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives

Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka sanggup menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives

Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta kemudahan hidangan pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan ialah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan sempurna dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori).

Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi fatwa aktivasi elektronik terhadap kumpulan gosip arsip dari masing-masing level yang pada jadinya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi  sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip sanggup dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer menyerupai mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip bisa dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

Sedangkan untuk melaksanakan evaluasi (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya insan kearsipan.

Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer sanggup dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga hingga muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak gila lagi terdengar oleh kita.

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik mencakup :

1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data

Berdasarkan proses kerja tersebut, sanggup didesign aplikasi penginputan mencakup seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul menyerupai yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan sanggup memenuhi kriteria seluruh level kumpulan gosip arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut.

Selanjutnya kumpulan gosip arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer memakai seperangkat kegiatan dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level.

Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan materi perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing level kumpulan gosip arsip untuk kepentingan evaluasi arsip, layanan keterbukaan gosip publik, kontrol dan pengendalian arsip.

Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan bersahabat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik.  

Apabila memakai analogi pengorganisasi file, records, archives maka sanggup dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya mencakup records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya mencakup archival building.

Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu lantaran mempunyai nilai guna, oleh alasannya itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip sanggup dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasisw
4. Aparatur Pemerintah

Kepentingan untuk memakai kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua gosip intinya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu.

Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang sanggup dipercaya akan menunjukkan laba yang besar bagi pengguna arsip lantaran inovasi kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

Sumber: 

http://library.maranatha.edu/wp-content/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_Apa-dan-Bagaimana-Mengelola-Arsip-Elektronik1.docx

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY