Akuisisi arsip statis ialah proses penambahan khasanah arsip statis pada forum kearsipan yang dilaksanakan melalui acara penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada forum kearsipan.
Penambahan khasanah arsip statis dilakukan dalam rangka menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip statis diselamatkan dan dilestarikan di forum kearsipan sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.
Arsip-arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI merupakan arsip statis yang berskala nasional yang mempunyai nilai guna kesejarahan dalam banyak sekali bentuk dan media yang diterima dari forum negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perorangan yang berbengaruh terhadap kepentingan nasional.
Akuisisi arsip statis dilaksanakan menurut peraturan perundangan-undangan dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke forum kearsipan atau mendapatkan arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip alasannya ialah kewajibannya menyerahkan arsip statis ke forum kearsipan.
Selain itu akuisisi juga sanggup dilakukan melalui ganti rugi terhadap pihak yang menyerahkan arsip statis. Mengingat keberadaan arsip statis di forum kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah sejatinya tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip tetapi berada di forum kearsipan.
Dengan demikian rekaman kejadian yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.
Kegiatan akuisisi merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip statis. Proses penambahan khasanah arsip statis pada forum kearsipan dilakukan melalui acara pendataan, penataan, penilaian, sampai penyerahan arsip statis. Pendataan arsip statis merupakan acara penelusuran terhadap arsip statis yang mempunyai nilai guna sejarah yang tercipta di lingkungan pencipta dan pemilik arsip.
Kegiatan ini dilakukan guna mengidentifikasi keberadaan fisik arsip beserta Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Arsipnya.
Proses akuisisi selanjutnya ialah evaluasi terhadap informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian merupakan proses penentuan status selesai arsip yang layak untuk diakuisisi menurut analisis fungsi organisasi pencipta arsip, subtansi informasi serta karakteristik fisik arsip dengan memilah dan menentukan arsip yang berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.
Arsip yang bernilai guna sejarah ialah arsip yang mempunyai nilai kebuktian (evidential), informasional, dan intrinsik sehingga arsip statis yang layak diakuisisi ialah arsip yang autentik, utuh dan reliable.
Akhir dari proses akuisisi ialah penyerahan arsip statis ke forum kearsipan. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan hukum asli.
Penyerahan arsip didokumentasikan dengan isu program serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan, riwayat arsip, serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya dari pencipta arsip kepada forum kearsipan.
Sumber: http://www.anri.go.id/home/slide/135
0 komentar:
Posting Komentar