Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip, terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang sanggup diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut mencakup asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan. Lebih lanjut baca Asas-asas Dalam Kearsipan
Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian acara pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.
Keuntungan
Keuntungan asas sentralisasi yaitu sebagai berikut.
- Adanya keseragaman sistem dan prosedur
- Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, lantaran arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
- Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali lantaran akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.
- Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
- Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
- Pengawasan menjadi lebih mudah.
Kelemahan
Namun asas sentralisasi mempunyai kelemahan sebagai berikut.
- Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
- Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang sempurna lantaran pekerjaan menjadi lambat.
- Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga sanggup terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
- Kemungkinan arsip tidak sanggup ditemukan besar lantaran arsip hilang atau terselip.
Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi yaitu pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja dalam organisasi masing-masing.
Keuntungan
Keuntungan asas desentralisasi yaitu sebagai berikut.
- Unit kerja sanggup menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
- Proses kerja lebih lancar sehingga arsip sanggup ditemukan lebih cepat.
- Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
- Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya wacana kearsipan.
Kelemahan
Selain laba terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.
- Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
- Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
- Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, lantaran acara ini dianggap acara yang kurang penting, sehingga menerima prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.
- Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
- Petugas arsip di unit-unit kerja kurang mempunyai pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)
Asas ini merupakan adonan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja sanggup melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.
Keuntungan
Keuntungan sistem adonan ini yaitu sebagai berikut.
- Keseragaman mekanisme dan tata kerja.
- Proses kerja lancar, lantaran arsip aktif berada di unit pengolah.
- Efisiensi kerja di unit pengolah, lantaran adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
- Lebih gampang dalam pengendalian dan pembinaanya.
- Karyawan di unti kerja sanggup bertambah.
Kelemahan
- Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang dipakai cukup banyak.
- Kemungkinan adanya arsip kembar sanggup terjadi.
- Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.
0 komentar:
Posting Komentar