Penghapusan Peralatan Kantor

Penghapusan peralatan kantor ialah perjuangan menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi menurut peraturan yang berlaku. Fungsi peniadaan diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin jelek kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak sanggup dipakai lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai lantaran rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak sanggup diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan hemat kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akhir susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, materi kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang kalau disimpan lebih usang akan bertambah rusak dan akibatnya tidak sanggup dipakai lagi.
7. Musnah akhir tragedi alam
8. Hilang lantaran dicuri/diselewengkan

Semua peniadaan harus menurut pada aturan atau aturan yang berlaku.

Tata Cara Penghapusan

a. Barang-barang rusak, renta dan berlebihan

1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu cuilan perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut mengusut barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan info acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan info program penelitian dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui agen perlengkapan untuk mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan sentra mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya sanggup melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.

b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar

1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, menciptakan laporan serta info program pemeriksaan, dengan lampiran investigasi kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memperlihatkan breita program pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian wacana kejadian tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data pemanis sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita program dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, kalau tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan menurut laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di daerah kejadian.
5. Panitia TGR sanggup meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, kalau hasil penyelidikan memperlihatkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi kalau ternyata kejadian itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK peniadaan sanggup diterbitkan.

c. Barang susut

Penyusutan barabg harus menurut info program pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata perjuangan pertanggungjawaban pengurus disertai info program wacana barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal sanggup dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang menurut info program investigasi dan harus menerima persetujuan dari atasan.

Baca juga Hal-Hal yang harus Diperhatikan Dalam Pengadaan Barang

Read More

Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menciptakan suatu planning pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Mengadakan analisa terhadap acara yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini sanggup dibentuk daftar kebutuhan alat-alat media.
2. Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, sanggup ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5. Menugaskan kepada staf tata perjuangan untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, intinya perencanaan merupakan suatu proses acara untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud ialah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, sebab tanpa ada planning maka acara tidak sanggup berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibentuk planning pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik pribadi maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan lokasi.
2. Perencanaan regional.
3. Perencanaan ekonomi.
4. Faktor-faktor sosial dan budaya.
5. Faktor transportasi.
6. Suplai (Pengadaan) personal.
7. Faktor-faktor administratif.
8. Fasilitas-fasilitas kantor.
9. Pembiayaan, dan
10. Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang sanggup diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Dapat membantu dalam memilih tujuan,
2. Meletakkan dasar-dasar dan memilih langkah-langkah yang akan dilakukan,
3. Menghilangkan ketidakpastian, dan
4. Dapat dijadikan sebagai suatu fatwa atau dasar untuk melaksanakan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian biar nantinya acara sanggup berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan ialah acara yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala acara yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa menurut hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang acara kantor biar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian acara untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang sanggup dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Pembelian.
2. Pembuatan Sendiri.
3. Penyewaan.
4. Peminjaman.
5. Pendaurulangan 
6. Penukaran.
7. Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain perihal Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan ialah segala acara untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan kiprah untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang bersama-sama tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibentuk sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan biar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, contohnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan sanggup dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, mendapatkan hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah sanggup dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, mendapatkan bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melaksanakan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan sanggup dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor 

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan ialah perjuangan atau proses acara untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi  kemudahan kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan acara penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan meliputi segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan biar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan dan sanggup bertahan lama, sehingga sanggup menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut aturan waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sanggup dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang memakai barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, contohnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan sanggup dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang kala dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal bersama-sama pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam manajemen sarana dan prasarana. Pemeliharaan meliputi segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. 

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1. Perawatan.
2. Pencegahan.
3. Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jikalau dilihat dari aspek biaya, sebab untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jikalau dibandingkan dengan merawat pecahan dari peralatan tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diharapkan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang memakai alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan baka yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan sanggup ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka lezat dilihat dan dipandang. 
• Pemeliharaan yang baik memperlihatkan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan sanggup di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan biar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu acara dan perjuangan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan ialah acara yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah acara yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage  procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga gampang ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan menurut pembagian terstruktur mengenai (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan biar gampang dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang sanggup dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih usang disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan sanggup berupa melaksanakan pengamatan, penilaian dan meminta laporan untuk mendapatkan citra dan informasi perihal keadaan atau perlengkapan. 

Selain itu pengawasan sanggup pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib manajemen dan tertib teknis. Wijono dalam academia menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan acara pengendalian menyerupai disusun serangkaian acara sebagai berikut:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan hingga penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik verbal maupun tertulis.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
• Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
• Menyusun laporan menyeluruh secara periodik perihal pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan mekanisme manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan acara penghapusan, sesudah acara pembatalan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan acara perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu acara penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jikalau kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi ialah kekurangan daerah penyimpanan.

Penyusutan ialah acara yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak digunakan lagi sehingga tempatnya masih sanggup dimanfaatkan. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan pecahan dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku biar sarana kantor sanggup dimanfaatkan secara optimal

Adapun pembatalan sarana dan prasarana intinya bertujuan untuk:

• Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak sanggup digunakan lagi.
• Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. 
• Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
• Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Read More

Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor

ruangan kantor

Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya yakni kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.

Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang yakni sebagai berikut:

Penerimaan Barang

Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada akseptor barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada akseptor sebelum barang tiba.

Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan mendapatkan barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai kawasan penerimaan, kawasan penyimpanan barang, panitia akseptor atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut:

1. Satuan kerja mendapatkan barang memberntuk panitia akseptor atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang jago dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang jago sulit dicari, barang tersebut hendaknya sanggup diterima sesudah diadakan ujicoba.
2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melakukan penerimaan dan investigasi barang, baik investigasi administratif, menyerupai investigasi faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun investigasi fisik.
3. Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia menciptakan isu program pemeriksaan. Berita program tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.
   
   1. Nomor isu acara
   2. Hari, tanggal, dan kawasan pembuatan isu acara
   3. Nama anggota panitia pemeriksa
   4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan
   5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor
   6. Hasil investigasi perihal kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang
   7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan
   8. Pihak yang mengetahui, contohnya kepala satuan kerja.
   
   Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak sanggup ditulis dalam lembaran isu acara, informasi dalam isu program sanggup dituliskan di lembaran aksesori sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, contohnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut:
   
   1. Peralatan mesin, contohnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang.
   
   2. Bukan peralatan mesin, contohnya nomor urut, nomor instruksi barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice.
4. Berita program dibentuk dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut.
   
   1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan
   2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang
   3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan
   4. Satu berkas untuk bab tata usaha
5. Semua dokumen yang mencakup faktur dan isu program serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.

Penyimpanan Barang

Berdasarkan tembusan isu program penerimaan dan pemeriksaan, bab penyimpanan segera melakukan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan sanggup dikelompokkan sebagai berikut.

1. Disimpan sebagai barang sediaan
2. Disimpan dalam proses pemakaian
3. Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan berdasarkan budi pimpinan.
4. Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara.

Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan di mana barang-barang akan diletakkan pada kawasan penyimpanan. Penataan sanggup mempertimbangkan keadaan berikut.

1. Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar.
2. Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bab dalam.
3. Barang yang disimpan untuk sediaan atau pribadi dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
4. Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang usang maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke kawasan lain. Data pada catatan juga mempunyai kegunaan untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai alasannya jikalau terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, sanggup dipakai untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
5. Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut.
   
   1. Nomor urut yang dibentuk secara kronologis
   2. Nama dan alamat pengirim
   3. Tanggal penerimaan
   4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
   5. Nama dan uraian barang mencakup merek, tipe, dan ukurannya.
   6. Satuan dalam buah atau unit.
   7. Jumlah barang
   8. Harga satuan dan jumlah barng
   9. Keterangan
6. Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.
   
   1. Nama barang
   2. Kode barang
   3. Satuan barang
   4. Sediaan barang minimum
   5. Sediaan barang maksimum
   6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
   7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang
   8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
   9. Sisa barang
   10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang
   11. Keterangan
   
   Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau kawasan penyimpanan lainnya sanggup diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di kawasan penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jikalau sudah penuh diganti dengan kartu gres dan diberi nomor urut.
   
   Secara terjadwal kartu yang sudah diganti dengan kartu gres disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
7. Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang sanggup dilakukan sebagai berikut
   1. Buku sediaan berada di bab tata perjuangan dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan
   2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:
   a. Pertanggungjawaban
   b. Pengendalian informasi
   c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
   3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon ajakan dan bon pengeluaran barang.
   
8. Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi instruksi setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor instruksi dalam katalog tersebut.
9. Setiapgudang dilengkapi dengan skema lokasi barang yang sanggup mengatakan secara sempurna dan cepat barang sediaan tertentu.

Pengeluaran Barang

Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon ajakan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.

Pengeluaran barang mencakup pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau kawasan penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja mencakup pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang alasannya kesalahan mengirim.

Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai isu program atau pengeluaran lainnya, menyerupai faktur dan bon yang ditandatangani akseptor barang dan yang menyerahkan barang. 

Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang biar secara cepat sanggup diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau kawasan penyimpanan lainnya.

Materi lainnya Penghapusan Peralatan Kantor

Read More

Materi Pelajaran Manajemen Sarana Prasarana Kelas Xii

Pelajaran Administrasi Sarana Prasarana merupakan mata pelajaran gres pada Sekolah Menengah kejuruan jurusan Administrasi Perkantoran. Pelajaran ini termasuk pada Paket Keahlian (C3) pada struktur kurikulum Sekolah Menengah kejuruan Administrasi Perkantoran.

Mata pelajaran ini di ajarkan selama dua tahun pelajaran ialah pada kelas XI dan Kelas XII. Dengan jumlah jam tatap muka pada kelas XI sebanyak 4 JP, kelas XII sebanyak 6 JP. Jumlah jam tatap muka mata pelajaran keahlian memang tergolong banyak, mengingat mata pelajaran ini merupakan kompetensi penting yang membantu siswa untuk terjun bekerja maupun membuka usaha.

Berikut ini Materi Pelajaran Administrasi sarana prasarana yang diberikan pada Kelas XII Administrasi Perkantoran selama 1 tahun kami rangkum menurut silabus kurikulum 2013 mata pelajaran Administrasi Sarana Prasarana

Semester 1

• Mendeskripsikan bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana melalui sistem komputerisasi
• Pelaporan
• Penyimpanan 
• Pemeliharaan 

Semester 2

• Administrasi Inventaris Sarana dan Prasarana dengan aplikasi komputerisasi
• Laporan Administrasi Penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi komputer

Beberapa mata pelajaran diatas sudah kami terbitkan di blog ini, silahkan anda cari pada kolom search di sebelah kanan atas hidangan utama.

Artikel lainnya sanggup dilihat pada Penghapusan Peralatan Kantor

Read More