 |
| ruangan kantor |
Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya yakni kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.
Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang yakni sebagai berikut:
Penerimaan Barang
Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada akseptor barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada akseptor sebelum barang tiba.
Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan mendapatkan barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai kawasan penerimaan, kawasan penyimpanan barang, panitia akseptor atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut:
- Satuan kerja mendapatkan barang memberntuk panitia akseptor atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang jago dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang jago sulit dicari, barang tersebut hendaknya sanggup diterima sesudah diadakan ujicoba.
- Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melakukan penerimaan dan investigasi barang, baik investigasi administratif, menyerupai investigasi faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun investigasi fisik.
- Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia menciptakan isu program pemeriksaan. Berita program tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.
1. Nomor isu acara
2. Hari, tanggal, dan kawasan pembuatan isu acara
3. Nama anggota panitia pemeriksa
4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan
5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor
6. Hasil investigasi perihal kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang
7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan
8. Pihak yang mengetahui, contohnya kepala satuan kerja.
Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak sanggup ditulis dalam lembaran isu acara, informasi dalam isu program sanggup dituliskan di lembaran aksesori sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, contohnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut:
1. Peralatan mesin, contohnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang.
2. Bukan peralatan mesin, contohnya nomor urut, nomor instruksi barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice. - Berita program dibentuk dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut.
1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan
2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang
3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan
4. Satu berkas untuk bab tata usaha - Semua dokumen yang mencakup faktur dan isu program serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.
Penyimpanan Barang
Berdasarkan tembusan isu program penerimaan dan pemeriksaan, bab penyimpanan segera melakukan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan sanggup dikelompokkan sebagai berikut.
- Disimpan sebagai barang sediaan
- Disimpan dalam proses pemakaian
- Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan berdasarkan budi pimpinan.
- Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara.
- Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar.
- Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bab dalam.
- Barang yang disimpan untuk sediaan atau pribadi dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
- Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang usang maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke kawasan lain. Data pada catatan juga mempunyai kegunaan untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai alasannya jikalau terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, sanggup dipakai untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
- Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut.
1. Nomor urut yang dibentuk secara kronologis
2. Nama dan alamat pengirim
3. Tanggal penerimaan
4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
5. Nama dan uraian barang mencakup merek, tipe, dan ukurannya.
6. Satuan dalam buah atau unit.
7. Jumlah barang
8. Harga satuan dan jumlah barng
9. Keterangan - Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.
1. Nama barang
2. Kode barang
3. Satuan barang
4. Sediaan barang minimum
5. Sediaan barang maksimum
6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang
8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
9. Sisa barang
10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang
11. Keterangan
Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau kawasan penyimpanan lainnya sanggup diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di kawasan penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jikalau sudah penuh diganti dengan kartu gres dan diberi nomor urut.
Secara terjadwal kartu yang sudah diganti dengan kartu gres disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang. - Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang sanggup dilakukan sebagai berikut
1. Buku sediaan berada di bab tata perjuangan dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan
2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban
b. Pengendalian informasi
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon ajakan dan bon pengeluaran barang. - Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi instruksi setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor instruksi dalam katalog tersebut.
- Setiapgudang dilengkapi dengan skema lokasi barang yang sanggup mengatakan secara sempurna dan cepat barang sediaan tertentu.
Pengeluaran Barang
Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon ajakan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.
Pengeluaran barang mencakup pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau kawasan penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja mencakup pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang alasannya kesalahan mengirim.
Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai isu program atau pengeluaran lainnya, menyerupai faktur dan bon yang ditandatangani akseptor barang dan yang menyerahkan barang.
Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang biar secara cepat sanggup diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau kawasan penyimpanan lainnya.
Materi lainnya Penghapusan Peralatan Kantor
0 komentar:
Posting Komentar