Perbedaan Arsip, Dokumen, Dan Warkat

Dalam pelajaran kearsipan kita sering sekali mendengar istilah arsip, dokumen, pustaka, ataupun warkat, namun sudah tahukah Anda apa arti dari kata-kata tadi?. Penjelasan berikut ini akan membahas perbedaan antara arsip, dokumen, pustaka, dan warkat.

1. Arsip

Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche”  berkembang menjadi  kata “Ta  Archia” yang  berarti  catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi  “Archeon”  yang  berarti  “Gedung Pemerintahan”,  dan  kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

Pengertian Arsip Berdasarkan Pendapat Para Ahli

1. Arsiparis  Italia,  Eugenio  Casanova  (1867-1951)  dalam  bukunya Archivistica (Seina  1928) Arsip sebagai  penambahan  secara  tertib dokumen-dokumen  yang  diciptakan selama kegiatannya oleh  suatu forum atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh forum perorangan tersebut.
2. Arsiparis  Jerman,  Adolf  Brenneke  (1875-1946)  dalam  bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari aktivitas legal atau niaga dari suatu  badan  atau  badan  hukum  yang  dimaksudkan  untuk  pemeliharaan baka di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
3. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahanbahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
4. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan warkat yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap kali diharapkan sanggup cepat ditemukan kembali.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan hasil  dari aktivitas  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan dipakai sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Baca juga Jenis-Jenis Arsip Media Baru

Pengertian Arsip Berdasakan Undang-Undang

Menurut UU No. 7 tahun 1971  tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  pasal 1

yang  dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah.

1. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  lembaga-lembaga  negara dan  badan-badan  pemerintah dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam rangka pelaksanaan aktivitas pemerintahan.
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  badan-badan  swasta dan  atau  perorangan, dalam bentuk  dan  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

PP No 28  tahun 2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Menyatakan yang dimaksud  dengan  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam aneka macam bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

PP No 28 tahun 2012 perihal pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 perihal kearsipan.

Disimpulkan bahwa  arsip  tidak  hanya  berupa  dokumen  berbentuk  kertas  yang  tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam aneka macam  media  sesuai  dengan perkembangan zaman,  contoh  dari  arsip tersebut  dapat  berupa  kaset,  CD/DVD,  atau  media  lainnya sesuai  dengan perkembangan  zamannya.  Dan  untuk  penyerahan  arsip  itu  sendiri  tidak harus dari suatu tubuh atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi sanggup juga dari perorangan.

Arsip sanggup dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan bersahabat tempat bekerja hal  ini  akan  memudahkan  penggunaannya  selain  itu penyimpanan  arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan  cara mengklasifikasi  berdasarkan  abjad,  subyek, numeric, dan instruksi klasifikasi.

Baca Artikel: Pemilihan Arsip yang Sesuai

Arsip  aktif  merupakan  bagian  penting  dalam  mendukung  kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk  itu  arsip  aktif  harus  selalu  tersedia  pada  saat diharapkan  maka disimpan ditempat yang gampang untuk diambil.

Arsip  inaktif  adalah  arsip  aktif  yang  telah  selesai diproses  dan  telah menurun frekuensi memakaiannya, dan jikalau dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam  organisasi  atau  dapat dimusnahkan  dengan  memperhatikan karakteristik  dan  nilai  guna  dari  arsip  tersebut.  Untuk  melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diharapkan sebuah kerangka  system disentralisasi atau  sentralisasi.

2. Dokumen

Dokumen  menurut  bahasa Inggris yaitu “Documentation” dan  menurut bahasa  latin “Documentum”. Banyak  pengertian  dokumen  di  antaranya  dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen yaitu sebuah goresan pena yang memuat  informasi,  biasanya, dokumen  ditulis  di kertas dan informasinya  ditulis menggunakan tinta baik  memakai  tangan  atau menggunakan  media  elektronik  (seperti printer).

Menurut  kamus  kepegawaian yang  dimaksud  dengan  dokumen  adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai  keterangan-keterangan di  pilah  untuk dikumpulkan,  disusun, disediakan atau disebarkan.

Dari  pengertian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  dokumen  adalah  suatu yang  tertulis  dan  tercetak yang  dapat  digunakan  untuk  bukti  atau  keterangan. Dokumen-dokumen  itu  perlu  didokumentasikan, dokumentasi  merupakan  usaha untuk  melakukan pengumpulan,  pemilihan,  pengolahan,  dan penyimpanan informasi dari aneka macam bidang atau tunjangan atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan ibarat gambar, kutipan, guntingan koran, materi referensi, dan lain-lain.

3. Warkat

Menurut  W.J.S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  Umum  Bahasa  Indonesia yang  dimaksud  dengan warkat  adalah  surat,  isi  surat;  pos,  lembaran  surat  pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat sanggup dilihat dari 2 segi, yaitu :

1. Pengertian Secara Sempit. Menurut Kamus  Besar  Bahasa Indonesia (KBBI), warkat sanggup berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian Secara Luas. Warkat yaitu setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat,  catatan-catatan,  perhitungan-perhitungan,  grafis-grafis,  atau  gambar-gambar)  yang  masih mempunyai  kegunaan  sebagai  bahan  informasi  dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan  pengertian  tersebut  berarti  tidak  semua  catatan,  grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan  gambar-gambar  tersebut  masih  memiliki  kegunaan  sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. 

Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak berkhasiat sebagai materi informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak sanggup disebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih mempunyai kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.

Baca artikel Pemeliharan Arsip

Read More

Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri)

Landarchief (1892- 1942)

Lembaga kearsipan di Indonesia, menyerupai yang kita kenal kini ini, secara de facto sudah ada semenjak 28 Januari 1892, dikala Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan manajemen dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama yakni Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs yakni Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak digunakan sebagai rujukan bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan yakni E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda yakni Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat kiprah khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain :

1. Semua arsip-arsip pemerintah yakni hak milik tunggal pemerintah;
2. Batas arsip gres yakni 40 tahun;
3. Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secarakhusus berdasarkan peraturan-
    peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta)

Kobunsjokan(1942-1945)

Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, alasannya pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh alasannya itu, Arsip Nasional RI tidak mempunyai khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda berjulukan Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapat keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diharapkan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, kalau mereka sanggup memperlihatkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.

Arsip Negeri(1945-1947)

Secara yuridis, keberadaan forum kearsipan Indonesia dimulai semenjak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman acara dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief)  dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, forum kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung hingga pertengahan tahun 1947 dikala pemerintah NICA tiba ke Indonesia.

Landsarchief(1947-1949)

Sejak Belanda melancarkan aksi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief  adalah Prof.W. Ph. Coolhaas  yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada selesai tahun 1949. Setelah itu forum kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia.

Arsip Negara(1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar  tanggal 27 Desember1949,  Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk  pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi orisinil wacana statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan supaya arsip-arsip pemerintah sentra sanggup disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri menjelma Arsip Negara RIS.  Sedangkan sebagai pimpinan forum Arsip Negara tersebut yakni Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang orisinil Indonesia yang pertama kalinya memimpin forum kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya yakni Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, alasannya untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara digunakan untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi digunakan hingga tahun 1959.

Arsip Nasional(1959-1967)

Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K

Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan banyak sekali perjuangan untuk meningkatkan kiprah dan status forum Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil yakni memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.

Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)

Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti hingga disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, kiprah dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, semenjak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 wacana Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, kiprah dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan gres (dinamis).

Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus. (1963-1964)

Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, alasannya bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.

Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966)

Pada tahun 1964 nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut diubahsuaikan dengan kiprah dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang gres tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat kiprah untuk melaksanakan pelatihan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi kiprah dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.

Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967)

Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.

Arsip Nasional RI(1967- kini )

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, alasannya berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab eksklusif kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai pegawanegeri teknis pemerintah tidak bertentangan dengan Undang-Undang Dasar 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status gres tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;

Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang wacana Pokok-pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh alasannya itu Dra. Sumartini, perempuan pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan harapan pemimpin sebelumnya.  Atas usaha-usaha beliau, serta atas santunan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, harapan dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang wacana Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan eksklusif bertanggungjawab kepada Presiden.  Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan kiprah dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan dia terjadi perubahan struktur organisasi yang gres dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 wacana Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok yakni pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah Taman Kanak-kanak I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, dia juga berbagi SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai gres sebagai arsiparis. Oleh alasannya itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya yakni tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya yakni DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).

Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, dia melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional yang handal, dia mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di periode reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, kiprah dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun diubahsuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.

Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia berbagi Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan musim perkembangan globalisasi info dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah memakai perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.

Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan banyak sekali agenda yang benar-benar diubahsuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menjadikan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk berguru di luar negeri.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memperlihatkan kursus-kursus yang sanggup meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memperlihatkan dedikasi terbaik kepada masyarakat sesuai dengan kiprah dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain menyerupai agenda Citra Daerah, Citra Nusantara maupun agenda lainnya menyerupai agenda Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar forum ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui kiprah dan fungsi ANRI yang pada karenanya nanti akan menjadikan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya.

Pimpinan Arsip Nasional dari Masa ke Masa

DR. R. Soekanto (1951 - 1957)
Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)
Dra. Soemartini (1971 - 1992)
DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)
DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)
Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)
Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)
M. Asichin (2010 - 2013)
Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

sumber: http://www.anri.go.id/

Read More

Arsip Elektronik

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat ialah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang sanggup memprosesnya. Oleh lantaran itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk arahan yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft), 1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip elektronik ialah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
memakai komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai “A record that is created (made or received and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai “Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301”, (Arsip elektronik ialah gosip yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang sanggup memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah
Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)


Ahli kearsipan dari serpihan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah menciptakan satu definisi wacana file elektronik.

Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan gosip yang direkam dalam arahan yang sanggup disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 wacana Informasi Transaksi Informasi Elektronik, membuktikan gosip elektronik ialah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik ialah setiap gosip elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang sanggup dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, arahan akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang mempunyai arti atau sanggup dipahami oleh orang yang bisa memahami.

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 wacana Kearsipan, membuktikan arsip ialah rekaman kegiatan atau insiden dalam banyak sekali bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi gosip dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum negara, pemerintahan daerah, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari berbagait pengertian diatas, sanggup ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik mempunyai konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh lantaran itu arsip elektronik mempunyai kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.

Pengertian arsip elektronik ialah kumpulan gosip yang direkam memakai teknologi komputer sebagai dokumen elektronik biar sanggup dilihat dan dipergunakan kembali.

Berdasarkan pengertian arsip elektronik menyerupai dikemukan diatas, sanggup dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

1. Kumpulan gosip arsip
2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan dipakai kembali

Terhadap keempat unsur diatas, sanggup dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka sanggup ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.

Kumpulan gosip arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) menyerupai yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang sanggup dijadikan inisial dari kumpulan gosip arsip menyerupai yang telah diterangkan yaitu :

1. File
2. Records
3. Archives

File ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diharapkan dalam proses manajemen secara aktif, masih secara pribadi digunakan.

Record ialah arsip in aktif yang oleh unit kerja sesudah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses manajemen sehari-hari.

Archive ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.

File, record, archive, sebagai kumpulan gosip arsip yang akan diolah memakai teknologi komputer dengan hasil yang sanggup dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.

Disamping ketiga inisial kumpulan gosip arsip yang dikemukakan diatas, penulis beropini bahwa masih terdapat satu kumpulan gosip yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian bahwasanya terdapat 4 (empat) kumpulan gosip arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan gosip arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives

Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka sanggup menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives

Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta kemudahan hidangan pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan ialah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan sempurna dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori).

Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi fatwa aktivasi elektronik terhadap kumpulan gosip arsip dari masing-masing level yang pada jadinya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi  sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip sanggup dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer menyerupai mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip bisa dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

Sedangkan untuk melaksanakan evaluasi (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya insan kearsipan.

Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer sanggup dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga hingga muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak gila lagi terdengar oleh kita.

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik mencakup :

1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data

Berdasarkan proses kerja tersebut, sanggup didesign aplikasi penginputan mencakup seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul menyerupai yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan sanggup memenuhi kriteria seluruh level kumpulan gosip arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut.

Selanjutnya kumpulan gosip arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer memakai seperangkat kegiatan dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level.

Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan materi perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing level kumpulan gosip arsip untuk kepentingan evaluasi arsip, layanan keterbukaan gosip publik, kontrol dan pengendalian arsip.

Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan bersahabat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik.  

Apabila memakai analogi pengorganisasi file, records, archives maka sanggup dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya mencakup records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya mencakup archival building.

Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu lantaran mempunyai nilai guna, oleh alasannya itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip sanggup dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasisw
4. Aparatur Pemerintah

Kepentingan untuk memakai kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua gosip intinya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu.

Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang sanggup dipercaya akan menunjukkan laba yang besar bagi pengguna arsip lantaran inovasi kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

Sumber: 

http://library.maranatha.edu/wp-content/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_Apa-dan-Bagaimana-Mengelola-Arsip-Elektronik1.docx

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

Read More

Pengertian Dan Jenis-Jenis File Pada Komputer

Definisi atau pengertian file secara terperinci  - Sering kali di jaman yang moderen ini kita mendengar nama file komputer, apakah itu file? Inilah penjelasannya.

File ialah kumpulan banyak sekali informasi yang bekerjasama dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file mempunyai beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program. Atau Definisi file ialah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer.

File di komputer pada umumnya disimpan di dalam suatu folder tertentu tergantung si pemilik komputer tersebut ingin dimana ia menyimpannya, setiap file mempunyai ekstensi masing-masing tergantung jenis file itu sendiri. Ekstensi file ialah sebagai tanda yang membedakan jenis-jenis dari file.

Bagi anda yang sering browsing untuk mencari gambar-gambar di internet, mungkin sering menemukan apa itu JPG, JPEG, PNG, GIF, atau yang lainnya. Namun, kadang kalian tidak mengerti apa maksud dari ekstensi tersebut. Karena kita hanya membutuhkan gambarnya saja.

Pengertian Format File
Format file (Ekstensi File) ialah aksara yang terletak sehabis tanda titik pada nama sebuah file. Contohnya azin.jpg, ”azin” ialah nama file sedangkan ”jpg” ialah ekstensi file (format file) yang merupakan salah satu format file gambar.Ketika bekerja dengan Adobe Photoshop, ada beberapa pilihan untuk menyimpan dokumen tersebut dalam banyak sekali format file dan kompresi.

Bagi para perancang grafik (graphic designer) pemula, mungkin merasa sulit membedakan antara format yang satu dengan yang lain. Terkadang juga salah dalam menentukan format file tersebut, alasannya ialah masing-masing format file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Juga memang, masing-masing format file tersebut harus dipakai secara tepat.

Sebagai contoh, untuk keperluan web Anda disarankan memakai format file jpg, png, maupun gif.

Macam-Macam Ekstensi (Format File) :

EXE = File aplikasi (executable)
Hanya bisa dibuka di sistem operasi windows

DOC = File Dokumen
Dapat dibuka dengan MS Word

XLS = File untuk Excel
Dibuka dengan aplikasi Excel

PPT = File untuk presentation
Dibuka dengan memakai Powerpoint


ICO = File untuk Icon Gambar
Dapat dibuka dengan semua aplikasi untuk edit gambar icon.

PSD = File Image, File Photoshop
Dapat dibuka dengan aplikasi Adobe PhotoShop.

MP3 = File Audio
Dapat dibuka dengan aplikasi audio ibarat Winamp, Windows Media Player atau yang lainnya.

PNG =(Portable Network Graphic)
PNG ialah salah satu format yang menggabungkan kehebatan dari JPG dan GIF. Gambar tipe ini juga sanggup menampilkan gradasi dan juga bisa support sampai 24 bit warna.
- Extensi : *.png
- Warna Maximum : 24 bit (16,7 juta warna)
- Kegunaan : Menampilkan object dalam halaman web/desain blog.
- Keunggulan : Latar belakang/Background transparan dengan pinggiran yang halus
- Kelemahan : Memiliki ukuran file besar
- Kesimpulan : Format atau ekstensi gambar ini sangat cocok untuk latar belakang blog yang transparant

GIF =(Graphic Interchange Format)
Format gambar ini ialah jenis yang hanya bisa menampilkan 256 warna saja. Namun tipe gambar ini bisa memainkan animasi sederhana. Makara sangat cocok untuk banner sebuah web.
- Extensi : *.gif
- Warna Maximum : 8 bit (256 warna)
- Kegunaan : Animasi dan banner
- Keunggulan : File berukuran kecil, transparans, animasi
- Kelemahan : Tidak cocok untuk fotografis
- Kesimpulan : Graphic Web dengan area warna flat/datar

WAV = File Audio
Dapat dibuka dengan aplikasi audio ibarat Winamp, Windows Media Player atau yang lainnya.

MPG/MPEG = File Video
Dapat dibuka dengan aplikasi video ibarat Windows Media Player atau yang lainnya.

AVI = File Video (Biasanya dipakai untuk format DVD)
Dapat dibuka dengan aplikasi video ibarat CyberLink PowerDVD atau yang lainnya.

FLV = File Flash Video
Dapat dibuka dengan aplikasi video flash ibarat Total Video Player, FLV Player atau yang lainnya.

PDF = File Dokumen dari Adobe
Dapat dibuka dengan aplikasi ibarat Adobe Acrobat Reader.

TXT = File Teks
Dapat dibuka dengan aplikasi ibarat Notepad, Wordpad atau yang lainnya.

LOG = File Log
Dapat dibuka dengan aplikasi ibarat Notepad, Wordpad atau yang lainnya.

ASM = Source Code Pemrograman Assembly
Dapat dibuka dengan aplikasi ibarat Notepad, Wordpad atau yang lainnya

RAR/ZIP = File Kompresi
Dapat dibuka dengan aplikasi ibarat WinZip atau WinRar.

REG = File Registry
Dapat dibuka dengan aplikasi Regedit atau Notepad juga bisa.

HTM/HTML/SHTML = File Internet Document
Dapat dibuka dengan Netscape Navigator, MS Internet Explorer, Mozilla Firefox atau yang lainnya.

TTF = File Font
Dapat dibuka dengan aplikasi Font Viewer.

CDR = File Corel Draw
Dapat dibuka dengan Corel Draw.

BAT = File Batch
Sebuah file text yang berisi beberapa perintah yang secara segaja untuk di sanksi oleh command prompt.
Dapat dibuka dengan aplikasi Notepad.

Bila teman masih kurang terperinci wacana jenis-jenisnya, lihat di bawah ini:

PSD (Photoshop Document)
Format file ini merupakan format orisinil dokumen Adobe Photoshop. Format ini bisa menyimpan informasi layer dan alpha channel yang terdapat pada sebuah gambar, sehingga suatu dikala sanggup dibuka dan diedit kembali. Format ini juga bisa menyimpan gambar dalam beberapa mode warna yang disediakan Photoshop. Anda sanggup menyimpan dengan format file ini jikalau ingin mengeditnya kembali.

BMP (Bitmap Image)
Format file ini merupakan format grafis yang fleksibel untuk platform Windows sehingga sanggup dibaca oleh aktivitas grafis manapun. Format ini bisa menyimpan informasi dengan kualitas tingkat 1 bit samapi 24 bit. Kelemahan format file ini ialah tidak bisa menyimpan alpha channel serta ada hambatan dalam pertukaran platform. Untuk menciptakan sebuah objek sebagai desktop wallpaper, simpanlah dokumen Anda dengan format file ini. Anda sanggup mengkompres format file ini dengan kompresi RLE.
Format file ini bisa menyimpan gambar dalam mode warna RGB, Grayscale, Indexed Color, dan Bitmap.

EPS (Encapsuled Postcript)
Format file ini merupakan format yang sering dipakai untuk keperluan pertukaran dokumen antar aktivitas grafis. Selain itu, format file ini sering pula dipakai ketika ingin mencetak gambar. Keunggulan format file ini memakai bahasa postscript sehingga format file ini dikenali oleh hampir semua aktivitas persiapan cetak.
Kelemahan format file ini ialah tidak bisa menyimpan alpha channel, sehingga banyak pengguna Adobe Photoshop memakai format file ini ketika gambar yang dikerjakan sudah final. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB, CMYK, Lab, Duotone, Grayscale, Indexed Color, serta Bitmap. Selain itu format file ini juga bisa menyimpan clipping path.

JPG/JPEG (Joint Photographic Expert Group)
Format file ini bisa mengkompres objek dengan tingkat kualitas sesuai dengan pilihan yang disediakan. Format file sering dimanfaatkan untuk menyimpan gambar yang akan dipakai untuk keperluan halaman web, multimedia, dan publikasi elektronik lainnya. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB, CMYK, dan Grayscale. Format file ini juga bisa menyimpan alpha channel, namun alasannya ialah orientasinya ke publikasi elektronik maka format ini berukuran relatif lebih kecil dibandingkan dengan format file lainnya.

TIF (Tagged Image Format File)
Format file ini bisa menyimpan gambar dengan kualitas sampai 32 bit. Format file ini juga sanggup dipakai untuk keperluan pertukaran antar platform (PC, Machintosh, dan Silicon Graphic). Format file ini merupakan salah satu format yang dipilih dan sangat disukai oleh para pengguna komputer grafis terutama yang berorientasi pada publikasi (cetak). Hampir semua aktivitas yang bisa membaca format file bitmap juga bisa membaca format file TIF.

PCX
Format file ini dikembangkan oleh perusahaan berjulukan Zoft Cooperation. Format file ini merupakan format yang fleksibel alasannya ialah hampir semua aktivitas dalam PC bisa membaca gambar dengan format file ini. Format file ini bisa menyimpan informasi bit depth sebesar 1 sampai 24 bit namun tidak bisa menyimpan alpha channel. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB, Grayscale, Bitmpa dan Indexed Color.

PDF (Portable Document Format)
Format file ini dipakai oleh Adobe Acrobat, dan sanggup dipakai oleh grafik berbasis pixel maupun vektor. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB, CMYK, Indexed Color, Lab Color, Grayscale dan Bitmap. Format file ini tidak bisa menyimpan alpha channel. Format file ini sering memakai kompresi JPG dan ZIP, kecuali untuk mode warna Bitmap yaitu memakai CCIT.

PIC (Pict)
Format file ini merupakan standar dalam aplikasi grafis dalam Macintosh dan aktivitas pengolah teks dengan kualitas menengah untuk transfer dokumen antar aplikasi. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB dengan 1 alpha channel serta Indexed Color, Grayscale dan Bitmap tanpa alpha channel. Format file ini juga menyediakan pilihan bit antara 16 dan 32 bit dalam mode warna RGB.

TGA (Targa)
Format file ini didesain untuk platform yang memakai Targa True Vision Video Board. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB dalam 32 bit serta 1 alpha channel, juga Grayscale, Indexed Color, dan RGB dalam 16 atau 24 bit tanpa alpha channel. Format file ini mempunyai kegunaan untuk, menyimpan dokumen dari hasil render dari aktivitas animasi dengan hasil output berupa sequence ibarat 3D Studio Max.

IFF (Interchange File Format)
Format file ini umumnya dipakai untuk bekerja dengan Video Toaster dan proses pertukaran dokumentasi dari dan ke Comodore Amiga System. Format file ini dikenali hampir semua aktivitas grafis yang terdapat dalam PC serta bisa menyimpan gambar dengan mode warna Bitmap. Format file ini tidak bisa menyimpan alpha channel.

SCT (Scitex Continous Tone)
Format file ini dipakai untuk menyimpan dokumen dengan kualitas tinggi pada komputer Scitex. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB, CMYK, dan Grayscale namun tidak bisa menyimpan alpha channel.

PXR (Pixar)
Format file ini khusus untuk pertukaran dokumen dengan Pixar Image Computer. Format file ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna RGB dan Grayscale dengan 1 alpha channel.

RAW
Format file ini merupakan format file yang fleksibel untuk pertukaran dokumen antar aplikasi dan platform. Format file ini bisa menyimpan mode warna RGB, CMYK, dan Grayscale dengan 1 alpha channel serta mode warna Multichannel, Lab Color dan Duotone tanpa alpha channel.

DCS (Dekstop Color Separation)
Format file ini dikembangkan oleh Quark dan merupakan format standar untuk .eps. Format ini bisa menyimpan gambar dengan mode warna Multichannel dan CMYK dengan 1 alpha channel dan banyak spot channel. Format file ini bisa menyimpan clipping path dan sering dipakai untuk proses percetakan (publishing). Ketika menyimpan file dalam format ini maka yang akan tersimpan ialah 4 channel dari gambar tersebut dan 1 channel preview.

FORMAT KOMPRESI
Beberapa aktivitas terutama yang berorientasi pada publikasi elektronik dan multimedia selalu memerlukan format file yang berukuran kecil semoga ketika dibuka tidak akan lambat. Untuk keperluan tersebut dibutuhkan kompresi.

Berikut ini format file yang berorientasi publikasi elektronik dan multimedia dengan kompresinya masing-masing.

RLE (Run Length Encoding)
Kompresi ini bisa mengkompres file tanpa menghilangkan detail. Digunakan oleh Adobe Photoshop, TIFF dan sebagian besar aktivitas yang terdapat dalam Windows.

LZW (Lemple-Zif-Welf)
Sama ibarat kompresi RLE, kompresi ini juga bisa mengkompres file tanpa menghilangkan detail. Kompresi ini dipakai oleh TIFF, PDF, GIF, dan format yang mendukung bahasa postscript. Kompresi ini sangat baik untuk mengkompres gambar dengan area besar yang memakai 1 warna.

CCIT
CCIT merupakan kependekan dari bahasa Perancis yang dalam bahasa Inggris disebut International Telegraph and Telekeyed Consultive Commitee.
Kompresi ini dipakai untuk mengkompres gambar hitam putih, dan bisa mengkompres file tanpa menghilangkan detailnya. Kompresi ini sering dipakai oleh PDF dan format lain yang memakai bahasa postscript.

sumber:
http://www.pusatinfogadget.com/nama-nama-jenis-format-file-dan-fungsinya.html
/search?q=

Read More

Peraturan Mengindeks Dan Memberi Isyarat Arsip

Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, ialah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:
   
2. Nama ganda, ialah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks menurut suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: 
   
3. Nama keluarga/suku/marga, ialah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks menurut nama keluarga/suku/marga, misalnya: 
   
4. Nama orang yang menggunakan abreviasi di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: 
   
5. Nama orang yang menggunakan abreviasi di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap abreviasi tersebut, misal: 
   
6. Nama orang yang menggunakan gelar, yang diutamakan ialah nama orisinil atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
   
   Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:
   
   1. Gelar akademik menyerupai S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya
   2. Gelar keagamaan menyerupai Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain
   3. Gelar kebangsawanan, menyerupai Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya
   4. Gelar kepangkatan, menyerupai marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.
   5. Gelar Jabatan, menyerupai Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya
   diindeks sebagai berikut:
   
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali menyerupai Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
   
8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya: 
   
9. Nama perempuan yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan: 
   
10. Nama orang yang menggunakan kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: 
    
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya: 
    

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks menurut nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bab belakang (nick name). Misalnya: 
   
2. Nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: 
   
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya: 
   
4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, alasannya ialah baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: 
   

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan tubuh aturan atau kegiatannya, misalkan: 
   
2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya ialah dengan menampilkan kepanjangan dari abreviasi tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal: 
   
3. Nama  perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis tubuh aturan atau kegiatannya misalnya: 
   
4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bab dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: 
   
5. Nama perusahaan yang menggunakan karakter dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut: 
   
6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bab tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut. 
   

4. Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya: 
   
2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: 
   
3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, gres kemudian sifatnya. Misalnya: 
   
4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya: 
   

sumber: 
http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Kearsipan.Sistem.Abjad/materi4.html
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggraini, Armico

Baca juga Arsip Elektronik

Read More

Soal Ukk Smk Manajemen Perkantoran Tahun Pelajaran 2018/2019

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN 

TAHUN PELAJARAN 2018/2019 

SOAL PRAKTIK KEJURUAN 

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan 

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran 

Kode : 6063 

Alokasi Waktu : 12 jam 

Bentuk Soal : Penugasan Perorangan 

Judul Tugas : Pengelolaan Dokumen Kantor 

I. PETUNJUK UMUM

A. Anda diposisikan sebagai petugas Administrasi Yunior di PT BINTANG HARAPAN,sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Pemuda No. 150 -152Surabaya, telepon: (031) 5942377, Fax: (031) 5944508, Email: info@bintangharapan.com. Website: www.bintangharapan.com. Pimpinan Anda berjulukan Bagas Adijaya, SE,MM menjabat sebagai Direktur Utama.

B. Soal ujian praktek terdiri 9 pekerjaan:
1. Menangani Penerimaan/Pengiriman surat/ dokumen
2. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen
3. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
4. Membaca surat dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional Dasar
5. Memproduksi Dokumen di komputer
6. Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak
7. Mengelola Arsip
8. Membuat surat/ Dokumen Elektronik
9. Mengakses Informasi melalui Homepage

C. Bacalah setiap item soal dengan cermat
D. Periksa seluruh kelengkapan soal, jikalau tidak lengkap atau rusaksegera melapor kepada pengawas ujian
E. Tuliskan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan
F. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pegawas ujian



II.KESELAMATAN KERJA

1. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama mengerjakan soalujian praktik 
2. Laporkan jikalau terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi diluar semestinya kepada pengawas ujian.

SOAL : Menangani Penerimaan/Pengiriman surat/ dokumen

1. Petunjuk Pengerjaan

a. Anda sebagai seorang petugas Asisten Administrasi dihadapan Anda ada 14 surat yang terdiri dari surat masuk dan surat keluar.
b. Lakukan pensortiran surat tersebut.
c. Catat ke dalam buku agenda kembar.


2.Alur acara

a. Mempersiapkan alat dan materi (ATK) yang akan dipakai
b. Mensortir 14 surat
c. Membuat format buku agenda kembar
d. Mengisi buku agenda sesuai dengan surat yang ada

4. Hasil yang diharapkan:

Ø Buku Agenda Kembar yang telah diketik rapih dan diisi sesuai dengan jumlahnya surat yang ada.

Soal : Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen
Soal : Membuat surat/ Dokumen Elektronik

1. Petunjuk Pengerjaan
a. Anda sebagai seorang petugas Asisten Administrasi diperintahkan untuk menciptakan surat ajakan rapat wacana “evaluasi produk type rumah minimalis”, tanggal surat dan lain-lain karang sendiri.
b. Buatlah surat bentuk semi block style
c. Lakukan penggandaan sesuai dengan penerima yang diundang (minim 5 orang yang diundang)
d. Kirim juga lewat email dengan alamat email yang diberikan oleh penguji.

2. Alur kegiatan
a. Surat diketik pada HVS A4.
b. Pengaturan margin menyesuaikan.
c. Surat diketik dalam bentuk Semi BlockStyle
d. Kirim lewat email.

3. Hasil yang diharapkan:
a. Surat Undangan yang diketik rapih dalam bentuk semi block style
b. Surat Undangan yang sudah digandakan sejumlah undangan( minimal 5 orang)
c. Telah terkirim lewat email.

Soal: Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
Soal: Membaca surat dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional Dasar
Soal: Memproduksi Dokumen di komputer

SOAL LENGKAPNYA DI SINI PAKET 1
SOAL LENGKAPNYA DI SINI PAKET 2
SOAL LENGKAPNYA DI SINI PAKET 3
SOAL LENGKAPNYA DI SINI PAKET 4

Full Paket disini

Read More