Walaupun perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berkembang sangat pesat ibarat telepon, faksimile, telepon genggam, televisi, radio, telegram, komputer dan lain sebagainya, namun surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga mempunyai fungsi sebagai berikut.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga mempunyai fungsi sebagai berikut.
- Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis sanggup berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan banyak sekali kaidah penting dalam penulisan surat, contohnya objektif, sistematis, sederhana, dan gampang dipahami serta jelas.
- Alat untuk memberikan pemberitahuan, undangan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, contohnya surat undangan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
- Alat bukti tertulis, contohnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang sanggup digunakan sebagai alat bukti tertulis, seseorang sanggup melaksanakan pengecekan atas banyak sekali acara bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga sanggup digunakan sebagai materi untuk memprediksi acara bisnis masa depan.
- Alat untuk mengingat, contohnya surat-surat bisnis yang diarsipkan saat diperlukan sanggup dilihat atau dicek kembali untuk mengingat banyak sekali acara yang telah dilakukan dimasa kemudian atau sebelumnya.
- Bukti sejarah (historis), contohnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan perjuangan (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
- Pedoman kerja, contohnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai anutan atau contoh dalam melaksanakan suatu acara bisnis.
- Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis sanggup digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.
Surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain sanggup menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi alasannya ialah perngirim pesan sanggup mempersiapkannnya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya.
Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca sanggup membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dala surat tersebut sanggup dipahami sebaik-baiknya.
Kelebihan lain yang tidak kalah pentingnnya ialah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih hemat jika dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.
Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca sanggup membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dala surat tersebut sanggup dipahami sebaik-baiknya.
Kelebihan lain yang tidak kalah pentingnnya ialah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih hemat jika dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.
0 komentar:
Posting Komentar