Memilih Mesin Penggandaan Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor

Mesin kantor untuk kebutuhan penggandaan harus disediakan oleh suatu kantor, mesin tersebut sanggup mempermudah pekerjaan kantor saat harus meniru dokumen dalam jumlah banyak dengan waktu relatif singkat.

Banyak jenis mesin pengganda yang terdapat digunakan untuk meniru banyak sekali dokumen. Mesin-mesin pengganda ini mempunyai banyak sekali kelebihan dan kekurangan. Mesin pengganda tersebut antara lain Mesin Stensil, Fotocopi, Risograf, Faksimile, Scanner.

Stensil

Ciri-ciri mesin stensil ini ialah sanggup meniru dokumen dengan memakai master yang dibentuk pada sheet stensi.

Kelebihan mesin stensil ialah sanggup meniru dokumen tanpa memakai listrik. Kelebihan lainnya ialah biaya relatif murah kalau melaksanakan penggandaan diatas 50 lembar.

Kekurangan mesin stensil ialah hasil salinan dari mesin ini kurang bagus, pembuatan master membutuhkan waktu yang cukup lama.

Mesin stensil terdiri dari Baki kertas, Baki penadah, Rol, Tempat Tinta, Engkol (manual). Selain memakai tangan secara manual, terdapat juga stensil yang digerakan dengan anutan listrik.

stensil

Fotocopy

Ciri-ciri mesin fotocopy ialah meniru dokumen memakai cahaya, panas, materi kimia, atau muatan listrik statis. Penggandaan dokumen pribadi dari dokumen aslinya.

Kelebihan mesin fotocopy 

1. Hasil salinan sesuai dengan dokumen aslinya
2. Biaya relatif murah kalau penggandaan dibawah 100 eksemplar
3. Salinan sanggup diperbesar/diperkecil dari dokumen aslinya dan berwarna
4. Kecepatan hingga dengan 75 lembar per menit

Kekurangan mesin fotocopy ialah biayanya yang relatif mahal kalau meniru dokumen diatas 100 eksemplar. Selain itu, salinan tidak sanggup di setting ulang.

Bagian Mesin Fotocopy 

1. Baki kertas
2. Baki penadah
3. Tombol ON/OFF
4. Tombol Start
5. Tombol Zoom
6. Tombol Reduction
7. Tombol full size
8. Papan kaca
9. Tombol kaca

Mesin fotocopy terdiri atas tiga macam yaitu mesin fotocopy kecil, sedang dan besar.

foto copy

Risograf

Ciri-ciri mesin risograf ialah sanggup meniru dokumen dalam jumlah yang besar dan meniru dokumen memakai master dari film.

Kelebihan Mesin Risograf

1. Mampu meniru dokumen dalam jumlah banyak
2. Hasil penggandaan sanggup diperbesar/diperkecil dari dokumen aslinya dan berwarna
3. Hasil penggandaan sanggup berbeda warna dari dokumen aslinya
4. Kecepatan hingga dengan 130 lembar per menit.

Kekurangan mesin ini ialah biaya relatif mahal kalau di bawah 100 eksemplar.

Bagian Mesin Risograf

1. Baki kertas
2. Baki penadah
3. Tombol ON/OFF
4. Tombol Start
5. Tombol pengaturan naskah
6. Lampu sensor
7. Papan kaca
8. Tombol angka

Mesin risograf dirancang dengan 3 adonan teknologi penggandaan, yakni fotocopy, digital scanning dan offset.

risograf

Scanner

Ciri-ciri mesin pengganda scanner ialah meniru melalui proses pemindaian. Penggandaannya memakai pemberian komputer yang sudah terinstal dengan software tertentu. Dan salinan hasil scan tersebut tersimpan pada komputer.

Kelebihan mesin scanner ialah pada hasil soft copy yang sanggup dicetak kapan pun dan sanggup diedit sesuai dengan kebutuhan

uKekurangan mesin scanner ialah masih membutuhkan media lain, dan salinan berupa soft copy.

scanner

Lalu manakah mesin pengganda yang paling cocok dengan suatu kantor?, pastilah jawabannya tergantung pada kebutuhan dan dana yang dimiliki oleh suatu kantor tersebut.

Baca juga Cara Menggunakan Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

Baca juga Mengenal Mesin Cetak Offset

Read More

Cara Memakai Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

Menggunakan mesin pengganda dokumen seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai manajemen kantor. Dimana sering pekerjaan staf manajemen kantor bekerjasama dengan mesin-mesin pengganda yang akan kita bahas berikut ini.

Namun sebelum memakai mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai bisa menentukan mesin mana yang paling cocok dan diharapkan oleh unit kantor tiap instansi, untuk itu ada baiknya sebelumnya simak juga Memilih Mesin Pengganda Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor.

Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai kantor harus sanggup mengoperasikan mesin tersebut.

Awal sekali bila hendak meniru dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:

1. Dokumen orisinil sudah benar. Jika dokumen orisinil masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan menciptakan pekerjaan dilakukan dua kali.
2. Jumlah kebutuhan dokumen ditambah 1 untuk arsip.
3. Pilih mesin pengganda yang paling menguntungkan.

Jika hal diatas sudah sempurna maka tinggallah pegawai kantor memakai mesin-mesin pengganda dokumen berikut ini.

Mesin Fotocopy

1. Sambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik
2. Hidupkan mesin dengan memakai tombol ON
3. Letakkan kertas pada beling daerah fotocopy, dengan bab tepi atas melekat pada garis sekala pada posisi yang sempurna ditengah.
4. Dengan menekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai, tekan tombol OFF
7. Selesai penggandaan, bersihkan mesin dari bekas tinta dan debu, lalu tutup mesin

   

   mesin fotocopi

Mesin Risograf

1. Sebelum mulai pencetakan, cek tinta, film dan sambungkan listriknya
2. tekan tombol ON
3. Cetak master, masukan naskah ke beling pencetakan dengan posisi terbalik
4. Atur lampu pencetakan
5. Tekan tombol pencetak master, tunggu sejenak sampai master tercetak
6. Ambil dokumen aslinya
7. Lihat master yang sudah dicetak
8. Atur posisi master
9. Tekan tombol angka sesuai kebutuhan
10. Setelah penggandaan selesai, bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, lalu tutup mesin.

Penggunaan risograf akan efisien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.

mesin risograf

Mesin scanner

Mesin scanner dipakai untuk meniru dokumen dalam bentuk soft copy. Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan bahwa:

1. Sambungan mesin dan komputer telah tersambung listrik
2. Mesin dan komputer terkoneksi dan software yang diharapkan telah terinstal

Langkah-langkah menggandakan:

1. Nyalakan scanner dengan menekan tombol ON
2. Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca
3. Pasang software scanner
4. Jalankan agenda scanner
5. Klik start
6. Simpanlah dokumen yang telah dipindai
7. Simpan dokumen dengan format yang diinginkan
8. untuk mendapat hard copy, cetaklah hasil pindai memakai printer
9. Setelah selesai, rapikan mesin dan bersihkan dari bubuk lalu tutup mesin.

mesin scanner

Read More