Cara Memakai Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

Menggunakan mesin pengganda dokumen seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai manajemen kantor. Dimana sering pekerjaan staf manajemen kantor bekerjasama dengan mesin-mesin pengganda yang akan kita bahas berikut ini.

Namun sebelum memakai mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai bisa menentukan mesin mana yang paling cocok dan diharapkan oleh unit kantor tiap instansi, untuk itu ada baiknya sebelumnya simak juga Memilih Mesin Pengganda Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor.

Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai kantor harus sanggup mengoperasikan mesin tersebut.

Awal sekali bila hendak meniru dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:

1. Dokumen orisinil sudah benar. Jika dokumen orisinil masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan menciptakan pekerjaan dilakukan dua kali.
2. Jumlah kebutuhan dokumen ditambah 1 untuk arsip.
3. Pilih mesin pengganda yang paling menguntungkan.

Jika hal diatas sudah sempurna maka tinggallah pegawai kantor memakai mesin-mesin pengganda dokumen berikut ini.

Mesin Fotocopy

1. Sambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik
2. Hidupkan mesin dengan memakai tombol ON
3. Letakkan kertas pada beling daerah fotocopy, dengan bab tepi atas melekat pada garis sekala pada posisi yang sempurna ditengah.
4. Dengan menekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai, tekan tombol OFF
7. Selesai penggandaan, bersihkan mesin dari bekas tinta dan debu, lalu tutup mesin

   

   mesin fotocopi

Mesin Risograf

1. Sebelum mulai pencetakan, cek tinta, film dan sambungkan listriknya
2. tekan tombol ON
3. Cetak master, masukan naskah ke beling pencetakan dengan posisi terbalik
4. Atur lampu pencetakan
5. Tekan tombol pencetak master, tunggu sejenak sampai master tercetak
6. Ambil dokumen aslinya
7. Lihat master yang sudah dicetak
8. Atur posisi master
9. Tekan tombol angka sesuai kebutuhan
10. Setelah penggandaan selesai, bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, lalu tutup mesin.

Penggunaan risograf akan efisien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.

mesin risograf

Mesin scanner

Mesin scanner dipakai untuk meniru dokumen dalam bentuk soft copy. Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan bahwa:

1. Sambungan mesin dan komputer telah tersambung listrik
2. Mesin dan komputer terkoneksi dan software yang diharapkan telah terinstal

Langkah-langkah menggandakan:

1. Nyalakan scanner dengan menekan tombol ON
2. Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca
3. Pasang software scanner
4. Jalankan agenda scanner
5. Klik start
6. Simpanlah dokumen yang telah dipindai
7. Simpan dokumen dengan format yang diinginkan
8. untuk mendapat hard copy, cetaklah hasil pindai memakai printer
9. Setelah selesai, rapikan mesin dan bersihkan dari bubuk lalu tutup mesin.

mesin scanner