Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan memakai teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menimbulkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari memakai aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang sanggup digunakan.

1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis sanggup melaksanakan beberapa kiprah sekaligus yang diharapkan untuk menciptakan dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan problem dengan memperlihatkan kemampuan kepada manajer untuk menciptakan komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing yakni penggunaan alat elektronik yang secara otomatis sanggup melaksanakan banyak kiprah yang diharapkan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim memakai email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering dipakai pada keseharian pembuatan dokumen kantor yakni Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang sanggup dipakai secara gratis yakni Libre.

2. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail yakni pengiriman file hasil ketikan memakai jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan mendapatkan pesan dengan memakai terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering dipakai secara umum, dan kedua jenis email tersebut sanggup dipakai secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.

Silahkan baca Kekurangan dan Kelebihan Email

3. Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda memakai telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. Kalender Elektronik

Kalender elektronik memakai jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil program yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran alasannya yakni ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik menyerupai mirip organizer. Manajer atau sekretaris sanggup memasukkan pertemuan-pertemuan, menciptakan perubahan dan menelaah kalender itu dengan memakai keyboard. 

5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Konfrensi audio yakni penggunaan peralatan komunikasi bunyi untuk menciptakan komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan akomodasi komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio yakni sebagai berikut:

• Biaya peralatan yang diharapkan untuk konfrensi audio tergolong standar
• Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
• Konfrensi audio sanggup disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi Video

Konfrensut video yakni penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para penerima konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video sanggup dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video memakai komputer dengan koneksi internet yakni Skype.

7. Faxsimile

Fax merupakan abreviasi dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang sanggup membaca gambaran dokumen pada satu ujung terusan komunikasi dan menciptakan salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk terusan telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan problem dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi sanggup ditransmisikan oleh fax. Fax sangat gampang diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon bunyi sanggup berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

Baca juga Cara Menggunakan Faximile

8. Slide Presentase

Slide presentase yakni penggunaan komputer untuk tujuan memperlihatkan tampilan materi yang sanggup berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering dipakai untuk menampilkan slide presentase yakni Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melaksanakan presentase. 

9. Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file supaya informasi sanggup dipanggil atau didapatkan kembali jikalau diperlukan. Untuk mengatasi problem mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka sanggup dipakai aplikasi yang sanggup menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan memakai Scanner.

Dengan memakai scanner maka dokumen fisik yang sanggup memakan daerah penyimpanan yang cukup luas, sanggup diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya kemudian merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai sanggup mencetaknya memakai printer.

10. Aplikasi Pengolah Angka

Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering dipakai sehabis aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam menciptakan perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak dipakai yakni Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis sanggup pula memakai aplikasi Libre. 

Read More

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran sanggup berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju penggunaan peralatan mekanis menyerupai komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya memakai sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni.

Selain efek pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat efek lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya yaitu pengurangan tenaga kerja tanggapan digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain menimbulkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga membuat lowongan tenaga kerja gres namun dalam jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni.

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan sanggup dilihat pada bidang berikut ini:

1. Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan perempuan juga bisa menyesuaikan diri dengan komputer dan bisa bersaing dengan laki-laki.
2. Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya seruan barang dan jasa alasannya yaitu pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
3. Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran menimbulkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin diharapkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
4. Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi menimbulkan pegawai manajemen harus menguasai banyak sekali Aplikasi komputer yang bekerjasama dengan komputerisasi di perkantoran. Baca jenis-jenis Aplikassi Otomatisasi Perkantoran

2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan mengakibatkan seruan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini alasannya yaitu peluan kerja untuk orang yang tidak mempunyai keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang mempunyai ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

Adanya banyak sekali jenis pekerjaan diperusahaan maka diharapkan training diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor sanggup menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami pembagian terstruktur mengenai pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melaksanakan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka tugas manajer menengah diharapkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka memakai sistem isu komputer di seluruh sentra untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi tanggapan otomatisasi perkantoran membawa pedoman gres dalam struktur perjuangan dan konsep manajemen.

Akibat kemanjuan teknologi manajemen sanggup berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman wacana fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. 

Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih diharapkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, sanggup disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya. 

Baca juga Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Read More