Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan memakai teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menimbulkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari memakai aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang sanggup digunakan.
1. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis sanggup melaksanakan beberapa kiprah sekaligus yang diharapkan untuk menciptakan dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.
Word Processing memberikan pemecahan problem dengan memperlihatkan kemampuan kepada manajer untuk menciptakan komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing yakni penggunaan alat elektronik yang secara otomatis sanggup melaksanakan banyak kiprah yang diharapkan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim memakai email.
Jenis aplikasi pengolah kata yang sering dipakai pada keseharian pembuatan dokumen kantor yakni Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang sanggup dipakai secara gratis yakni Libre.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail yakni pengiriman file hasil ketikan memakai jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan mendapatkan pesan dengan memakai terminal komputer dan alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang sering dipakai secara umum, dan kedua jenis email tersebut sanggup dipakai secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda memakai telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender elektronik memakai jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil program yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran alasannya yakni ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
Cara kerja kalender elektronik menyerupai mirip organizer. Manajer atau sekretaris sanggup memasukkan pertemuan-pertemuan, menciptakan perubahan dan menelaah kalender itu dengan memakai keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
Konfrensi audio yakni penggunaan peralatan komunikasi bunyi untuk menciptakan komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan akomodasi komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio yakni sebagai berikut:
- Biaya peralatan yang diharapkan untuk konfrensi audio tergolong standar
- Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
- Konfrensi audio sanggup disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Konfrensut video yakni penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para penerima konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video sanggup dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video memakai komputer dengan koneksi internet yakni Skype.
7. Faxsimile
Fax merupakan abreviasi dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang sanggup membaca gambaran dokumen pada satu ujung terusan komunikasi dan menciptakan salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk terusan telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan problem dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.
Semua yang difotokopi sanggup ditransmisikan oleh fax. Fax sangat gampang diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon bunyi sanggup berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.
8. Slide Presentase
Slide presentase yakni penggunaan komputer untuk tujuan memperlihatkan tampilan materi yang sanggup berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering dipakai untuk menampilkan slide presentase yakni Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melaksanakan presentase.
9. Pencitraan (Imaging)
Beberapa perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file supaya informasi sanggup dipanggil atau didapatkan kembali jikalau diperlukan. Untuk mengatasi problem mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka sanggup dipakai aplikasi yang sanggup menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan memakai Scanner.
Dengan memakai scanner maka dokumen fisik yang sanggup memakan daerah penyimpanan yang cukup luas, sanggup diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya kemudian merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai sanggup mencetaknya memakai printer.
10. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering dipakai sehabis aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam menciptakan perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi pengolah angka yang paling banyak dipakai yakni Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis sanggup pula memakai aplikasi Libre.
0 komentar:
Posting Komentar