Pemeliharaan Dan Perawatan Barang

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor mutlak harus dilaksanakan, alasannya yakni jika tidak akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum waktunya bukan?.

Pemeliharaan dan perawatan yakni suatu acara terus menerus untuk mengusahakan semoga barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari aneka macam kerusakan alasannya yakni hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya.

Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:

1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
3. Menghindari kehilangan alasannya yakni selalu terpantau dengan baik.
4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
5. Dengan terpeliharanya akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan

Bermacam jenis pemeliharaan/perawatan barang sanggup dilihat dari dua segi.

1. Menurut kurun waktu

1. Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab memakai barang tersebut.
2. Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta pemberian orang lan.

2. Menurut jenis barang

1. Barang bergerak, contohnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya sanggup dilakukan setiap hari atau berkala.
2. Barang tidak bergerak, contohnya menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan sanggup dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan.

Agar pemeliharaan dan perawatan sanggup dilakukan dengan baik, perlu ditunjang oleh alat-alat perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Misalnya disediakan:

• Map
• Filling cabinet
• Ordner
• Rak besi
• Lemari barang
• Penghisap debu
• Lap atau kemoceng
• Kamper
• Oli dan Minyak
• Obat serangga
• Sapu
• Kapur barus
• Kantong plastik
• Sarung tangan
• Masker dan lain-lain.

Untuk mencegah hama, perlu diadakan penyemprotan dan pada waktu tertentu perlu disediakan kamper. Untuk alat-alat kantor, contohnya mesin-mesin, alat laboratorium, dijaga semoga bebas dari debu. Untuk mencegah kebakaran, perlu diadakan alat pemadam kebakaran, tidak menyimpan bahan-bahan bakar, tidak boleh merokok dan lain sebagainya.

Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama sesudah barang tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak.
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan isyarat masing-masing.
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah dipakai pada daerah semula dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan hukum pakainya.

Sebelumnya Pengadaan Fasilitas Kantor

Read More

Organisasi Kepengurusan Perbekalan

Agar pengelolaan penatausahaan perbekalan barang sanggup sempurna dan terarah, perlu adanya organisasi khusus yang menanganinya. Organisasi tersebut tidak terpisahkan antara satu dengan lainnya.

Pengelolaan perbekalan bertujuan biar proses pelaksanaan acara gampang dipantau serta pembagian wewenang dan tanggungjawab maupun hak dan kewajiban bab yang melaksanakan penatausahaan atau pencatatan terealisasi sesuai dengan rencana. Dengan demikian, peleksanaan pencatatan menjadi lebih gampang dan efisien.

Struktur organisasi pencatatan atau penatausahaan perbekalan mencakup bidang penyimpanan dan pergudangan. Pembentukan struktur perbekalan hendaknya diadaptasi dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan kegiatan-kegiatan pokok dan fungsi-fungsi organisasi tersebut sanggup segera dpanan ibentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan.

Kegiatan pokok penyimpanan terdiri atas:

1. Penerimaan
2. Penyimpanan dan pemeliharaan
3. Pengeluaran atau pendistribusian
4. Penatausahaan.

Setiap acara dalam perkantoran telah terpantau kebutuhan personel dan tugasnya, antara lain berupa penangungjawab, pembagian kerja, tata kerja, dan korelasi kerja. Penanggungjawab utama dipegang bendaharawan barang. Tugas tersebut juga dipegang kepada gudang jikalau di kantor tidak ada fungsi bendaharawan.

Berikut ini struktur organisasi kepengurusan perbekalan yang sanggup diterapkan di perkantoran.

BAGAN ORGANISASI PERBEKALAN

Keterangan bagan:

1. Bendaharawan atau kepala gudang bertugas dan berwenang menyelenggarakan pengurusan kebendaharaan yang mencakup penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyerahan barang dari dalam gudang atau dari kawasan lain sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya bendaharawan barang atau kepala gudang dibantu oleh staf yang terdiri atas staf urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan atau pemeliharaan, serta urusan pengeluaran atau penyaluran.
   
2. Bagian tata perjuangan bertugas dan bertanggungajawab untuk mempersiapkan instrumen manajemen atau info program pemeriksaan, penerimaan, dan buku penerimaan serta menyimpan dokumen penerimaan secara tertib. Penatausahaan penyimpanan berkaitan acara berikut.
   a. Mempersiapkan instrumen manajemen penyimpanan antara lain denah lokasi, kartu barang, buku stok, kartu lokasi barang, kartu kendali, dan kartu perawatan barang.
   b. Mengumpulkan dan meyimpan data atau informasi barang di gudang dalam keadaan siap untuk diserahkan kepada atasan jikalau diharapkan sewaktu-waktu.
   
   Penatausahaan pengeluaran berkaitan dengan beberapa acara berikut.
   a. mempersiapkan instrumen administrasi, antara lain buku pengeluaran, faktur atau bon pengeluaran, dan surat pengantar.
   b. Mengumpulkan dan menyimpan bukti atau dokumen.
   c. Menyelenggarakan penerimaan atau pengeluaran surat-surat yang dibutuhkan.
   d. Merencanakan dan melaksanakan pengeluaran dana sesuai dengan kebutuhan.
   e. Melaksanakan inventarisasi perbekalan.
   f. Membuat laporan secara rutin atau terencana untuk pimpinan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
   
3. Bagian penerimaan bertugas sebagai berikut:
   a. Menerima surat-surat pemberitahuan penerimaan barang dari pengirim barang.
   b. mengusulkan pembentukan panitia penerimaan atau investigasi barang kepada bendaharawan, kepala gudang atau atasan.
   c. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan dan investigasi barang.
   d. Membuat info program penerimaan atau investigasi barang.
   e. Melaporkan hasil penerimaan atau investigasi barang kepada bendaharawan atau kepala gudang.
   f. Menyerahkan barang dan dokumen hasil penerimaan dan investigasi barang kepada urusan tata perjuangan untuk disimpan secara tertib dan teratur. Penyerahan ini diketahui bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
   Catatan:
   Apabila terjadi ketidakcocokan antara faktur dengan fisik barang, segera lakukan pelaporan kepada pengirim untuk diadakan pergantian barang atau tuntutan ganti rugi.
   
4. Bagian penyimpanan bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima tembusan dokumen beserta barang untuk disimpan.
   b. Mengurus dan mengatur tata letak barang berdasarkan kelompok, jenis, macam dan lokasinya.
   c. Mencatat data barang data barang ke dalam kartu barang dan kartu stock.
   d. Melakukan pemeliharan dan pengamanan barang dalam gudang.
   e. Menyediakan kelengkapan pemeliharaan dan pengamanan barang di gudang atau kawasan penyimpanan lainnya.
   f. Membuat laporan secara insidental dan terencana ihwal kondisi, mutasi, dan stock barang di gudang kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
5. Kepala bab penyimpanan bertanggung jawan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
6. Bagian pengeluaran bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima surat seruan pengeluaran barang yang sudah menerima disposisi bendaharawan barang atau kepala gudang.
   b. Memeriksa stock barang berdasarkan permintaan.
   c. Melaksanakan pencatatan barang pada buku pengeluaran.
   d. Melaksanakan pengemasan barang yang akan dikirim.
   e. Membuat surat pengantar barang.
   f. Melaksanakan penyerahan barang kepada peserta disertai penandatanganan info program atau bon pengeluaran.
   g. Melaporkan pengeluaran barang kepada bendaharawan atau tata perjuangan dengan tembusan kepada urusan penyimpanan guna pencatatan buku atau kartu mutasi barang.

Materi selanjutnya Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Read More

Soal Manajemen Sarana Prasarana Pilihan Berganda

Berikut ini merupakan beberapa pola soal manajemen sarana prasarana, soal manajemen sarana prasarana dibawah ini sebanyak sepuluh butir soal dengan opsi pilihan dari A hingga E. Berikut kesepuluh soal tersebut.

1. Bila sebuah organisasi mempunyai bab tata perjuangan terpusat, tata persuratan yang ada di dalamnya memakai pola...
   A. terbuka
   B. tertutup
   C. sentralisasi
   D. desentralisasi
   E. lama
   
2. Buku aktivitas yang dipakai untuk mencatat surat masuk pada sisi kiri dan surat keluar pada sisi kanan disebut buku agenda...
   A. tunggal
   B. campuran
   C. kembar
   D. berdampingan
   E. berpasangan
   
3. Sebuah surat/dokumen akan menjadi arsip apabila telah terdapat...
   A. tanda tangan pimpinan
   B. isyarat pimpinan
   C. tanda tangan pengelola
   D. release mark
   E. disposisi
   
4. Fungsi manajemen kepegawaian terdiri dari...
   A. fungsi manajerial dan teknis
   B. fungsi fungsional dan teknis
   C. fungsi manajerial dan fungsional
   D. fungsi manajerial dan orientasi
   E. fungsi orientasi dan fungsional
   
5. Karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat, salah satunya karena...
   A. karyawan yang bersangkutan sudah tidak sanggup bekerja alasannya ialah sakit
   B. adanya rasionalisasi perusahaan
   C. karyawan yang bersangkutan mengajukan pengunduran diri
   D. karyawan dianggap melanggar peraturan perusahaan
   E. karyawan meninggal di luar tanggungan perusahaan
   
6. Kegiatan untuk mendapat dana guna mendukung operasional perusahaan/unit kerja ialah fungsi... manajemen keuangan.
   A. penganggaran
   B. pencarian
   C. pengelolaan
   D. perencanaan
   E. pengendalian
   
7. Berikut ini yang bukan merupakan uraian kiprah pemegang kas kecil yaitu...
   A. mengelola dana yang ada guna membiayai kebutuhan-kebutuhan operasional unit kerja yang bersifat mendesak.
   B. mengadministrasikan bukti-bukti transaksi dan bukti kas
   C. mencari dana baik dari sumber intern maupun ekstern
   D. menciptakan laporan buku kas
   E. mengarsipkan bukti transaksi dan bukti kas
   
8. Perawatan barang/mesin yang dilakukan hanya pada ketika mesin itu rusak, termasuk dalam pemeliharaan...
   A. rutin
   B. periodik
   C. insidentil
   D. berjangka
   E. sewaktu
   
9. Berikut asas yang tidak dianut dalam pengaturan tata ruang, yatu...
   A. asas jarak terpendek
   B. asas rangkaian kerja
   C. asas proses kerja
   D. asas penggunaan setiap ruang
   E. asas perubahan susunan daerah kerja
   
10. Kelebihan tata ruang kantor berkamar adalah...
    A. komunikasi antar karyawan kurang lancar
    B. diharapkan biaya yang besar dalam pemeliharaan
    C. pemakaian ruangan kurang luwes kalau ada perubahan dalam organisasi
    D. karyawan lebih konsentrasi bekerja
    E. pengawasan menjadi lebih sulit
    

Soal lainnya Mengelola Keterampilan Dasar Komunikasi Pilihan Berganda

Read More

Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menciptakan suatu planning pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Mengadakan analisa terhadap acara yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini sanggup dibentuk daftar kebutuhan alat-alat media.
2. Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, sanggup ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
5. Menugaskan kepada staf tata perjuangan untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, intinya perencanaan merupakan suatu proses acara untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud ialah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Sarana dan Prasana Kantor

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, sebab tanpa ada planning maka acara tidak sanggup berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibentuk planning pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak
bergerak, atau baik pribadi maupun yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan lokasi.
2. Perencanaan regional.
3. Perencanaan ekonomi.
4. Faktor-faktor sosial dan budaya.
5. Faktor transportasi.
6. Suplai (Pengadaan) personal.
7. Faktor-faktor administratif.
8. Fasilitas-fasilitas kantor.
9. Pembiayaan, dan
10. Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang sanggup diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Dapat membantu dalam memilih tujuan,
2. Meletakkan dasar-dasar dan memilih langkah-langkah yang akan dilakukan,
3. Menghilangkan ketidakpastian, dan
4. Dapat dijadikan sebagai suatu fatwa atau dasar untuk melaksanakan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian biar nantinya acara sanggup berjalan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan ialah acara yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala acara yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa menurut hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang acara kantor biar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian acara untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang sanggup dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana ialah sebagai berikut:

1. Pembelian.
2. Pembuatan Sendiri.
3. Penyewaan.
4. Peminjaman.
5. Pendaurulangan 
6. Penukaran.
7. Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain perihal Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan ialah segala acara untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan kiprah untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang bersama-sama tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibentuk sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kinerja karyawan biar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, contohnya kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain-lain. Bangunan, Pengadaan bangunan sanggup dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, mendapatkan hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah sanggup dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah, mendapatkan bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan dan mempermudah transportasi karyawan dalam melaksanakan kegiatan. Adapun pengadaan kendaraan sanggup dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor 

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan ialah perjuangan atau proses acara untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi  kemudahan kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan acara penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan meliputi segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan biar kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap digunakan dan sanggup bertahan lama, sehingga sanggup menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut aturan waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sanggup dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang memakai barangbarang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, contohnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan sanggup dilakukan sendiri dan dengan pihak kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang kala dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal bersama-sama pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam manajemen sarana dan prasarana. Pemeliharaan meliputi segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan biar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. 

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1. Perawatan.
2. Pencegahan.
3. Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jikalau dilihat dari aspek biaya, sebab untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih mahal jikalau dibandingkan dengan merawat pecahan dari peralatan tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diharapkan melalui pencetakan secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang memakai alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan baka yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan sanggup ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka lezat dilihat dan dipandang. 
• Pemeliharaan yang baik memperlihatkan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat dari segi pemeliharaan sanggup di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan biar selalu terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan merupakan suatu acara dan perjuangan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan ialah acara yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Penyimpanan ialah acara yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang.

Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage  procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga gampang ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan menurut pembagian terstruktur mengenai (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan biar gampang dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang sanggup dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih usang disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan sanggup berupa melaksanakan pengamatan, penilaian dan meminta laporan untuk mendapatkan citra dan informasi perihal keadaan atau perlengkapan. 

Selain itu pengawasan sanggup pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan

sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib manajemen dan tertib teknis. Wijono dalam academia menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan acara pengendalian menyerupai disusun serangkaian acara sebagai berikut:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan hingga penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik verbal maupun tertulis.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
• Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
• Menyusun laporan menyeluruh secara periodik perihal pelaksanaan proses manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan mekanisme manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka dari itu diadakan acara penghapusan, sesudah acara pembatalan selesai, proses selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan acara perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu acara penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jikalau kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi ialah kekurangan daerah penyimpanan.

Penyusutan ialah acara yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak digunakan lagi sehingga tempatnya masih sanggup dimanfaatkan. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan pecahan dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku biar sarana kantor sanggup dimanfaatkan secara optimal

Adapun pembatalan sarana dan prasarana intinya bertujuan untuk:

• Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak sanggup digunakan lagi.
• Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. 
• Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
• Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

MODUL
Octa Agustiningtyas
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Read More