Organisasi Kepengurusan Perbekalan

Agar pengelolaan penatausahaan perbekalan barang sanggup sempurna dan terarah, perlu adanya organisasi khusus yang menanganinya. Organisasi tersebut tidak terpisahkan antara satu dengan lainnya.

Pengelolaan perbekalan bertujuan biar proses pelaksanaan acara gampang dipantau serta pembagian wewenang dan tanggungjawab maupun hak dan kewajiban bab yang melaksanakan penatausahaan atau pencatatan terealisasi sesuai dengan rencana. Dengan demikian, peleksanaan pencatatan menjadi lebih gampang dan efisien.

Struktur organisasi pencatatan atau penatausahaan perbekalan mencakup bidang penyimpanan dan pergudangan. Pembentukan struktur perbekalan hendaknya diadaptasi dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan kegiatan-kegiatan pokok dan fungsi-fungsi organisasi tersebut sanggup segera dpanan ibentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan.

Kegiatan pokok penyimpanan terdiri atas:

1. Penerimaan
2. Penyimpanan dan pemeliharaan
3. Pengeluaran atau pendistribusian
4. Penatausahaan.

Setiap acara dalam perkantoran telah terpantau kebutuhan personel dan tugasnya, antara lain berupa penangungjawab, pembagian kerja, tata kerja, dan korelasi kerja. Penanggungjawab utama dipegang bendaharawan barang. Tugas tersebut juga dipegang kepada gudang jikalau di kantor tidak ada fungsi bendaharawan.

Berikut ini struktur organisasi kepengurusan perbekalan yang sanggup diterapkan di perkantoran.

BAGAN ORGANISASI PERBEKALAN

Keterangan bagan:

1. Bendaharawan atau kepala gudang bertugas dan berwenang menyelenggarakan pengurusan kebendaharaan yang mencakup penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyerahan barang dari dalam gudang atau dari kawasan lain sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya bendaharawan barang atau kepala gudang dibantu oleh staf yang terdiri atas staf urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan atau pemeliharaan, serta urusan pengeluaran atau penyaluran.
   
2. Bagian tata perjuangan bertugas dan bertanggungajawab untuk mempersiapkan instrumen manajemen atau info program pemeriksaan, penerimaan, dan buku penerimaan serta menyimpan dokumen penerimaan secara tertib. Penatausahaan penyimpanan berkaitan acara berikut.
   a. Mempersiapkan instrumen manajemen penyimpanan antara lain denah lokasi, kartu barang, buku stok, kartu lokasi barang, kartu kendali, dan kartu perawatan barang.
   b. Mengumpulkan dan meyimpan data atau informasi barang di gudang dalam keadaan siap untuk diserahkan kepada atasan jikalau diharapkan sewaktu-waktu.
   
   Penatausahaan pengeluaran berkaitan dengan beberapa acara berikut.
   a. mempersiapkan instrumen administrasi, antara lain buku pengeluaran, faktur atau bon pengeluaran, dan surat pengantar.
   b. Mengumpulkan dan menyimpan bukti atau dokumen.
   c. Menyelenggarakan penerimaan atau pengeluaran surat-surat yang dibutuhkan.
   d. Merencanakan dan melaksanakan pengeluaran dana sesuai dengan kebutuhan.
   e. Melaksanakan inventarisasi perbekalan.
   f. Membuat laporan secara rutin atau terencana untuk pimpinan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
   
3. Bagian penerimaan bertugas sebagai berikut:
   a. Menerima surat-surat pemberitahuan penerimaan barang dari pengirim barang.
   b. mengusulkan pembentukan panitia penerimaan atau investigasi barang kepada bendaharawan, kepala gudang atau atasan.
   c. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan dan investigasi barang.
   d. Membuat info program penerimaan atau investigasi barang.
   e. Melaporkan hasil penerimaan atau investigasi barang kepada bendaharawan atau kepala gudang.
   f. Menyerahkan barang dan dokumen hasil penerimaan dan investigasi barang kepada urusan tata perjuangan untuk disimpan secara tertib dan teratur. Penyerahan ini diketahui bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
   Catatan:
   Apabila terjadi ketidakcocokan antara faktur dengan fisik barang, segera lakukan pelaporan kepada pengirim untuk diadakan pergantian barang atau tuntutan ganti rugi.
   
4. Bagian penyimpanan bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima tembusan dokumen beserta barang untuk disimpan.
   b. Mengurus dan mengatur tata letak barang berdasarkan kelompok, jenis, macam dan lokasinya.
   c. Mencatat data barang data barang ke dalam kartu barang dan kartu stock.
   d. Melakukan pemeliharan dan pengamanan barang dalam gudang.
   e. Menyediakan kelengkapan pemeliharaan dan pengamanan barang di gudang atau kawasan penyimpanan lainnya.
   f. Membuat laporan secara insidental dan terencana ihwal kondisi, mutasi, dan stock barang di gudang kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
   
5. Kepala bab penyimpanan bertanggung jawan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
6. Bagian pengeluaran bertugas sebagai berikut.
   a. Menerima surat seruan pengeluaran barang yang sudah menerima disposisi bendaharawan barang atau kepala gudang.
   b. Memeriksa stock barang berdasarkan permintaan.
   c. Melaksanakan pencatatan barang pada buku pengeluaran.
   d. Melaksanakan pengemasan barang yang akan dikirim.
   e. Membuat surat pengantar barang.
   f. Melaksanakan penyerahan barang kepada peserta disertai penandatanganan info program atau bon pengeluaran.
   g. Melaporkan pengeluaran barang kepada bendaharawan atau tata perjuangan dengan tembusan kepada urusan penyimpanan guna pencatatan buku atau kartu mutasi barang.

Materi selanjutnya Pemeliharaan dan Perawatan Barang