Jenis Dan Kegunaan Surat Peringatan

Surat peringatan ialah surat yang dibentuk dan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang ditujukan kepada karyawan atau kekerabatan yang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

Surat peringatan sanggup dibedakan atas surat peringatan jabatan, dan surat peringatan niaga.

Surat Peringatan Jabatan

Surat peringatan jabatan ialah surat peringatan yang dikeluarkan oleh kantor atau instansi untuk para karyawannya yang melanggar peraturan kedinasan yang telah ditetapkan. Misalnya; seseorang karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa mengirimkan surat pemberitahuan kepada pimpinan. Hal ini sering ia lakukan hingga berulang kali. Bagi karyawan tersebut, sepatutnya pimpinan mengatakan surat peringatan.

Sebelum pimpinan mengirimkan surat peringatan hendaknya memanggil karyawan tersebut dan diajak bicara atau obrolan dari hati ke hati, mengapa ia melaksanakan hal-hal semacam itu. Bila hal ini tidak membuahkan hasil sehingga karyawan tersebut mengulangi perbuatannya, maka pimpinan mengirimkan surat peringatan.

Surat peringatan dikirimkan secara sedikit demi sedikit yaitu:

1. Peringatan pertama bersifat mengingatkan kepada karyawan akan perilaku dan kelakuannya yang sering tidak masuk kerja tanpa ada alasan dan pemberitahuan.
2. Surat peringatan kedua isinya lebih keras lagi dengan bahaya tidak naik tingkat, tidak punya prestasi dan mungkin karyawan tersebut akan diskor.
3. Surat peringatan ketiga lebih keras lagi, karyawan tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.

Surat peringatan jabatan pada umumnya berbentuk formulir. Petugas tinggal mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuannya.

Surat Peringatan Niaga

Surat peringatan niaga ialah surat peringatan dari perusahaan yang mempunyai posisi sebagai kreditur mengirimkan suratnya kepada pihak debitur untuk mengingatkan perihal hutang yang belum dilunasi sementara tanggal pelunasan sudah melapaui waktu jatuh tempo.

Relasi yang tidak menepati komitmen atau melanggar komitmen yang sudah disepakati bersama harus menerima peringatan. Tetapi walaupun demikian pihak kreditur tetap harus menjaga korelasi baik. Bentuk dan caranya harus dimulai dari hal yang paling sederhana, ibarat dengan mengirimkan salinan faktur atau kartu peringatan tercetak, lalu gres dengan surat peringatan kalau kedua cara tersebut tidak berhasil.

Dalam surat peringatan niaga/bisnis pengirimannya juga dilakukan secara bertahap, yaitu;

1. Surat peringatan pertama tidak eksklusif menagih hutang, tetapai memperlihatkan terlebih dahulu, gres lalu diselipkan kalimat-kalimat yang tujuannya mengingatkan debitur, atau pada waktu memperlihatkan barang dilampirkan rekening yang belum lunas.
2. Surat peringatan kedua, eksklusif pada sasarannya yaitu mengingatkan lagi rekening dan utang yang belum dilunasi dengan cara yang lebih tegas.
3. Surat peringatan ketiga, lebih keras lagi disertai penyesalan dari perilaku debitur yang ingkat janji.

Kegunaan Surat Peringatan

Surat peringatan jabatan maupun surat peringatan niaga/bisnis mempunyai banyak sekali kegunaan seperti:

1. Untuk mengingatkan kepada yang bersangkutan supaya melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh disiplin.
2. Supaya menerima perhatian dari pihak-pihak lainnya, bahwa ketidakdisiplinan dan ketidaktertiban tidak akan dibiarkan berlangsung terus.
3. Untuk mengingatkan kepada pihak debitur perihal utangnya, kemungkinan debitur lupa terhadap hutangnya.
4. Untuk mengajak saling menjaga nama baik antara pihak debitur dan pihak kreditur.
5. Untuk saling membantu mencari jalan keluar antara pihak yang terkait, alasannya kemungkinan karyawan tersebut mempunyai dilema sehingga melalaikan kewajibannya.

Lainnya sanggup dibaca Fungsi Surat Bisnis/Niaga