Pengertian Dan Mekanisme Pengawasan Kantor

Kegiatan pengawasan kantor bertujuan semoga kegiatan kantor berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tanpa adanya pengawasan, tidak tidak mungkin terjadi kegatan-kegiatan kantor yang menyimpang dari ketentuan yang berlaku.

Apa bahwasanya pengawasan kantor itu?

GR. Terry menyatakan; "pengawasan kantor yaitu proses penentuan apa yang akan dicapai, apa yang sedang dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan sanggup berjalan berdasarkan rencana, yaitu sesuai dengan standar.

Prof. Dr. Prajudi, merumuskan pengawasan kantor adalah: " keseluruhan aktivitas-aktivitas kantor dan tindakan-tindakan untuk menjamin atau menciptakan semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berlangsung serta berhasil sesuai dengan yang telah direncanakan dan diputuskan.

Drs. Manullang, "pengawasan kantor yaitu suatu proses untuk memutuskan pekerjaan kantor apa yang sudah dilaksanakan, menilai dan mengoreksi bila perlu dengan maksud semoga pelakasnaan pekerjaan kantor sesuai dengan planning semula".

Dari seluruh pengertian para andal diatas, maka sanggup disimpulkan bahwa, pengawasan kantor yaitu keseluruhan acara kantor dan tindakan untuk menjamin atau menciptakan semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang direncanakan, serta disertai dengan perbaikan-perbaikan kalau terjadi kesalahan.

Seorang pimpinan harus mengadakan pengawasan dan penelitian pekerjaan kantor yang sedang dan telah dilakukan semoga sanggup mengetahui secara niscaya apakah pekerjaan para karyawan sesuai dengan rencana. Bila terjadi penyimpangan dan kelambatan kerja, kesalahpahaman dan penyelewengan kerja, pimpinan sanggup mengambil tindakan kearah perbaikan dengan memberikan perintah atau nasihat sesuai dengan hal yang berlaku, sehingga tidak mengakibatkan kerugian yang besar terhadap organisasinya.

Agar pengawasan kantor sanggup dilakukan secara efektif, maka harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. Pengawasan dilakukan berdasarkan rencana
2. Pengawasan harus bersifat terus menerus serta teratur
3. Pengawaan harus sempurna waktu
4. Pengawasan tidak mencari kesalahan, tetapai perbaikan-perbaikan dan nasehat-nasehat.
5. Ciptakan pengawasan secara melekat
6. Harus ada tindakan lanjut dari hasil pengawasan
7. Pengawasan harus diadaptasi dengan jenis pengawasan
8. Pengawasan dilakukan berdasarkan standar, norma-norma dan ukuran-ukuran.
9. Pengawasan sifatnya harus membimbing
10. Pengawasan harus bersifat prefentif (pencegahan)

Adapun mekanisme atau langkah-langkah pengawasan kantor yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan terlebih dahulu objek atau target pengawasan.
2. Bagian-bagian yang memilih harus menjadi titik pengawasan atau sentra pengawasan
3. Tentukan standar, ukuran-ukuran yang dipergunakan secara tegas.
4. Tentukan sistem pengawasan yang dipergunakan
5. Tentukan prosedur, metode, teknik pengawasan yang akan dipergunakan.
6. Lakukan pengukuran atau penilaian dari penyelenggaraan kegiatan
7. Tentkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dengan jalan membandingkan penyelenggaraan kegiatan.
8. Lakukan analisis dan tentukan sebab-sebab terjadinya penyimpangan
9. Lakukan tindakan pembetulan atau pengkoreksian terhadap penyelenggaraan yang salah
10. Buatlah kesimpulan atau evaluasi

Menurut  William Henry Leffingwell langkah-langkah yang harus diambil oleh pimpinan kantor dalam pengawasan yaitu sebagai berikut:

1. Merencanakan dan memilih acara pekerjaan setiap hari secara tertulis
2. Mengusahakan semoga pekerjaan itu dimulai pada waktu yang telah ditentukan
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan pada waktu sekarang
5. Mengukur jumlah tenaga kerja yang diharapkan sesuai dengan pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil pekerjaan setiap hari
7. Mendesak semoga tercapai hasil pekerjaaan sesuai dengan petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelakasnaan pekerjaan.
8. Merencanakan kiprah pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu
9. Menetapkan investigasi menyeluruh terhadap penyimpangan warkat dan arsip
10. Berusaha mengenal para pegawai bawahannya.

Itulah prinsip-prinsip dan mekanisme pengawasan, kalau dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan terhadap kantor akan berjalan secara efektif dan efisien.