Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor

Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara terpola supaya tetap dalam keadaan siap digunakan dengan memuaskan. Sudah terang bahwa akhir pemakaian akan mengakibatkan kekurangan atau kerusakan.

Oleh alasannya itu, secara terpola mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang selalu bergerak, diadaptasi (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah bau tanah atau rusak dengan yang baru.

Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif yaitu mengusut kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.

Hal ini sanggup dilakukan dengan mengadakan investigasi pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan acara yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya.

Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akhir kejadian yang tidak diperlukan sekaligus sanggup terhindar dari pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah kiprah yang paling penting.

Pengurusan pemeliharaan sanggup ditempuh dalam tiga cara yaitu:

1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)
2. Service perorangan (individual cervice calls)
3. Service kantor (company operated service)

1. Kontak Pemeliharaan

Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih bahagia memperlihatkan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memperlihatkan kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien alasannya produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan.

Disamping itu, semua sparepart terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan mengambarkan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.

2. Service Perorangan

Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" alasannya service ini dilakukan sesudah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk menentukan service perorangan.

Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga kalau sebagian besar mesin sedang digunakan atau tidak digunakan yaitu logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan memperlihatkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada kontrak pemeliharaan.

3. Service Kantor

Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Kebijaksanaan ini ditempuh alasannya alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Biaya mungkin sanggup lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai pecahan pemeliharaan.

Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya sanggup dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapat service perorangan maupun service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya memakai service kantor.

Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor sanggup ditempuh dengan cara sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor
2. Penyusunan acara perawatan mesin-mesin kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau diborongkan kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan mesin-mesin kantor yang baru.