Pedoman Ejaan Dalam Penulisan Dokumen

Surat sanggup mencerminkan siapa penulisnya jikalau suatu perusahaan menulis surat dengan kaedah tata bahasa yang benar, pembaca surat tersebut menjadi yakin bahwa perusahaan tersebut profesional. Dan sebaliknya penulisan surat tidak sesuai dengan sturuktur bahasa indonesia malah akan menjadikan pembaca merasa tidak nyaman dengan surat yang dibaca dan akan menciptakan gambaran perusahaan menjadi buruk.

Sebagai ajaran penulisan surat resmi hendaknya seorang sekretaris/pegawai manajemen mengikuti beberapa ajaran ejaan berikut ini:

1. Singkatan adalah bentuk kata yang dipendekan yang terdiri dari satu atau lebih.

1. Singkatan nama orang, gelar, sapaan, jabatan atau pangkat diikuti dengan tanda titik.Contoh: M. Jamil, Bpk. Armand, Tn. Jaka, Ir. Wibisono
2. Singkatan nama resmi tubuh pemerintahan atau organisasi dan nama dokumen yang terdiri atas abjad awal, ditulis dengan abjad kapital tanpa titik. Contoh: PT (Perseroan Terbatas), PLN (Perusahaan Listrik Negara)
3. Singkatan yang terdiri dari tiga abjad atau lebih diikuti satu titik di belakangnya. Contoh: dst. (dan seterusnya), Yth. (Yang terhormat), hal. (halaman)
4. Singkatan yang terdiri dari dua abjad diikuti dua titik pada tiap-tiap huruf. Contoh: s.d. (sampai dengan), u.p. (untuk perhatian)
5. Singkatan lambang kimia, ukuran satuan dan mata uang tidak diikuti oleh lambang titik. Contoh: kg (kilogram), Rp (rupiah)

2. Akronim, adalah akronim berupa adonan abjad awal, atau suku kata yang membentuk suatu kata baik berupa nama tubuh atau bukan nama badan.
Contoh:
a. ABRI (Angkatan Bersenjata Republik Indonesia)
b. Tilang (Bukti Pelanggaran)

3. Angka dan Lambang Bilangan, digunakan untuk:

1. Lambang nomor jalan, rumah dan kamar/blok, misal: Jl. Sejati, Gg. Mesjid, No. 13 Marendal.
2. Lambang nomor karangan atau kitab suci, misal: Surat Maryam: 2, Bab II, No. 34
3. Lambang bilangan tingkat, misal: Akhir masa XX, kelas III, tingkat V.
4. Lambang bilangan huruf, contoh: - Bilangan pecahan, seperdua, seperempat, - Bilangan utuh, dua, tiga - Khusus pada sertifikat atau surat penting, penulisan bilangan dilengkapi bacaan hurufnya. Misal: 43 (empat puluh tiga), - Namun, jikalau bilangan terlalu besar maka boleh dieja sebagian, misalnya: 456 juta.

4. Tanda koma

1. Tanda koma digunakan untuk memisahkan anak kalimat yang mendahului induk kalimatnya. Misal: Jika besok libur, maka kami akan pulang kampung. Sebaliknya jikalau anak kalimat diiringi oelh induk kalimatnya maka tidak memakai koma. Misal: saya akan mudik jikalau besok libur.
2. Tanda koma digunakan untuk memisahkan unsur rincian. Misal: kami akan membeli kertas, gunting, helm, dan tas.
3. Tanda koma digunakan untuk memisahkan kalimat setara yang memakai kata hubung tetapi atau melainkan. Misal: sekar bukan adik saya, melainkan anak saya.
4. Tanda koma digunakan untuk membedakan nama gelar pendidikan dengan marga. Misal: Anugerah Dino Bhavati, S.Pd.
5. Tanda koma digunakan untuk memisahkan kalimat petikan langsung. Misal: Maryam berkata, “pecahkan saja gelas itu.”
6. Tanda koma digunakan untuk memisahkan kata wah, aduh, o, ya. Misal: wah, luar biasa.
7. Tanda koma digunakan untuk memisahkan nama orang dengan alamatnya, wilayah dengan negara dan wilayah dengan tanggal. Misal: Bpk. Ahmad, Jl. Pertahanan IV, Medan
8. Tanda koma digunakan untuk menghindari kesalahan membaca. Misal: Atas perhatian bapak, Ari ucapkan terima kasih.
9. Tanda koma digunakan untuk mengapit keterangan tambahan. Misal: Anak saya, Maryam Husna, manis sekali.
10. Tanda koma digunakan di belakang kata penghubung antar kalimat yang terdapat di awal kalimat. Misal: … oleh alasannya itu, kami tiba kini ke kawasan ini.
11. Tanda titik koma, digunakan untuk: a. Memisahkan bab kalimat yang setara. Misal: Siswa Jurusan Sekretaris dibutuhkan sanggup memahami tanda baca; mengetahui jenis surat; mengaplikasikan tanda baca. b. Sebagai pengganti kata penghubung pada kalimat majemuk. Misal: Ani belajar; Ira bermain; Amar mencuci baju.

6. Tanda titik dua (: ), digunakan untuk:

1. Rangkaian perincian, Misal: para pejuang kita berprinsip: hidup atau mati.
2. Sesudah kata yang perlu perincian. Misal: Nomor: Lampiran: Ketua: Bendahara:
3. Dalam teks drama setelah nama aktor. Misal: Riri: “Tono… kau kemana?”, Tono: “ada apa kakak…?”
4. Pemisahan surat dengan ayat kitab suci. Misal : Al-Baqarah : 165

7. Tanda Hubung (-), digunakan untuk

1. Menyambung suku kata yang terpisah oleh pergantian baris.
2. Menyambung unsur-unsur kata ulang. Misal: Kita dihentikan membolak-balikan fakta kejadian, kuda-kudaan.
3. Memperjelas relasi bab kelompok kata. Contoh: ber-evolusi
4. Merangkaikan se, tingkatan bilangan, akronim berhuruf kalpital, angka yang berakhiran an. Contoh: se-Sumatera Utara, Ke-3, sinar-X, tahun 2000-an

8. Tanda pisah (-) digunakan untuk:

1. Pemisah sisipan kata yang memberi klarifikasi di luar uraian kalimat. Misal: Hasil ujiannya – diluar dugaan – ternyata jelek sekali.
2. Menegaskan keterangan aposisi. Misal: Kumpulan buah ini – jeruk, markisa, melon, durian, rambuta, mangga – menjadikan kabupaten deli serdang sebagai pengekspor buah di indonesia.
3. Pemisah dua bilangan atau tanggal yang berarti hingga ke atau hingga dengan. Misal: 2010 – 2013, Medan – Bandung.

9. Tanda Elipsis (…), digunakan untuk:

1. Kalimat yang terputus, misal: kalau begitu… ya sudah, mari kita pulang.
2. Bagian kalimat yang ditinggalkan. Misal: Artis-artis yang … akan dikenakan sanksi. Penghuni lokalisasi yang melaksanakan praktek … akan ditertibkan

10. Tanda petik (“…”), digunakan untuk:

1. Mengapit petikan pribadi yang berasal dari pembicaraan dan naskah lain. Misal: “Setuju…!,” seru para karyawan pada rapat kerja itu. Sila pertama Pancasila berbunyi, “Ketuhanan Yang Maha Esa.”
2. Mengapit judul syair atau karangan yang digunakan dalam sebuah kalimat. Misal: Sajak “Aku” terdapat pada kumpulan sajak Indonesia Buku ”Chicken Soup For Soul” menjadi bestseller di dunia.
3. Mengapit istilah ilmiah yang kurang dikenal atau mempunyai arti khusus. Misal: Sarah memakai kaos “you can see”, “si andal merah” menghabiskan lebih dari sepuluh rumah

11. Tanda tanya (?) atau tanda tanya dalam kurung digunakan untuk:

1. Kalimat untuk bertanya. Misal: Ibu mau ke mana?
2. Kalimat yang membingungkan. Misal: Hanna Fauziah mengakui bahwa ia telah bertemu dengan Rossy Fauziah di Jerman kemarin (?), padahal karyawannya itu sedang berada di semarang hingga detik ini.
3. Kalimat yang disangsikan kebenarannya. Misal: Ketua dewan perwakilan rakyat menganggarkan uang sebanyak 20 juta (?) peranggotanya untuk membeli laptop.

Materi lainnya sanggup dilihat Bahasa Dalam Penulisan Surat