Dalam kehidupan sehari-hari baik itu dalam kehidupan langsung maupun bisnis, sering terjadi hal-hal yang diluar perhitungan kita. Misalnya, surat lamaran kerja pada perusahaan A ternyata dibalas dengan surat penolakan. Ataupun sebaliknya kita menciptakan sepucuk surat penolakan kepada pihak lain.
Tidak jarang kita mendapatkan jawaban atau reaksi negatif, bahkan antagonis dari mereka. Hal ini disebabkan pihak tersebut menganggap permohonannya benar dan sanggup diterima. Tanggapan terhadap penolakakn tersebut mempunyai variasi sesuai dengan isi, sifat dan maksud dari penolakan tersebut.
Jika penolakan disampaikan dengan nada yang tidak bijaksana, tentu akan mengundang reaksi yang berlawanan (oposisi), namun sebaliknya bila penolakan itu disampaikan dengan nada halus dan bijaksana, mungkin mereka akan mendapatkan dan menghargai.
Sebagai conto, apabila surat penolakan tersebut diawali dengan kalimat "Tidak bisa, maaf kami tidak sanggup memenuhi undangan Saudara" , sudah niscaya akan menciptakan sipembaca tersinggung dan marah. Oleh lantaran itu, dalam menulis surat penolakan, kita harus pandai-pandai menciptakan kesan biar penolakan tersebut tidak dirasakan oleh pembacanya. Semua itu harus dilakukan demi terpeliharannya korelasi yang baik.
Beberapa hal yang perlu diungkapkan dalam surat penolakan biar terkesan santun yaitu sebagai berikut:
Tidak jarang kita mendapatkan jawaban atau reaksi negatif, bahkan antagonis dari mereka. Hal ini disebabkan pihak tersebut menganggap permohonannya benar dan sanggup diterima. Tanggapan terhadap penolakakn tersebut mempunyai variasi sesuai dengan isi, sifat dan maksud dari penolakan tersebut.
Jika penolakan disampaikan dengan nada yang tidak bijaksana, tentu akan mengundang reaksi yang berlawanan (oposisi), namun sebaliknya bila penolakan itu disampaikan dengan nada halus dan bijaksana, mungkin mereka akan mendapatkan dan menghargai.
Sebagai conto, apabila surat penolakan tersebut diawali dengan kalimat "Tidak bisa, maaf kami tidak sanggup memenuhi undangan Saudara" , sudah niscaya akan menciptakan sipembaca tersinggung dan marah. Oleh lantaran itu, dalam menulis surat penolakan, kita harus pandai-pandai menciptakan kesan biar penolakan tersebut tidak dirasakan oleh pembacanya. Semua itu harus dilakukan demi terpeliharannya korelasi yang baik.
Beberapa hal yang perlu diungkapkan dalam surat penolakan biar terkesan santun yaitu sebagai berikut:
- Pernyataan/pengakuan telah mendapatkan permohonan.
- Menerangkan situasi/alasan sehingga perlu menciptakan penolakan.
- Penolakan harus disampaikan dengan tenang, halus dan bijaksana.
- Saran yang konstruktif atau rencana pilihan.
- Pendekatan untuk kepentingan bisnis.
- Penutup dengan nada yang bersahabat.
Selain faktor diatas, faktor lain yaitu ketepatan dan kecepatan dalam mengirim surat penolakan. Memang, semua surat harus dibalas dengan segera. Namun, keecpatan dalam memberikan penolakan yaitu sangat penting terutama wacana hal yang bersangkutan dengan permintaan, claim, order.
Dengan demikian kita telah memberi kesempatan pada orang yang bersangkutan untuk mencari alternatif lain tanpa harus menunggu berlarut-larut.
Berikutnya sanggup dibaca Menulis Surat Penawaran dan Penjualan yang Baik
0 komentar:
Posting Komentar