Menulis surat merupakan pekerjaan praktis namun susah, praktis alasannya kita hanya menulis, namun menjadi sulit alasannya harus memakai kalimat yang tersktruktur, ringkas, jelas, dan harus memenuhi pedoman ejaan pada surat.
Gampang-gampang susah bila surat yang kita tulis memakai bahasa sehari-hari (bahasa Indonesia), bagaimana kalau kita menulis memakai bahasa pergaulan internasional ialah bahasa inggris?. Nampaknya bukan lagi gampang-gampang susah, tapi memang benar-benar sulit. Namun kesulitan itu hanya berlaku bagi orang yang belum menguasai teknik menulis surat dalam bahasa inggris.
Berikut ini akan dipaparkan secara ringkas cara menulis surat dalam bahasa inggris secara sederhana, dengan maksud biar praktis dipahami dan dimengerti.
New Plaza
12 London Road
Gampang-gampang susah bila surat yang kita tulis memakai bahasa sehari-hari (bahasa Indonesia), bagaimana kalau kita menulis memakai bahasa pergaulan internasional ialah bahasa inggris?. Nampaknya bukan lagi gampang-gampang susah, tapi memang benar-benar sulit. Namun kesulitan itu hanya berlaku bagi orang yang belum menguasai teknik menulis surat dalam bahasa inggris.
 |
| ilustrasi surat dalam bahasa inggris |
Berikut ini akan dipaparkan secara ringkas cara menulis surat dalam bahasa inggris secara sederhana, dengan maksud biar praktis dipahami dan dimengerti.
Menulis Alamat
Tulis alamat Anda namun jangan mencantumkan nama Anda di depan alamat Anda pada kepala surat (walaupun sudah dicantumkan dalam amplop). Tulislah alamat tersebut disisi kanan halaman surat bab atas.
Beberapa perusahaan tertentu mencantumkan alamat di bab tengah pada permulaan surat. Nama gedung (jika ada) ditulis pada baris terpisah, dengan nomor gedung ditulis terlebih dahulu, gres diikuti nama jalan. Berikut contohnya:
12 London Road
Menulis Nama Kota dan Daerah
Tulis nama kota dan kawasan penulis surat, jikalau kota tersebut sangat besar dan terkenal, (seperti jakarta, surabaya), tidak perlu dicantumkan. Dibelakang nama kota cukup dicantumkan arahan pos tanpa tanda titik. Jika Anda menulis surat ke luar negeri, tuliskan nama negara pada baris terpisah/dibawah. Tiap-tiap baris diakhiri dengan tanda koma kecuali baris terakhir. Contoh:
New Plaza,
18 King Road,
Essex,
England FH4 6PX
Catatan: Untuk mempunyai suatu ciri khas, beberapa perusahaan tidak menyertakan tanda koma dalam menuliskan alamat surat.
Menulis Kode Pos
Penulisan arahan pos pada sampul surat (amplop) harus selalu dicantumkan tersendiri pada baris paling bawah dengan jarak (spasi) lebih renggang. Hal ini memudahkan bab penyortir/pencatat surat.
Mr. F. Anderson
New Plaza
18 King Road
Essex,
England
FH4 6PX
Menulis Tanggal
Penulisan tanggal biasanya dibawah alamat, diikuti bulan dan tahun. Tanggal tersebut lazimnya ditulis dengan angka/bilangan urut. (1st, 2nd, 3rd, 4th, dst.) Namun dapat juga ditulis: 1 Februari 2014 atau dapat juga disingkat 1.2.2014. Di Amerika nama bulan dicantumkan didepan tanggal. Februari 1, 2014, (2.1.2014).
Menulis Nama Orang
Penulisan nama orang yang Anda tuju, dibawah alamat Anda pada samping kiri halaman surat. Jika tidak mengenal namanya, sebutkan jabatannya (seperti The Manager, atau yang lain).
The Manager,
Green Park Hotel,
35 High Street,
London H7 9AW
Salam Pembuka
Salam pembuka pada bahasa inggris sering memakai kata Dear... kata ini merupakan kata paling umum untuk memulai kalimat surat. Tulislah kalimat Dear pada samping kiri baris pertama yang diikuti tanda koma.
Jika Anda menulis surat untuk satu orang, ucapkan Dear Sir.
Jika ditujukan kepada lebih dari satu orang dalam sebuah perusahaan, ucapkan dengan goresan pena Dear Sirs.
Jika surat tersebut diawali Dear Sir, atau Dear Sirs, harus ditutup dengan Yours Faithfully.
Jika nama orang yang dituju tersebut sudah dikenal, maka sebutkanlah namanya, contohnya Dear Mr. Joko. Tutuplah surat tersebut dengan Yours sincerely.
Jika ditujukan kepada seorang wanita, ucapkanlah Dear Mrs. Ani.
Jika tidak diketahui sudah menikah atau belum, dapat ditulis Dear Ms..., jika namanya belum diketahui, tulislah Dear Madam.
Isi Surat
Pada umumnya surat-surat bisnis terdiri atas tiga alinea. Alinea Pertama biasanya pendek, mengambarkan ihwal maksud surat, contohnya ucapan terima kasih atas surat yang pernah dikirimkan pada kita. Seperti pola berikut.
I have seen your advertisement for new books. I am writing to ask about the prices.
Saya telah membaca iklan ihwal buku-buku gres Saudara. Dengan surat ini saya ingin mengetahui harga buku tersebut.
Alinea Kedua menerangkan tujuan kita menulis surat tersebut.
I want books about business letters, and if you have one, i shall write and order twenty copies.
Saya menginginkan buku-buku surat bisnis, jikalau Saudara memilikinya, saya akan memesan dua puluh buku.
Alinea Ketiga menerangkan tahapan selanjutnya pada perusahaan pemasang iklan tadi.
When I have your answer, I will write and send a money order for the books.
Jika saya memperoleh jawaban, saya akan mengirimkan wesel untuk buku-buku tersebut.
Setelah menuntaskan isi surat, berilah jarak untuk menuliskan Yours Faithfully atau Yours Sincerely pada baris berikutnya. Letakkan di samping kiri atau samping kanan, sedikit ketengah sesuai dengan tata letak yang normal.
Secara umum dapat dikatakan bahwa setiap gagasan gres boleh mempunyai alinea gres pula. Dengan demikian, dalam surat bisnis kita tidak terpaku hanya pada alinea pembukaan dan penutup.
Lainnya silahkan baca Kalimat yang Sering Muncul Pada Surat
0 komentar:
Posting Komentar