Prosedur Penanganan Kas Kecil

Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh manajemen kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang dipakai untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil.

Staf manajemen kantor atau sekretaris menerima dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Adapun mekanisme penangan kas kecil pada suatu perusahaan ialah sebagai berikut:

1. Staf manajemen kantor atau sekretaris menciptakan permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bab keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, pegawai manajemen kantor atau sekretaris mendapatkan dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
3. Staf manajemen kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh manajemen kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari manajemen kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila memakai cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Catat pemasukan kedalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam daerah yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, lalu disimpan pada lemari yang dikunci.
6. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.
7. Staf manajemen kantor atau sekretaris sanggup mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf manajemen kantor atau sekretaris harus sanggup mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang sanggup dipertanggungjawabkan serta sah berdasarkan hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, manajemen kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, lalu satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang ibarat nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.
10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus menerima persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bab keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya.

Dari uraian tersebut, terdapat beberapa perlengkapan dan peralatan manajemen yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, yakni sebagai berikut:

1. Formulir bukti kas masuk
2. Formulir bukti kas keluar
3. Formulir pengajuan dana kas kecil
4. Berbagai macam bukti transaksi
5. Peti uang
6. Ordner
7. Buku Kas
8. Alat tulis
9. Komputer/laptop
10. Printer
11. Perforator
12. Stapler
13. Tab/guide

Formulir-formulir tersebut sanggup dicetak dalam jumlah yang memadai dengan bentuk standar atau sudah ditentukan, sehingga saat diharapkan staf manajemen kantor tinggal mencatat datanya saja serta sanggup bekerja lebih cepat.

Lainnya sanggup dibaca pada Berbagai Macam Bukti Transaksi

sumber: 

Mengelola Dana Kas Kecil, Erlangga