Pengelompokan Surat Berdasarkan Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya surat sanggup dikelompokkan menjadi empat jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, surat bisnis, dan surat sosial.

Mari kita bahas satu persatu.

Surat Pribadi

Surat langsung (personal letters) adalah surat yang dibentuk oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak mempunyai format penulisan yang baku dan cendrung bersifat informal.

Penulisan surat langsung tentu saja sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, wangsit ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

Surat-surat langsung ini timbul dalam problem hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah satu teladan surat langsung ialah surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan sejenisnya.

Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan kiprah dan acara dinas instansi pemerintah. Karena berkaitan dengan acara dinas dan bersifat formal, maka surat dinas mempunyai format penulisan baku yang sanggup dipakai dalam acara korespondensi instansi tertentu.

Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, ibarat penyampaian isu tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi kepada karyawan dan sebaliknya.

Termasuk dalam kategori surat dinas ialah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengatar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

Baca juga Surat Menurut Wujudnya

Surat Bisnis

Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan surat yang dipakai orang atau tubuh yang menyelenggarakan acara perjuangan bisnis, ibarat bidang perjuangan produksi (perusahaan percetakan), perdagangan (toko buku), dan perjuangan jasa (perusahaan asuransi, jasa konsultan dll).

Termasuk dalam kategori surat bisnis ialah surat pemberitahuan, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-beli, dan surat pengaduan.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis alasannya ialah korelasi dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat menyurat. Oleh alasannya ialah itu, surat bisnis harus dibentuk dengan sebaik-baiknya, terang dan menarik perhatian pembaca, memakai bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidan korespondensi.

Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang dipakai oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk banyak sekali kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Termasuk dalam forum sosial ibarat Lembaga Yayasan Anak Yatim-Piatu, Badan Amil Zakat Nasional, Dompet Duafa, dan lain sebagainya yang bergerak dalam bidang sosial.

Contoh surat sosial ialah surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan batuan dana kepada masyarakat, surat terimakasih kepada donatur, surat undangan menghadiri peringatan, dan lain sebagainya.

Baca juga Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan