Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

Menurut wujudnya surat sanggup dikelompokkan ke dalam surat bertutup (bersampul), kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, serta surat tanda bukti.

a. Surat Bersampul

Surat bersampul (surat tertutup) ialah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan aneka macam ukuran. 

Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Pengiriman surat tersebut dengan berat standar melalui kantor pos perlu dilengkapi dengan perangko.

Jika berat surat melebihi batas maksimum yang telah ditentukan, maka diharapkan pelengkap biaya perangko sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

surat bersampul

b. Kartu Pos

Kartu pos ialah bentuk surat terbuka yang dipakai untuk memberikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

Karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu pos tersebut usahakan yang penting saja.

Kartu pos tidak sanggup dipakai untuk memberikan pesan-pesan yang sifatnya belakang layar (confidential) maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang. Kartu pos terdiri dari dua muka, bab muka merupakan daerah alamat pengiriman sebelah kiri dan alamat yang dituju sebelah kanan, sedangkan bab belakang merupakan daerah gosip atau daerah isi surat.

Dalam dunia bisnis, kartu pos juga sanggup dipakai untuk memberikan pesan-pesan bisnis secara singkat, menyerupai pemesanan atau penawaran produk.

katu pos

c. Warkat Pos

Warkat pos ialah surat yang wujudnya berupa campuran kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos surat dibentuk sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui bahwa dalam amplop tersebut juga berfungsi sebagai lembaran isi surat.

Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul, dimana amplop pada warkat pos sanggup berfungsi sebagai lembaran isi surat, sedangkan dalam surat bersampul, amplop yang ada terpisah dan tidak sanggup dipakai sebagai lembaran isi surat. Ukuran warkat pos ialah 6 x 12 cm.

d. Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan graf berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram ialah gosip yang tercetak dan disampaikan jarak jauh.

Ciri gosip telegram ialah singkat. Biaya pengirimannya dihitung berdasarkan banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dibedakan menjadi dua jenis yakni telegram dinas pemerintah dan telegram swasta.

e. Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut memo ialah surat yang dipakai oleh pimpinan untuk memberikan pesan singkat berupa pemberitahuan, undangan atau hal lain dalam suatu organisasi.

Sedangkan nota ialah pesan singkat yang dibentuk oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.

Komponen penting dalam sebuah memo meliputi kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, perihal hal apa, dan tanggal pembuatan/penulisan memo. Umumnya penyampaian memo dan nota berasal dari pimpinan kepada pimpinan lain yang sederajat, atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya.

Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis.

Baca lebih lanjut Fungsi dan Contoh Memorandum

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti ialah surat yang mempunyai fungsi sebagai tanda bukti legalisasi sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh surat tanda bukti yang paling sering kita jumpai dalam praktik antara lain faktur, kwitansi, dan tanda terima.

faktur penjualan